Nunca ha sido un mejor momento para que las funciones de RR.HH. aceleren hacia la transformación digital.
Con la popularización actual de los trabajadores remotos y el modelo de trabajo híbrido, los equipos de recursos humanos necesitan apoyar a una fuerza laboral cada vez más dispersa geográficamente. Los líderes empresariales que quieran fomentar una cultura positiva deben asumir ahora un papel fundamental para hacer posible el lugar de trabajo híbrido del mañana, siempre que existan las tecnologías y los procesos adecuados.
RR.HH., hasta hace poco, se ha mostrado bastante resistente al cambio, y los equipos trabajan en persona. inducción, capacitación y nóminas y beneficios. Los equipos en medio de la transición enfrentan no solo muchas barreras para la comunicación, sino también una larga lista de soluciones a considerar y priorizar. La clave es empezar de forma sencilla y centrarse en lograr el impacto más significativo con el menor esfuerzo.
Un excelente lugar para comenzar es firmas electrónicas. Las empresas han comenzado a experimentar con las firmas electrónicas como una parte más estratégica y sistemática de la transformación digital de su cultura organizacional, y muchas empresas exitosas han tenido la misma idea. En 2020, vimos un precedente que rompió 2.530% de aumento en el uso de firmas electrónicas por parte de profesionales de recursos humanos en acuerdos de equipo y otros documentos, y este número seguramente aumentará.
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Implementación
Mientras firmas electrónicas son ampliamente vistos como el fruto más fácil de la transformación digital, la implementación debe ser deliberada y desarrollarse en fases. Para fortalecer los equipos, los gerentes deben comenzar con los procesos que agregan el mayor beneficio en términos de productividad, una cultura más inclusiva y ahorro de costos. Si eres un Agencia de marketing de contenidos SaaS o un negocio de comercio electrónico, su negocio no puede vivir mucho tiempo sin técnicas de digitalización.
Naturalmente, se debe dar prioridad a las cartas de oferta y los acuerdos laborales, ya que son cruciales para la incorporación y benefician a las personas que se unen a la empresa. Sin embargo, este tipo de papeleo conlleva obstáculos puntuales para la incorporación del personal y puede tener un impacto insignificante en la satisfacción laboral y la cultura empresarial a largo plazo.
Por lo tanto, es posible que algunas empresas quieran priorizar la digitalización de otros documentos cotidianos, como recibos de nómina, hojas de horas y reembolsos de gastos, que a los trabajadores remotos e híbridos se les puede pedir que firmen periódicamente.
La digitalización de todos estos procesos aceleraría enormemente los resultados, ya que evitarían el engorroso procedimiento de imprimir, firmar, escanear y finalmente enviar documentos firmados físicamente. Esto, a su vez, sirve para impulsar el rendimiento empresarial al preservar el ancho de banda, la moral y la productividad del personal, creando vías para que los empleados se concentren en proyectos más estratégicos.
Lo más importante es que esto ahorra tiempo y energía a los gestores de relaciones. En todos los sectores, los equipos de RR.HH. necesitan gestionar de cientos a miles de firmas individuales. Es importante adoptar firmas electrónicas en los espacios donde las conexiones en persona implican firmas impresas y pueden tener un impacto, como la implementación de miles de manuales o inscripciones en programas para empleados que pueden estar dispersos en varias regiones.
Otros procesos generales de recursos humanos y nómina incluyen:
- Reclutamiento (solicitudes, formularios de consentimiento de referencia y acuerdos de confidencialidad)
- Acuerdos de confidencialidad para contratistas
- Formularios de incorporación, trámites para nuevas contrataciones, impuestos y elegibilidad de empleados
- Registros de cronometraje relacionados con las nóminas
- Formularios de inscripción y comunicaciones para beneficios
- Reuniones de personal y reuniones híbridas para revisiones de desempeño
- Evaluaciones del personal, acciones disciplinarias y otras actividades relacionadas con el desempeño
Sin embargo, antes de comenzar, a menudo nos encontramos con algunas preocupaciones y desafíos clave planteados por nuestros clientes de RRHH. Queremos aprovechar la oportunidad para abordarlos aquí.
