Informes, documentos de política, informes anuales… ¡Solo las palabras! Nadie quiere leerlos, pero son importantes. ¿Cómo te aseguras de escribirlos de tal manera que la gente los lea? O al menos que el mensaje llegue bien y tu lector pueda encontrar rápidamente la información que busca.
¿Cuáles son buenas maneras de hacer que su documento de política sea legible? Martijn Jacobs da en su libro Textos que se leen (afiliado) 20 consejos para.
1. Usa la tabla de contenido como un resumen
Muchos informes comienzan con un resumen. Bastante útiles, pero a menudo son demasiado largos. El resumen debe ser breve y debe contener los mensajes principales. Si también da los títulos de los capítulos que contienen el mensaje central, entonces su tabla de contenido es inmediatamente su resumen.
Esto aclara de inmediato de qué se trata todo el informe y es más fácil para las personas encontrar la información correcta. Así que dos pájaros de un tiro.
2. Haz que los textos sean lógicos con el modelo de Toulmin
A veces, los textos van de caliente a aquí e inmediatamente te preguntas a dónde quiere llegar el autor con el texto. Escribes con claridad y, a pesar de que Jacobs no lo dice así, también creo que hace que la letra sea más convincente.
La idea es que asegures una estructura lógica del texto. Haces una afirmación que luego fundamentas con hechos. De hecho, tienes que probar y justificar esos hechos nuevamente. Comienzas con la justificación siguiendo los hechos con la palabra porque, y luego declarando una verdad más general o un principio aceptado. Puede corroborar esto aún más comenzando la siguiente oración con ‘esto es evidente de’.
Pero ya sabes de antemano que la gente objetará o criticará tu texto. No importa lo bien que lo justifiques y pruebes, esa crítica vendrá. Ya puedes tener esto en cuenta al escribir tu texto. Lo haces criticando tu texto tú mismo. Estás debilitando tu propio reclamo con eso. Esto entonces le da la oportunidad de refutar precisamente esa crítica.
Hace que su texto sea lógico, completo e inmediatamente elimina las objeciones, para que los pensamientos de las personas no se detengan en esas objeciones. Puede reconocer esto por la argumentación de Toulmin.
3. Ofrece información en capas
Odio decírtelo, pero la gente realmente no está esperando tu mensaje de texto. No tienen tiempo y no les apetece. Es un deber. Incluso si les envía un correo electrónico. Para asegurarse de que su mensaje llegue y las personas puedan encontrar rápidamente lo que buscan, es mejor ofrecer la información en capas.
De esta manera facilitas que las personas primero escaneen tu texto y solo luego con atención. De esta manera tu lector puede decidir por sí mismo en qué nivel quiere profundizar en tu texto.
Si está familiarizado con la redacción de artículos (periódicos) y comunicados de prensa, lo reconocerá. También se conoce como escritura enrollable. Pones lo más importante primero. Ese también debe ser su resumen o mensaje central. A medida que avanzas en tu texto, resuelves las cosas en detalle. Y, por supuesto, utiliza subtítulos para que su texto sea escaneable.
Para el correo electrónico, Jacobs aconseja considerar a las personas que leen un correo electrónico en su teléfono. Sin desplazarse, deben saber de inmediato qué esperar del correo electrónico. Por lo tanto, propone no comenzar con un saludo y una introducción prolijos, sino incluir sus mensajes clave, que también pueden ser sus subtítulos más adelante en el texto, como una lista. Solo entonces vienen el saludo, el texto, la referencia a los archivos adjuntos y un enlace al sitio web.
20 consejos para que tu texto sea fácil de leer y entender
El libro Textos que se leen (afiliado), está dirigido principalmente a textos informativos, comerciales. Todos los textos que podrías etiquetar como aburridos. En realidad, el objetivo de estos consejos no es ni siquiera que el texto se lea completo, sino que consigas un objetivo y que tu mensaje llegue. Si alguien no tiene o no se toma el tiempo de leer un correo electrónico o informe, la información más importante aún puede llegar al lector si aplica estos 20 consejos, o algunos de ellos.
Muchos consejos ya le resultarán familiares, como el uso de oraciones cortas, la escritura activa y la adaptación de textos a su lector. Como se menciona en varios consejos, todos los consejos van precedidos de un resumen y siempre se dan ejemplos claros, de modo que si el texto y la explicación en sí fueran todavía demasiado abstractos, los ejemplos a veces visuales lo aclaran.
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