Ian Servin es un apasionado productor y director de videos independiente que ha trabajado con marcas como Ford y Nike en todo, desde pequeños proyectos hasta campañas complejas. Es escritor invitado en el Wistia Blog.
Hay un millón de pequeños detalles que intervienen en el video marketing para sus clientes. Para mantener todas las piezas en su lugar y su cliente informado a lo largo del camino, es importante configurar un flujo de trabajo estandarizado para interactuar con sus clientes y producir su contenido de video.
Tener un proceso formal le permite incorporar nuevos miembros del equipo más fácilmente, optimizar la forma en que hace negocios y brindar a sus clientes una experiencia positiva constante. Desde la planificación hasta la ejecución, aquí hay 6 mejores prácticas para guiarlo a medida que construye su sistema.
La preproducción a menudo se pasa por alto, pero es la primera interacción entre usted y su cliente y uno de los períodos de tiempo más cruciales en su relación. Un poco de cuidado en esta etapa inicial del proceso puede generar grandes beneficios en el futuro. Del mismo modo, los pasos en falso aquí pueden conducir a oportunidades perdidas.
Durante la fase de descubrimiento, no solo debe aprender sobre su cliente, sino que también debe informarle sobre quién es usted y cómo trabaja su equipo. Establecer claramente quién hará qué da pistas al cliente sobre su proceso y lo atrae como un colaborador, en lugar de un extraño. Primero, celebre una reunión en persona con todas las partes interesadas relevantes antes de que comience la producción. Esto permite que todos establezcan juntos el objetivo del video, elaboren los detalles y aborden cualquier posible obstáculo.
“Establecer claramente quién hará qué da pistas al cliente sobre su proceso y lo trae como colaborador, en lugar de como un extraño”.
Establezca un objetivo claro y métricas clave para medir el éxito de su video. ¿A quién va dirigido el vídeo? ¿Qué objetivo de marketing ayudará a alcanzar? ¿Dónde vivirá y cómo se promocionará? No olvide revisar el presupuesto y el cronograma para asegurarse de que todas las partes interesadas estén en la misma página.
A continuación, establezca un único punto de contacto entre el cliente y usted. Por lo general, este es un gerente de proyecto, un coordinador de producción o algún otro gerente que tenga una buena comprensión de alto nivel de lo que está sucediendo.
Si bien puede parecer restrictivo limitar la comunicación de esta manera, tener una persona a cada lado garantiza que lo que se comunica sea claro, conciso y coherente. En el futuro, también puede optimizar la posproducción. Su punto de contacto con el cliente debe ser responsable de organizar las aprobaciones, de modo que no esté discutiendo los comentarios de todos los lados.
En esta etapa del proceso, es importante tener controles regulares para que todos sepan lo que está pasando. Internamente, esto debería suceder en reuniones de estado semanales o incluso diarias. Con los clientes, la frecuencia puede ser menor, ya que cumple con los plazos establecidos de antemano.
Configure llamadas o correos electrónicos rápidos cada vez que alcance hitos específicos, como completar un informe creativo, elaborar guiones gráficos o establecer un cronograma. Use herramientas como Google Docs para revisiones de guiones y tableros compartidos de Trello para actualizaciones de estado visibles. Reducen la necesidad de programar reuniones excesivas.
“Use herramientas como Google Docs para revisiones de guiones y tableros compartidos de Trello para actualizaciones de estado visibles”.
Cuando esté listo para programar tomas y coordinar la producción, tenga un proceso bien pensado para que pueda concentrarse en los detalles.
Cree una lista de verificación para ayudarlo a recordar qué elementos deben alinearse y en qué momento. Esto es especialmente crucial para proyectos más complejos con muchas partes móviles. Esta lista de verificación debe incluir cosas como finalizar su guión, buscar talentos, buscar equipos y organizar ubicaciones.
La gestión de ubicaciones también es una parte clave de la logística de producción. Muchas veces, filmarás en la oficina de tu cliente. Asegúrese de que su punto de contacto entienda cualquier necesidad que tenga, para que se sienta seguro cuando entre por esa puerta.
Al reservar espacio, pregunte sobre la iluminación (natural y artificial), cualquier posible problema de ruido y el acceso inmediato a la energía. Siempre es útil hacer una exploración adecuada de la ubicación para confirmar estas cosas por ti mismo, pero en un apuro, un intercambio de correo electrónico y algunas fotos del teléfono celular pueden ser la solución. Esté siempre preparado con ubicaciones alternativas. Y asegúrese de que el cliente tenga en cuenta el tiempo que lleva montar y desmontar al reservar habitaciones.
Cuando llega el momento de hacer la sesión, una hoja de llamada es una herramienta extremadamente útil para asegurarse de que todos estén en la misma página. Una sesión de gran presupuesto a menudo tendrá una hoja densa con una tonelada de detalles, pero una hoja de llamada no tiene que ser complicada para ser útil.
“Cuando llega el momento de hacer la sesión, una hoja de llamadas es una herramienta extremadamente útil para asegurarse de que todos estén en la misma página”.
