Todos hemos sufrido ataques de procrastinación, pero ¿en qué momento se convierte en un problema?
Si está buscando formas de detener la procrastinación, probablemente haya notado sus efectos negativos en su equipo. La procrastinación habitual puede conducir a una reducción de la productividad, un agotamiento del compromiso y una fuerza laboral desilusionada. En última instancia, esto provoca un rendimiento deficiente y un trabajo de baja calidad.
Entonces, ¿qué podemos hacer al respecto?
Antes de analizar algunas formas de detener la procrastinación en el trabajo, tomemos un momento para explorar por qué la gente procrastina en primer lugar.
¿Qué causa la procrastinación en el trabajo?
La procrastinación es el hábito de posponer intencionalmente actividades relacionadas con el trabajo en favor de actividades más agradables y, a menudo, menos importantes, como navegar por las redes sociales. Es un problema cada vez más frecuente en el lugar de trabajo: tantos como 88% de las personas procrastinan al menos una hora al día en el trabajo.
A pesar de lo que algunas personas creen, la procrastinación no es sólo pereza. Hay una gran cantidad de razones por las que las personas posponen las cosas, entre ellas:
- Sentirse abrumado.
- Baja autoestima.
- Miedo al fracaso.
- Falta de claridad.
- Desinterés.
- Perfeccionismo.
- Resultados retrasados.
- Metas abstractas.
- Multitarea.
Y mucho más.
Identificar la causa fundamental de la procrastinación en el equipo puede ayudarle a abordarla de frente.
Sin embargo, no siempre es fácil de determinar. Reducir la procrastinación a menudo implica hacer cambios fundamentales en su gestión de tareas en equipo estrategia. Esto le permite abordar el comportamiento de procrastinación desde múltiples ángulos.
Ocho formas de detener la procrastinación y mejorar la productividad
Entonces, ¿qué puedes hacer para evitar que la procrastinación perjudique la productividad de tus proyectos? Aquí hay 8 formas de dejar de procrastinar y comenzar a hacer más cada día.
1. Establecer metas concretas
Establecer metas claramente definidas y alinearlas con los objetivos de la empresa es una de las formas fundamentales para detener la procrastinación. Guía el enfoque en una dirección clara y conecta el trabajo que estás haciendo con una visión más amplia y unificada.
La falta de objetivos específicos y mensurables es un factor común que mata la productividad de las ventas. Por ejemplo, el objetivo de “crear una campaña de correo electrónico para aumentar los ingresos por ventas” es un objetivo vago y sin forma que incita a la procrastinación. Por otro lado, “redactar una campaña de correo electrónico antes del viernes dirigida a un comprador específico con un producto específico para aumentar los ingresos por ventas en un 10%” es un objetivo más concreto y orientado a objetivos.
Existen muchas estrategias diferentes para establecer objetivos. Uno de los más populares es el establecimiento de objetivos SMART, que es un acrónimo de específico, medible, alcanzable, relevante y basado en el tiempo. Utilizado para guiar los objetivos comerciales y personales, SMART puede ayudarle a que sus objetivos parezcan más alcanzables.
2. Divida grandes proyectos en pequeñas tareas
Sentirse abrumado es una de las principales razones por las que posponemos las cosas. Los grandes proyectos pueden resultar desalentadores, y si no sabemos muy bien por dónde empezar, la tarea de simplemente empezar parece una tarea gigantesca. Por eso, cuando se trata de grandes proyectos, es fundamental dividirlos en tareas más pequeñas.
Por ejemplo, digamos que su proyecto es escribir un informe de 10.000 palabras. Esto puede resultar increíblemente abrumador hasta el punto de procrastinar. Pero, si lo dividimos en pasos breves y manejables, parece mucho más fácil. Los pasos podrían verse así:
- Investigación
- Recoger recursos
- crear un esquema
- Escribir contenido para el subtítulo 1
- Escribir contenido para el subtítulo 2
- Etcétera…
Al dividir su proyecto en partes más pequeñas, puede concentrarse en trabajar para lograr varios logros simplistas y específicos, uno a la vez. Incluso si no puede ver cada paso del proceso, identificar y trabajar en los primeros pasos iluminará el resto del camino.
3. Priorice las tareas en orden de importancia
Ya sea que se trate de modificaciones de alcance de última hora, cambios de plazos o nuevos proyectos, las demandas cambiantes pueden resultar abrumadoras y confusas. Y, como comentamos anteriormente, la abrumadoridad es una de las principales causas de procrastinación. Entonces, ¿qué podemos hacer para combatirlo?
Al aclarar las prioridades de las tareas ante los cambios, los gerentes pueden garantizar que los empleados siempre sepan en qué tareas deberían trabajar. Esta es una buena manera de detener la procrastinación, ya que dirige nuestra atención hacia tareas valiosas y de alto impacto en lugar de tareas sin importancia y de bajo valor.
Fundamentalmente, cuanto más valioso sentimos que es nuestro trabajo, más motivados estamos para completarlo.
4. Evite la multitarea
“Debe poder realizar múltiples tareas” es uno de los requisitos más comunes que verá escritos en los anuncios de trabajo. Entonces, naturalmente, la “multitarea” es una habilidad que figura en la mayoría de nuestros CV, pero ¿es una habilidad a la que deberíamos prestarle tanta atención?
La respuesta es no. Los estudios muestran que la multitarea puede obstaculizar la productividad, aumentar el estrés, afectar la capacidad cognitiva y reducir el coeficiente intelectual. Uno de los más recientes estudios sobre el tema informaron que la multitarea se asociaba con problemas de memoria y regulación de la atención (como mayor divagación y distracción).