Cumplimiento
Una de las preguntas más comunes es si o no firmas electrónicas son legalmente vinculantes dentro de las jurisdicciones en las que opera. En términos generales, las firmas electrónicas son ampliamente aceptadas en América del Norte (EE.UU., Canadá y México). En estas regiones, las firmas electrónicas son válidas para la mayoría de las actividades comerciales. Es posible que los tomadores de decisiones también deseen consultar a expertos para cumplir con los requisitos, incluida la verificación y seguridad de las firmas electrónicas, el envío de formularios de consentimiento y el fácil acceso a los documentos firmados.
Hemos apoyado a clientes en la transición a una cultura de trabajo híbrida, como con la empresa con sede en Singapur. slasificarya que sus contratos involucran documentos bancarios, contratos y documentos regulatorios firmados por empleados locales y extranjeros.
“Debido al hecho de que nuestro negocio implica lidiar con una gran cantidad de necesidades de firma de contratos, apreciamos la remisión a Signo punteado“, dijo Carlos, fundador de Slasify. “Este servicio ha resuelto muchos de nuestros problemas encontrados en el pasado”.
Fuera de los Estados Unidos y Singapurlas geografías en las que se reconocen las firmas electrónicas incluyen Taiwán y la Unión Europea, donde está muy extendida una fuerte cultura de digitalización. Y en mercados como Porcelana, hemos visto una creciente aceptación de esta tendencia. Sin embargo, las situaciones individuales pueden variar y los equipos de recursos humanos deben hablar con asesores a nivel local para tomar una decisión más informada.
Cultura híbrida, seguridad y flexibilidad
Dependiendo de dónde opere, prácticas culturales locales también puede desempeñar un papel importante. En regiones como el este de Asia, las autoridades y las empresas tienden a preferir los sellos oficiales a las firmas. Slasify, por ejemplo, tenía la ventaja de implementar DottedSign estampilla funcionar en dispositivos móviles para sus clientes asiáticos.
Con la creciente percepción de que las firmas electrónicas son más seguras que sus contrapartes tradicionales con lápiz y papel, algunas soluciones ofrecen características de seguridad mejoradas. Estos incluyen monitorear la infraestructura en busca de actividades sospechosas, amenazas y riesgos de seguridad de la información, protegidos a través de balanceadores de carga, firewalls y VPN. Leer más sobre modelos de seguridad como los que ofrece Signo punteado.
Quizás lo más importante es que los planificadores de recursos humanos pueden necesitar trabajar y abordar posibles interrupciones en la integridad del proceso. Estos incluyen el riesgo de fraude, ya que la tecnología puede ser pirateada o comprometida. Como servicio sólido de firma electrónica, Signo punteado puede ayudar a combatir estos riesgos con verificación de identidad y contraseñas de un solo uso.
Es aconsejable construir salvaguardias adecuadas. Asegúrese de que exista una plataforma de gestión eficiente e integrada con sus sistemas de recursos humanos existentes para realizar un seguimiento adecuado de sus documentos. Una vez que estén en la nube, su sistema debería poder mostrar datos como las horas de firma y las firmas en un formato fácilmente visible.
Por supuesto, no existe una solución única para todos. Comparativamente, las pequeñas empresas sin sistemas de gestión de recursos humanos heredados aún pueden acceder a soluciones de firma electrónica basadas en SaaS, como Signo punteadoque puede ajustarse y escalarse según el tamaño de la empresa y las necesidades comerciales específicas.
Eficiencia, Simplicidad, Confidencialidad
Una vez que la implementación de la firma electrónica esté lista para su lanzamiento, RR.HH. deberá socializar la integración entre funciones y departamentos para generar consenso y alineación. La comunicación es clave y la mensajería interna debe centrarse en la importancia de su eficiencia, simplicidad y confidencialidad. Si eres un Agencia de marketing de contenidos SaaS o una empresa de comercio electrónico, debe asegurarse de que su equipo esté en el mismo camino. Finalmente, la flexibilidad es importante para garantizar una adopción interna generalizada en todas las geografías, teniendo en cuenta las diferencias en los contextos y regulaciones locales.
En el modelo de trabajo cada vez más híbrido, la firma electrónica se ha convertido en un pilar importante de cualquier estrategia de transformación digital y modernización de los recursos humanos. Aborda la creciente importancia de la movilidad, la puntualidad y la velocidad en el acelerado entorno actual, y es mejor invertir el tiempo ahorrado en el papeleo en empoderar al personal remoto y a iniciativas estratégicas.
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