En su documento, incluya información básica sobre dónde y cuándo tendrá lugar la sesión, quién participará y su información de contacto, así como un resumen básico del cronograma. Envíe esto con anticipación y tenga algunas copias impresas en el set. Esto mantendrá tanto a su equipo de producción como al cliente bien informados y confiados.
Internamente, puede profundizar en el cronograma con una lista de tomas para asegurarse de capturar exactamente lo que necesita. También puede hacer esto en cualquier editor o usar una aplicación especializada como Shot Lister.
Una vez que el proyecto está en edición, es fácil apagarse y dejar de comunicarse regularmente con el cliente. En lugar de volver a aparecer cuando tenga un producto final, comparta imágenes fijas e información sobre el progreso de la posproducción. Esto mantiene al cliente comprometido e informado, y conduce a un mejor proceso de aprobación. Una vez que tenga una revisión lista para usar, el cliente está preparado para reaccionar positivamente a su edición.
Es importante obtener la aprobación antes de terminar, para que un pequeño cambio no se convierta en una gran pérdida de tiempo. Sin embargo, algunos clientes reaccionan mal a los cortes preliminares sin el pulido visual de un producto final. En ese caso, envíe una transcripción con algunas imágenes, para que puedan aprobar el contenido sin exponerse a las asperezas de un borrador inicial. Aún deberá obtener la aprobación del video antes de la entrega final, pero ahorrará mucho tiempo.
Cuando llegue al punto de mostrar un borrador, es útil usar una herramienta especializada como Wipster o Frame.io para compartir su edición y recopilar comentarios. Ambas herramientas están diseñadas para el proceso de revisión y tienen características útiles como anotaciones y comentarios con código de tiempo. Esto permite que el cliente brinde comentarios específicos y procesables que son fáciles de interpretar. También están diseñados para ser intuitivos para los editores, con atajos de teclado comunes y pequeños detalles como la reproducción cuadro por cuadro que no existen con su host de video típico.
Esperemos que solo entregar el video no sea el final del proyecto. Administrar la promoción de un video es clave para garantizar que el video alcance los objetivos que estableció para él. Después de todo, desea asegurarse de que el contenido increíble que produjo sea realmente visto por personas que se conectarán con él.
A veces, el equipo de marketing interno del cliente gestionará este proceso, pero a menudo es mucho más efectivo tomar el control de la distribución como creador de contenido. Independientemente del rol de su equipo, es importante comunicar claramente lo que hará para promocionar el video y los pasos que espera que el cliente tome por su cuenta.
Si hay alguna credencial que deba compartirse, asegúrese de que eso suceda antes de que planee publicar, no el día de. Una vez más, un tablero de Trello compartido se puede usar para coordinar calendarios de contenido, compartir actualizaciones de estado y distribuir recursos importantes.
Desarrollar un flujo de trabajo sólido para recopilar y compartir métricas es muy importante para el éxito de una campaña de video. En la preproducción, estableció métricas clave y objetivos para medir el éxito de su contenido. En la fase de generación de informes, desea no solo enviar actualizaciones de estado sobre estas cifras clave, sino también proporcionar un análisis detallado y contexto para los números.
Al crear informes, no se concentre en gráficos llamativos y una lista abrumadora de cifras. Concéntrese en los números clave y dígale al cliente por qué son importantes y qué significan en el panorama general. Sea informado por los datos, no impulsado por los datos.
“Concéntrese en los números clave y dígale al cliente por qué son importantes y qué significan en el panorama general”.
Cuando realice informes, recopile métricas a través de los paneles integrados en las plataformas que utiliza, como las herramientas de análisis de Wistia. También investigue opciones de terceros, especialmente para agregar datos entre plataformas y poner el rendimiento de contenido específico en contexto con campañas más amplias.
Tómese el tiempo para recopilar datos cualitativos, como comentarios de los espectadores en comentarios, acciones, tweets y publicaciones. Tome capturas de pantalla de estos a lo largo de la campaña e inclúyalos en informes y reuniones de seguimiento. Es posible que estos no tengan la elegancia de los datos numéricos, pero son excelentes formas de probar cómo su audiencia interactúa con su contenido.
En cuanto a la frecuencia de los informes, a menudo depende de la velocidad de la plataforma en la que realiza la entrega. Para las redes sociales, las actualizaciones internas diarias no son excesivas. Las llamadas semanales de los clientes pueden ser muy útiles, además de los informes mensuales más extensos. Para un video web perenne más grande, una actualización mensual podría ser todo lo que necesita. Experimente y elija la frecuencia que le permita reaccionar con rapidez y agilidad, sin verse obligado a actuar sobre el ruido y no sobre la señal.
Las relaciones con los clientes forman la base del trabajo que hacemos. La buena comunicación hace que esas relaciones sean más fuertes y colaborativas. Pero la buena comunicación también es difícil.
Tomarse el tiempo para establecer un flujo de trabajo de comunicación con el cliente para cada etapa del proceso tendrá enormes beneficios a largo plazo. Esta guía es un buen comienzo, pero el mejor proceso es el que funciona para usted y su equipo. Configure algo ahora, para que tenga un punto de referencia, pero experimente, modifique y optimice al contenido de su corazón. La comunicación siempre es un trabajo en progreso, pero el esfuerzo que pones vale la pena.