También vale la pena señalar que asignar demasiado trabajo a menudo va de la mano con una multitarea inmanejable. Esto puede provocar agotamiento, algo que 76% de los empleados admiten haber experimentado al menos algunas veces. El agotamiento puede presentarse como procrastinación y causar graves daños a la salud mental, la satisfacción laboral y la productividad de sus empleados.
Generalmente no es posible eliminar por completo la multitarea. Sin embargo, los gerentes deberían intentar reducir el volumen de proyectos multitarea que asignan.
5. Asigna tareas según intereses y fortalezas
Un equipo comprometido y motivado es aquel en el que cada miembro trabaja alineado con sus fortalezas e intereses. Por ejemplo, a los empleados con una habilidad especial para recopilar investigaciones y recursos se les deben asignar esas tareas. Su presentador más entusiasta debería ser el encargado de preparar sus presentaciones.
No siempre es obvio si la procrastinación se debe a una falta de interés. Los gerentes encargados de delegar tareas deben hacer un esfuerzo concentrado para conocer a los miembros de su equipo a nivel personal. Al identificar las fortalezas, debilidades e intereses individuales, puede realizar asignaciones en consecuencia para aumentar la productividad y el compromiso.
6. Reconocer y recompensar los logros
Reconocer y valorar el trabajo que realizan sus empleados es esencial para su satisfacción laboral. La investigación de Gartner descubrió que un programa de reconocimiento y recompensas bien diseñado puede impulsar un 11,1% aumento en el desempeño promedio de los empleados.
Si un empleado sabe que no será reconocido por su arduo trabajo, ¡simplemente no querrá hacerlo! Una de las formas más subestimadas de detener la procrastinación en el equipo es reconocer y recompensar los logros a nivel individual, de equipo y de departamento. Ofrezca incentivos y recompensas divertidos que motiven a los empleados a actuar.
7. Pruebe una estrategia o técnica de gestión del tiempo
Todos somos víctimas de la procrastinación. Las estrategias de gestión del tiempo son un truco fiable para la productividad que puede ayudarnos a convertir el uso de nuestro tiempo en un hábito de forma más eficaz. También son útiles para ayudarnos a concentrarnos sin distracciones.
La regla de los 2 minutos: Este popular método contra la procrastinación se centra en la creencia de que si una tarea tarda menos de dos minutos en completarse, debe completarse inmediatamente. La idea es que cuando todas sus pequeñas tareas se acumulan, rápidamente pueden resultar abrumadoras. Completarlos a medida que se asignan evita que se acumulen. Una vez terminadas, tendrás más capacidad mental para terminar tus tareas más importantes.
Bloqueo de tiempo: Básicamente, esta estrategia divide el día en minutos u horas, con una actividad específica programada en cada bloque de tiempo. Incluso las tareas pequeñas, como revisar su correo electrónico y tomar descansos, se programan por minutos. Aunque rígida, esta estrategia suele funcionar bien para los miembros del equipo remotos.
La técnica Pomodoro: Si tienes dificultades para concentrarte en una tarea específica, la técnica Pomodoro podría ayudarte. Implica configurar un cronómetro durante 25 minutos y trabajar en la tarea hasta que suene el cronómetro. Luego tomas un breve descanso (alrededor de tres a cinco minutos), reinicias el cronómetro y repites.
La matriz de Eisenhower: La matriz de Eisenhower tiene como objetivo iluminar sus tareas de máxima prioridad. Esto le permite tomar decisiones estratégicas sobre en qué tareas centrarse a continuación. Reduce la procrastinación al establecer la dirección, el valor y la urgencia de su trabajo.
8. Utilice las herramientas adecuadas
No se deje engañar: incluso las pequeñas empresas pueden aprovechar las herramientas y el software de optimización de procesos. De hecho, muchos proveedores diseñan su software pensando en las pequeñas empresas.
Software de gestión de procesos puede ayudarle a diseñar, optimizar, automatizar y gestionar procesos de negocio. Con más eficiencia flujos de trabajolos empleados tienen la agencia y la claridad para concentrarse en sus tareas más satisfactorias.
Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen a los equipos un lugar centralizado para planificar, programar y organizar tareas. Con visibilidad de 360 grados, puede mantenerse actualizado con las prioridades, cambios y actividades del proyecto.
También hay una serie de herramientas de productividad esenciales diseñadas para optimizar los procesos de marketing. Wishpond, por ejemplo, es una plataforma de marketing todo en uno con impresionantes capacidades de automatización para aumentar la productividad de los empleados.
También puede elegir entre herramientas de automatización de correo electrónico, herramientas de colaboración, aplicaciones de gestión del tiempo y más.
Terminando
Debido a que la procrastinación puede surgir por tantas razones diferentes, rara vez existe una solución rápida. Afortunadamente, las sugerencias anteriores abordan la procrastinación en equipo desde todos los ángulos.
Además de adoptar las herramientas y estrategias de gestión del tiempo adecuadas, otras cosas que puedes hacer incluyen dividir proyectos más grandes en tareas más pequeñas, evitar tareas múltiples, establecer objetivos concretos y tener claras las prioridades. Aprovechar las fortalezas de su equipo y reconocer su arduo trabajo también es fundamental para la creación de un equipo productivo y motivado.
En definitiva, sentar las bases de la productividad es la mejor manera de evitar que la procrastinación se convierta en un problema frecuente y perjudicial en el lugar de trabajo.
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