Zoom ha sido una fuerza impulsora desde que nos golpeó el brote de COVID-19 y la solución de conferencias remotas sigue siendo sólida en todo el mundo. Si bien sus competidores como Google Meet y Microsoft Teams han recorrido un largo camino para cerrar la brecha en términos de tener muchas funciones, Zoom todavía tiene una gran cantidad de utilidades que hacen que sea más difícil de reemplazar.
Uno de estos aspectos destacados son las salas de reuniones y la siguiente publicación lo guiará para agregar personas a diferentes salas de reuniones para que tenga diferentes grupos dentro de la misma reunión simultáneamente.
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¿Qué son las salas de reuniones en Zoom?
Con las salas de reuniones, usted, como anfitrión, puede dividir el grupo de reunión principal en varios subgrupos. Los miembros de un subgrupo solo pueden interactuar con otros miembros del grupo, pero si eres un anfitrión, puedes controlar los procedimientos de todos los subgrupos y también interactuar con ellos en cualquier momento.
Zoom le permite dividir fácilmente una reunión en hasta 50 sesiones separadas para que los diferentes grupos tengan otras cosas en las que trabajar y usted, como anfitrión, pueda delegar el trabajo en diferentes departamentos. Si es un anfitrión, tendrá control total sobre cómo participan los participantes y podrá pasar de una reunión a otra.
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Que necesitas
Asegúrese de que las salas de reuniones estén habilitadas dentro de Zoom. Los anfitriones deben usar el cliente de escritorio de Zoom en Mac o Windows. Los participantes preasignados deben iniciar sesión en sus cuentas de Zoom.
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Aspectos a tener en cuenta antes de añadir participantes
Antes de comenzar a agregar participantes a las salas de reuniones en Zoom, debe tomarse su tiempo para revisar las siguientes cosas.
Solo puede agregar hasta 200 participantes a las salas de grupo Solo puede crear hasta 50 salas de grupo dentro de una reunión Los participantes solo pueden ser preasignados si tienen una cuenta de Zoom (interna o externa) Si está agregando participantes usando la web de Zoom portal, solo los usuarios internos de Zoom pueden preasignarse, lo que significa que esos usuarios deben usar la misma cuenta que la suya. Los usuarios externos de Zoom solo pueden agregarse importando un archivo CSV. Si tiene el registro habilitado, los participantes externos que se registran para una reunión pueden solo se agregará a las salas de grupos durante (NO antes) de la reunión
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Cómo agregar personas en salas de reuniones en Zoom
La siguiente guía lo ayudará a agregar participantes a diferentes salas de reuniones en Zoom.
Creación de salas manualmente (para usuarios internos de Zoom)
Paso 1: Diríjase a la página de Zoom Meetings e inicie sesión en su cuenta.
Paso 2: Haga clic en el botón Programar una nueva reunión en Próximas reuniones.
Paso 3: Dentro de la página Programar una reunión, seleccione la casilla de verificación junto a “Habilitar unirse antes que el anfitrión” en Opciones de reunión.
Etapa 4: Dentro de Opciones de reunión, marque la opción ‘Preasignación de sala de reuniones’ y haga clic en ‘+ Crear salas’.
Paso 5: Una vez que esté dentro de la pantalla Asignación de salas para grupos pequeños, puede crear subgrupos haciendo clic en el icono ‘+’ junto a Salas.
Puede hacer clic en él varias veces para crear más subforos dentro de un grupo y cambiarles el nombre pasando el cursor sobre el nombre del grupo y haciendo clic en el icono del lápiz.
Paso 6: ahora puede proceder a agregar participantes a las salas de reuniones seleccionando un grupo y escribiendo los nombres o las direcciones de correo electrónico de los usuarios que desea preasignar al grupo.
Puede repetir este paso para agregar diferentes participantes a cada una de sus salas de reuniones.
Paso 7: Una vez que haya terminado de agregar a todos sus participantes a diferentes subgrupos, puede hacer clic en Guardar en la esquina inferior derecha de la pantalla ‘Asignación de sala de reuniones’.
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Mediante el uso de un archivo CSV (para usuarios externos de Zoom)
Paso 1: Diríjase a la página de Zoom Meetings e inicie sesión en su cuenta.
Paso 2: Haga clic en el botón ‘Programar una nueva reunión’ en Próximas reuniones.
Paso 3: Dentro de la página Programar una reunión, seleccione la casilla de verificación junto a “Habilitar unirse antes que el anfitrión” en Opciones de reunión.
Etapa 4: Dentro de Opciones de reunión, marque la opción ‘Preasignación de sala de reuniones’ y haga clic en la opción ‘Importar desde CSV’.
Paso 5: puede hacer clic en cualquier lugar dentro del cuadro “Arrastrar y soltar su archivo CSV” para cargar un archivo CSV que tenga el nombre y la dirección de correo electrónico de sus participantes en dos columnas: preasignar el nombre de la sala y la dirección de correo electrónico. Puede crear un archivo CSV o editar este archivo de muestra con todas sus direcciones y nombre usando Microsoft Excel en Windows o Numbers en Mac.
Cuando cargue su archivo CSV, verá la pantalla Asignación de salas de reuniones que está personalizada de acuerdo con el archivo CSV que creó. En esta pantalla podrás ver todas las salas y los participantes en cada una de ellas.
Paso 6: Haga clic en Guardar.
Consejos adicionales
Antes de que termine de agregar personas a las salas para grupos pequeños, puede personalizar sus salas para grupos pequeños como desee.
Cambiar el orden de los participantes: una vez que haya agregado a todos los participantes a una sala de grupo, puede cambiar el orden en que se agregan presionando y arrastrando el nombre o la dirección de correo electrónico de un participante uno por uno.
Quitar o mover a un participante a otro grupo: Al pasar el cursor sobre la lista de un participante, tiene dos opciones: Eliminar y Mover a. Si elige la primera, eliminará a la persona de la sala de reuniones, mientras que la segunda le permitirá moverla a otra sala de reuniones en su reunión.
Eliminar una habitación: puede eliminar una sala para grupos pequeños pasando el cursor sobre un subgrupo y haciendo clic en el icono de la papelera.
Cómo iniciar una reunión en Zoom con salas para grupos pequeños
Una vez que haya asignado previamente a los participantes que desea agregar a las salas de grupos individuales, ahora puede iniciar una reunión y utilizar las salas de grupos. Puede hacerlo iniciando sesión en una reunión programada con salas de reuniones asignadas previamente y haciendo clic en la opción “Salas de reuniones” en los controles de la reunión en la parte inferior de la pantalla de la reunión.
Dentro de la ventana de las salas para grupos pequeños, haga clic en Abrir todas las salas para iniciar salas para grupos pequeños para todos. Siga la guía en el enlace a continuación para obtener una comprensión detallada de cómo iniciar reuniones con salas para grupos pequeños.
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