El correo electrónico se utiliza a menudo en el sector empresarial. Dependiendo de la perspectiva de cada uno, puede ser una fuente tanto de buenas como de malas noticias. Y claro, a veces debemos ser directos en nuestras comunicaciones por correo electrónico.
En situaciones en las que debe estar en desacuerdo con un cliente, ofrecer una crítica constructiva o concienciar sobre el error de otra persona a través del correo electrónico, no es necesario que sea grosero. Puede que aún sea cortés, profesional y perspicaz.
Si necesita aclaraciones sobre este enfoque, continúe leyendo. El consejo que obtuve de un artículo de La musa se presenta a continuación.
(Foto: Tiempos tecnológicos)
° 1: haga un comentario agradable y amigable
Escribe tu saludo y luego tu línea de apertura. Puede resultar beneficioso asumir que estás teniendo una conversación real con el lector mientras escribes la primera oración.
Por lo tanto, una pregunta como “¿Cómo estuvo tu fin de semana?” o incluso si parece redundante, un comentario como “Espero que este correo electrónico te encuentre bien” podría marcar la pauta para un comienzo positivo.
° 2: expresar agradecimiento
Siempre es bienvenido apreciar los esfuerzos de la otra persona. Nunca ignores el trabajo que se puso en cualquier cosa que enviaron antes de señalar sus errores.
Simplemente expresar su agradecimiento por su contribución (trabajo, ideas o tiempo) sería suficiente.
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° 3: resalte el lado positivo
Lo último que alguien quiere es sentirse como un tonto o como si creyera que es tonto. No debes endulzar tus críticas, pero sí debes aprovechar la oportunidad para resaltar las fortalezas de la otra persona.
Puede decirle a un empleado que lo ha impresionado con su pensamiento estratégico y que mejorará la eficiencia del equipo.
Es vital que esta observación sea veraz. Agrega algo útil, pero no te excedas con los elogios para que no se pierdan el resto de tu carta.
Cuerpo del correo electrónico
Al explicar qué salió mal, apéguese al formato de “el cambio realizado” y el “motivo o resultado”. Si hay más de una modificación, puede utilizar viñetas.
Por ejemplo:
“Tomamos un camino diferente ya que necesitábamos encontrar una manera de alcanzar nuestras metas sin salirnos de nuestro presupuesto limitado”.
O;
- Revisamos sus planes presentados, considerando las sugerencias dadas por la alta dirección.
- Como tal, me encantaría ver estas actualizaciones reflejadas en otras partes de la presentación para mantener la coherencia.
Última línea
Después de cada conversación, pregunta si hay algo más en lo que puedas ayudar. Sepa si hay más consultas que pueda responder, para que su correo electrónico se sienta más como un esfuerzo de equipo.
La conclusión es que después de enviar sus comentarios, haga preguntas de seguimiento que les hagan sentir que está interesado en escucharlos.
El último paso es cerrar la sesión con una expresión adecuada de gratitud. Di “mejor”, “sinceramente” o “gracias”. Como gramaticalmente Dicho esto, el cuerpo de su correo electrónico puede ser perfecto, pero una mala firma puede arruinarlo.
Formato de muestra de correo electrónico
Estimado [Name],
Hola, ¿cómo va tu semana hasta ahora?
Una vez más, agradezco su [help with/contributions to/attachment to] [the project].
Está claro que entendiste qué era lo más importante de la tarea en cuestión. hay [something] sobre eso que realmente me habla.
Hice algunos ajustes/fui en una dirección diferente, de la que me gustaría hablar.
- Un cambio que mejorará las cosas y una ilustración de cómo funciona.
- Si corresponde, especifique el segundo ajuste.
- Si corresponde, especifique el tercer ajuste.
Si tiene más consultas, no dude en ponerse en contacto conmigo.
Un cordial saludo,
[Your Name]
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