Todas las plataformas de correo electrónico nos ofrecen diferentes formas de gestionar todos los correos electrónicos que recibimos. Ambos están enfocados en limpiar nuestra bandeja de entrada.
Cuándo archivar correos electrónicos
Cuando archivamos un correo electrónico, lo que estamos haciendo es quitarlo de nuestra vistaes decir, desde la bandeja de entrada, lo que supone una mejora en cuanto a organización y productividad, ya que solo se muestran los correos realmente importantes, correos que debemos contestar o que incluyen algún tipo de información que es necesaria para nosotros.
Además, nos permite tener un registro completo de todas las comunicaciones que hemos realizado con una persona, especialmente si incluyen información que nos puede ser útil, para realizar un trabajo, proyecto o referirnos a un correo electrónico donde hubo un problema. tratado. determinado tema.
Al archivar los correos electrónicos, podemos acceder rápidamente a cualquier dato sobre el que tengamos dudas sin tener que volver a preguntar al remitente, algo especialmente útil en el trabajo colaborativo. También debemos tener en cuenta que, de esta forma, siempre tenemos a mano cualquier información que podamos haber perdido en nuestro disco duro o plataforma de almacenamiento.
Se recomienda, una vez finalizado el proyecto en el que estábamos trabajando, eliminar todo el contenido relacionado con el mismo, especialmente si se incluyen muchos archivos adjuntos. Si no queremos borrarlos, debemos acostumbrarnos a compartir enlaces con el proyecto para que cada miembro pueda descargarlo.
Cuándo eliminar correos electrónicos
La primera y principal ventaja que nos ofrece borrar correos en lugar de archivos es que nos permite limpiar nuestra bandeja de entrada de toda la información que nos es útil, sobre todo cuando se trata de correos promocionales, ofertas y demás. Además, nos ayudan a eliminar todo el contenido que no queremos que aparezca en los resultados de búsquedafiltrando asà toda la información inútil que lo único que sirve es hacernos perder el tiempo.
Además, otra de las principales ventajas de eliminar correos electrónicos en lugar de archivos es que nos permite liberar espacio de almacenamiento. Si bien es cierto que la mayorÃa de los correos electrónicos que recibimos sobre promociones no incluyen imágenes, sino enlaces que se cargan al abrir el correo electrónico, con el tiempo la cantidad de espacio que puede llegar a ocupar es muy alta.
Eliminar correos también nos permite optimizar el funcionamiento de nuestra cuenta, sobre todo si hacemos muchas búsquedas de forma habitual, ya que el número de correos a analizar es mucho menor. Cuando eliminamos un correo electrónico, va a la papelera de reciclaje y está disponible durante los próximos 30 dÃas, si no lo vaciamos antes, por lo que si eliminamos un correo electrónico que luego consideramos importante, podemos recuperarlo sin problemas. .
Archivos o eliminar correos electrónicos
Si queremos que nuestro correo electrónico sea un lugar cómodo para consultar y no un mar de enredos donde consultar cualquier información puede hacernos perder el tiempo inútilmente, archivar los correos electrónicos es la mejor manera de llevar una organización que nos ayude a maximizar nuestros esfuerzos en el trabajo y tener toda la información disponible en todo momento. Pero, si queremos maximizar el espacio libre disponible para no tener problemas para recibir nuevos correos, eliminarlos es la mejor opción.
Tanto archivar como eliminar correos electrónicos tienen sus ventajas y desventajas. Si el problema es de espacio, deberÃas analizar nuestra cuenta para borrar todos los correos antiguos que ya no nos sirven o contratar espacio de almacenamiento adicional.
