Al administrar un negocio de comercio electrónico, es fácil pasar por alto la importancia de la contabilidad. Sin embargo, comprender sus números es crucial para el éxito a largo plazo. ¿Cómo se determina si su empresa genera más ingresos que gastos? ¿O qué actividades son más rentables para su empresa? La contabilidad del comercio electrónico puede brindarle respuestas a estas preguntas y más.
¿Qué es la contabilidad del comercio electrónico?
La contabilidad del comercio electrónico implica registrar, organizar y gestionar todos los datos y transacciones financieras de una empresa de comercio electrónico. Es un subconjunto especializado de contabilidad para pequeñas empresas creado para satisfacer las necesidades únicas de los comerciantes de comercio electrónico.
En esencia, la contabilidad implica rastrear y clasificar las transacciones como ingresos o gastos. Si bien esto puede parecer simple, la terminología contable puede resultar abrumadora, especialmente si es nuevo en las finanzas comerciales.
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Veamos los componentes clave de la contabilidad del comercio electrónico:
- Orden de compra: Una orden de compra es un documento legalmente vinculante preparado por los clientes para especificar el tipo y la cantidad deseados de artículos a comprar.
- Órdenes de venta: Preparada por el vendedor en respuesta a una orden de compra, una orden de venta describe todos los detalles necesarios de una venta, incluida la descripción de los bienes, el monto de la venta, la cantidad, la información de pago y la fecha y dirección de entrega.
- Costo de bienes vendidos (COGS): COGS representa el costo total involucrado en la producción y distribución de un producto. Comprende gastos como almacenamiento, envío y tarifas de tarjetas de crédito directamente relacionados con la venta de productos (excluidos los gastos generales).
- Impuesto sobre las ventas de comercio electrónico: Este es el impuesto que los comerciantes de comercio electrónico pagan al estado de residencia del comprador. Sólo es aplicable cuando existe un nexo de impuesto sobre las ventas entre el estado y el vendedor, es decir, el estado tiene derecho a gravar a la empresa.
- Cuentas por pagar y cuentas por cobrar: Las cuentas por pagar se refieren a facturas y efectos pendientes, mientras que las cuentas por cobrar representan el monto total de gastos e ingresos pendientes de pago.
¿Qué incluye la contabilidad del comercio electrónico?
La contabilidad del comercio electrónico, como toda la contabilidad empresarial, incluye:
- Funciones básicas de contabilidad, como balances, facturación y nómina.
- Funciones avanzadas de planificación e informes, como la creación de un plan fiscal estratégico.
Pone gran énfasis en tres áreas clave:
Teneduría de libros
Una contabilidad precisa constituye la base para la planificación y las operaciones comerciales. Comprende tareas esenciales como gestionar el inventario, categorizar ingresos y gastos y revisar los balances.
También realiza un seguimiento de las devoluciones de los clientes, que en ocasiones pueden plantear desafíos si no se registran con precisión. Un sistema de contabilidad de comercio electrónico debe adaptarse a las devoluciones de los clientes y registrarlas con precisión sin alterar sus informes financieros.
Gestión fiscal
Las empresas de contabilidad ofrecen servicios de gestión fiscal para abordar las posibles consecuencias de errores al presentar o interpretar el código tributario. En el comercio electrónico, la gestión fiscal implica calcular y presentar los impuestos estimados trimestralmente, completar las declaraciones de fin de año, distribuir los formularios 1099 a los trabajadores contratados y realizar un seguimiento y remitir los impuestos estatales y locales.
Determinar cuándo un vendedor de comercio electrónico debe cobrar el impuesto sobre las ventas es complejo, ya que los diferentes estados tienen reglas diferentes. Por lo general, los vendedores con negocios sustanciales en un estado (nexo de impuestos sobre las ventas) son responsables de recaudar y remitir los impuestos estatales por las compras realizadas dentro de ese estado.
Una empresa de comercio electrónico siempre tiene un nexo de impuestos sobre las ventas en el estado donde tiene su sede. Otros factores desencadenantes incluyen exceder umbrales de ventas específicos en estados particulares, asistir a ferias comerciales, tener una ubicación física o un almacén, o emplear personal o socios de envío en un estado.
Planificación del crecimiento
Hacer crecer una empresa es un viaje apasionante y la contabilidad del comercio electrónico desempeña un papel fundamental más allá de ser una mera tarea administrativa. Sirve como una herramienta poderosa para recopilar información crucial para impulsar su negocio hacia sus objetivos.
Con la contabilidad del comercio electrónico, puede:
- Identifique los productos o servicios más rentables para su empresa
- Realice un seguimiento de sus mayores gastos y pasivos
- Supervise los cambios en sus ganancias a lo largo del tiempo
- Descubra oportunidades para optimizar sus márgenes de beneficio
Métodos contables para empresas de comercio electrónico.
Los proveedores de contabilidad existen en diversas formas, desde firmas de contabilidad tradicionales hasta plataformas de software de contabilidad. Pero antes de comenzar con un proveedor, es esencial decidir un método contable.
Hay dos opciones disponibles: contabilidad de caja y contabilidad de devengo. Una empresa de comercio electrónico puede optar por cualquiera de los métodos, pero no por ambos simultáneamente.
