Los contratos son esenciales para las grandes empresas. Es una parte del protocolo comercial normal. Incluso si los empleados no entienden cuán esencial contra
Los contratos son esenciales para las grandes empresas. Es una parte del protocolo comercial normal. Incluso si los empleados no entienden cuán esenciales son los contratos, por lo general son conscientes de la existencia de los contratos.
En esos negocios, es probable que exista un cierto protocolo sobre cómo manejar los contratos. También es probable que una determinada persona o determinadas personas designadas dentro del departamento correspondiente firmen los contratos. También existen procedimientos que se utilizan para gestionar el contrato firmado después de que la otra parte lo haya devuelto y firmado por su persona autorizada.
La Mediana Empresa y los Contratos
Lo más probable es que también existan convenciones para las medianas empresas. Sin embargo, a medida que nos canalizamos hacia las pequeñas empresas o las empresas unipersonales (propiedad única), aumenta la probabilidad de que falten convenciones que se utilicen para la gestión de contratos.
Si bien las pequeñas empresas y las empresas unipersonales pueden sobrevivir sin contar con sistemas para administrar los contratos, las medianas empresas en realidad necesitan tener un proceso en torno a esto. Y, con más y más metodologías creativas implementadas y la contratación creativa de trabajadores independientes (outsourcing), hay mucha más necesidad de prácticas consistentes en torno a la gestión de contratos.
Entrar en Gestión de Contratos
En pocas palabras, la gestión de contratos es un sistema específico que se implementa para crear y mantener un contrato.
Como mencionamos anteriormente, existe la necesidad de esta gestión de contratos, particularmente para las medianas empresas. Hay tres razones clave por las que esto es crucial.
Razón 1: confíe en la administración en lugar de la memoria
La primera razón es utilizar la gestión de contratos para que no tenga que depender de su memoria para recordar los detalles clave de los contratos. Si bien esto se puede hacer para autónomos o empresas unipersonales, una empresa mediana tiene muchas partes móviles, incluida la administración de la empresa, y requiere un mejor sistema de procesamiento.
Cuando una empresa mediana está creciendo, es probable que tenga una docena de contratos o más. No es posible guardar toda la información de estos contratos en su memoria. Además, puede haber ciertas estipulaciones o detalles que no pueda recordar, que pueden resultar clave en ciertos escenarios.
Incluso si puede hacerlo, ¿realmente desea basar las ganancias de su mediana empresa en todos los factores que podrían salir mal al depender de la memoria?
Razón 2: Fácil Acceso a los Contratos (Eficiencia)
Incluso si tiene contratos y un proceso básico de gestión de contratos para archivarlos, también necesitará un proceso para recuperarlos. Un archivador físico puede funcionar para una pequeña cantidad de contratos, pero no para una empresa mediana que necesita un sistema de archivo digital y tiene varios empleados involucrados en un contrato determinado.
Al desarrollar algún tipo de almacenamiento digital centralizado de contratos, permite un fácil acceso. La clave es definir las políticas de gestión de contratos (cómo se archivan los contratos) y luego asegurarse de que los empleados las entiendan. La importancia de entender es que los empleados podrán archivar electrónicamente los contratos y otros empleados podrán recuperar los contratos cuando sea necesario.
Al configurar su almacenamiento digital centralizado, encontrará que el proceso de manejo de sus contratos es mucho más eficiente. Con esta eficiencia vienen otros beneficios, como menos tiempo perdido, menos confusión y mayor productividad. Esos tipos de beneficios definitivamente ayudan a una empresa mediana, pero también pueden beneficiar a empresas de cualquier tamaño.
Oye, si estamos automatizando nuestras campañas en las redes sociales para mejorar la eficiencia en nuestras medianas empresas, ¿por qué no automatizar nuestra gestión de contratos?
Razón 3: mejora futura de la estrategia del contrato
Supongamos que revisa sus informes financieros y observa que el año pasado obtuvo un 25 % más de ganancias que este mes. Tal vez, decida que se debe hacer algo para fomentar contratos adicionales e ingresos adicionales.
Concedido, estoy seguro de que existen sistemas para saber cómo hacer esto. Podría continuar con el statu quo e intentar cerrar más tratos, convertir más clientes potenciales y lo que sea necesario para aumentar sus ganancias.
Pero, ¿y si decides que necesitas un enfoque creativo? Tal vez usted y su equipo hayan decidido que desean ofrecer un trato de venta creativo.
Los detalles de la creación de este tipo de ofertas de venta van más allá del alcance de este artículo. Sin embargo, dado que estamos hablando de contratos, estos tipos especializados de contratos deben incluirse en esta discusión.
Con una oferta de servicio especial, es posible que deba desarrollar un nuevo contrato que vaya con esa oferta de servicio especial. Deberá incluir la definición de los servicios incluidos. También querrá incluir la definición del alcance de los servicios incluidos. Eso incluiría la duración del tiempo y otros factores adicionales. Todo esto acompañaría al contrato. Es probable que pueda encontrar otro contrato que sea similar y copiarlo y modificarlo para cumplir con los estándares del acuerdo especial.
Con todo esto sucediendo y todo el marketing que se requiere para hacer el trabajo, realmente necesita una forma de hacerlo más fácil para usted y su equipo. Aquí es donde entra en juego la gestión de contratos.
Al poder acceder a una versión digital de todos los contratos, le resultará más fácil acceder a una copia de un contrato que sea más similar a su oferta especial. Luego puede copiarlo y crear un nuevo contrato mientras copia toda la información original que se necesita para cualquier contrato dentro de su organización. ¡Has ahorrado tiempo y estás en camino de ganar dinero!
En resumen
Ya sea que elija utilizar un sistema de gestión de contratos o no, como empresa mediana, esa es su elección (¡por supuesto!). Pero hay algunas muy buenas razones por las que puede ser un beneficio para su empresa. Incluso puede ser un beneficio para una empresa de marketing de contenido en línea. Una de las formas más sencillas de resumirlo es que los beneficios suelen incluir mejoras en la eficiencia. Como resultado, las ganancias aumentan y su organización estará en camino de poder generar más ventas a un ritmo más rápido.
