La importancia y beneficios de la automatización de procesos. Actualmente, muchas empresas todavía utilizan procesos manuales, lo que, en algunos casos, resulta contraproducente y genera varias dificultades. Generalmente son procesos más lentos, los documentos tienden a perderse, los procesos no son muy eficientes y no hay mucho control.
En el caso de la contabilidad de una empresa, el proceso de Cuentas por Pagar en el departamento financiero es el ejemplo perfecto donde, además, se pueden lograr grandes cambios y mejoras en la eficiencia a través de la automatización, según Yooz expertos
¿Por qué es importante la automatización de procesos?
En primer lugar, la importancia de automatizar los procesos contables en la empresa se basa en que permite implementar la Transformación Digital en el departamento y disponer de nuevas tecnologías para facilitar y optimizar el tiempo del equipo.
Además, el departamento de contabilidad reporta continuamente varios problemas en comparación con los procesos manuales: altos costos de procesamiento de cada documento, falta de visibilidad, pérdida de documentos, errores en el pago, falta de trazabilidad, falsificación de documentos, falta de control, entre otros.
Veamos cifras específicas:
El costo del procesamiento manual de una factura en papel varía entre 9,4 y 20,8 dólares y el costo de archivado se estima en 3,25 dólares. ¡Y cualquier error sale muy caro! Una factura mal presentada o perdida termina costándole a la empresa $100 buscarla y un costo aún mayor si tiene que ser reproducida, según el informe “El estado de los ePayables 2020“. Además, existen otro tipo de costes indirectos, más difíciles de medir pero que sabemos que están presentes y que complican aún más este proceso.
Tras el confinamiento que atravesamos a principios de 2020, las empresas se encontraron con la necesidad de avanzar en un entorno de mayor incertidumbre y con poca información disponible sobre su actividad. Para recuperar el control, el foco se puso en garantizar el futuro de la empresa y estar preparados y capaces de afrontar cualquier imprevisto. Esto demuestra que los procesos manuales están desactualizados y no se adaptan a las necesidades de visibilidad, eficiencia y agilidad, entre otras, que hoy están presentes en el departamento contable.
Es momento de adoptar tecnología de automatización en las empresas y así asegurar un mejor servicio, redirigir esfuerzos a tareas más importantes y lograr una ventaja competitiva.
Pero, ¿cuáles son los beneficios de un proceso automatizado de Cuentas por Pagar?
- Más productividad en la empresa: Automatizar Cuentas por Pagar permite bajar los costos fijos del proceso y obtener ganancias de productividad rápidamente. La automatización ahorra tiempo en tareas operativas y tediosas como entrada de documentos, archivo, búsqueda, etc. De esta forma, todo el proceso se acelera y se vuelve más productivo.
- Visibilidad para negociar: En este entorno incierto en el que vivimos, la empresa necesita conocer en todo momento su situación financiera y tener acceso a información en tiempo real de todos sus procesos. La automatización de Cuentas por pagar proporciona esta visibilidad constante y actualizada. De esta forma, el acceso instantáneo a los datos permite tomar mejores decisiones estratégicas porque la información está disponible en tiempo real.
- Disponibilidad 24/7: Tener un proceso automatizado en tu empresa te permite continuar la actividad de forma remota sin perder eficiencia y productividad. Podemos acceder a información y datos de calidad en todo momento y desde cualquier lugar. El confinamiento fue el ejemplo perfecto para demostrar lo importante que es la automatización; quienes contaban con este tipo de sistema podían seguir trabajando desde casa.
- Más seguridad: Todas las empresas, pero especialmente las más pequeñas, necesitan gestionar bien sus procesos internos para aumentar la seguridad ante imprevistos. La automatización de Cuentas por Pagar brinda información y previene la pérdida de documentos y reduce los errores de ingreso de datos, entre otros, al momento de ingresar y pagar facturas.
- Menos retrasos y litigios: Cuentas por pagar automatizadas facilita el control de los proveedores y la construcción de relaciones de calidad con ellos. De esta manera, el equipo no pasa horas intentando solucionar problemas de pago o localizar documentos faltantes, etc. Se estima que el 41% del tiempo de un contador se dedica a atender llamadas de proveedores, lo que retrasa el pago en el 31% de los casos. Con la automatización de Cuentas por pagar, los riesgos de pagos atrasados y otros errores se pueden reducir drásticamente.
- Mejor calidad de la gestión de la empresa.: Gracias a la automatización es posible acceder a información relevante (indicadores de desempeño) que permite una mejor gestión y control de todo el proceso, así como de los recursos humanos, todo en tiempo real. Además, se obtiene todo tipo de información y datos estadísticos del proceso, dando una ventaja competitiva frente a la competencia y permitiendo dedicar más tiempo a tareas de mayor valor añadido, mejor servicio al cliente y concentración en la oferta de producto.
- Poner fin al fraude: Entre todos los riesgos que enfrenta una empresa, el fraude documental es uno de los más frecuentes. En 2018, según la firma Euler Hermes, el 70% de las empresas fueron víctimas de un intento de fraude documental; y este tipo de problemas también son costosos. La automatización de Cuentas por Pagar permite un mayor control de calidad de todo el proceso a través del software y detectar cualquier anomalía en los documentos. De esta manera, se convierte en el arma del CFO para asegurar su operación para reducir los intentos de fraude documental.