Contabilidad en efectivo
La contabilidad de efectivo es un método contable que mide la transferencia de efectivo.
Supongamos que tiene una tienda de electrónica y recibe un pedido de un teléfono inteligente de 500 dólares. Después de enviar el producto al cliente, usted registrará los ingresos de la venta solo cuando el pago del cliente sea recibido y depositado en su cuenta.
El mismo principio se aplica a los gastos. Supongamos que tiene una factura pendiente de $1200 de un diseñador web por actualizaciones del sitio web. Si el pago aún está pendiente al final del trimestre, usted estará obligado a pagar impuestos sobre ese monto, aunque no se haya liquidado. En la contabilidad de caja, el gasto se reconoce cuando el dinero realmente se desembolsa de su cuenta.
Contabilidad de precisión
La contabilidad devengada es una técnica contable que registra las transacciones cuando se incurren o se ganan en lugar de cuando se intercambia efectivo.
Considere un escenario en el que opera un negocio que fabrica y vende muebles hechos a medida. Según la contabilidad de acumulación, cuando completa una mesa de comedor de alta gama por valor de $3000 para un cliente, reconoce los ingresos de $3000 inmediatamente, incluso si el pago aún no se ha recibido.
Este enfoque proporciona una visión más completa del estado financiero de su empresa a largo plazo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, a pesar de reconocer los ingresos, es posible que la cuenta bancaria de su empresa no refleje la entrada inmediata de fondos.
El mejor software de contabilidad de comercio electrónico
Aquí hay una lista de los mejores programas de contabilidad para pequeñas empresas que puede elegir para su negocio de comercio electrónico.
Xero es una solución de software de contabilidad basada en la nube para pequeñas y medianas empresas. Proporciona un conjunto completo de funciones, que incluyen más de 800 integraciones, facturación personalizable, contabilidad por partida doble y soporte para la elaboración de presupuestos. Con Xero podrás tener tantos usuarios como necesites, con diferentes niveles de control de cuenta.
QuickBooks Online automatiza los procesos contables para empresas de comercio electrónico. Se integra con canales de ventas populares como Shopify, eliminando la entrada manual y garantizando un seguimiento preciso de las ventas en múltiples tiendas. Con funciones como gestión de impuestos automatizada, comparación inteligente de ingresos y análisis de tendencias, QuickBooks Online simplifica su gestión financiera.
Zoho Books ofrece una ubicación única y segura para administrar sus tareas de contabilidad. Con este software, puede gestionar las facturas de su empresa, conciliar extractos bancarios y gestionar el control de gastos, todo en un solo lugar. Los flujos de trabajo automatizados facilitan la priorización de tareas y agilizan las operaciones al proporcionar notificaciones en la aplicación, actualizaciones de campo y más.
Mejores prácticas de contabilidad de comercio electrónico
Las normas contables tienden a variar según el país y el estado, por lo que es fundamental mantenerse actualizado. Incluso si no domina la contabilidad, seguir algunas pautas simples puede ayudar a garantizar una operación de comercio electrónico sin problemas.
Tanto para los propietarios de tiendas en línea nuevos como para los experimentados, estas son algunas de las mejores prácticas contables a considerar:
Practica una buena contabilidad
Equilibrar sus libros es clave para una contabilidad eficaz del comercio electrónico. Registre todas las transacciones financieras con precisión, incluidos ingresos, gastos, compras y ventas. De esta manera, tendrá una comprensión clara de su salud financiera.
Conciliar cuentas periódicamente
Desarrolle el hábito de comparar con frecuencia registros financieros con extractos bancarios para garantizar la precisión. Esto puede ayudarle a identificar y rectificar cualquier error antes de que represente una amenaza grave.
Monitorear el flujo de caja
Esté atento a los fondos entrantes y salientes. Si el flujo de caja es positivo, tiene un negocio financieramente sano. Pero si el flujo de caja es negativo, es necesario abordarlo con prontitud.
Entender el impuesto sobre las ventas
El impuesto sobre las ventas puede ser complicado para las empresas de comercio electrónico, especialmente cuando venden a clientes en diferentes estados o países. Familiarícese con sus obligaciones y garantice el cobro y envío precisos de los importes correspondientes del impuesto sobre las ventas.
Utilice un software de contabilidad de comercio electrónico
Muchas soluciones de software de contabilidad se integran con plataformas de comercio electrónico. Estos sistemas pueden ayudar a conciliar y administrar sus ventas, gastos e inventario.
Adopte la automatización
Aproveche la tecnología para automatizar diversas tareas contables. El software puede ayudarle a enviar facturas, realizar un seguimiento de las ventas e incluso calcular impuestos en su nombre. Esto ahorra tiempo y minimiza el riesgo de errores contables.
Mantener el control de inventario
La gestión eficaz del inventario es fundamental para las empresas de comercio electrónico. Necesita saber qué se vende, qué no y qué tiene en stock. Verifique si su software de contabilidad incluye seguimiento de inventario o considere usar una herramienta de administración de inventario dedicada para agilizar el proceso.
Tome el control con la contabilidad del comercio electrónico
Ahora que comprende mejor la contabilidad del comercio electrónico, puede navegar con confianza por los aspectos financieros de su negocio. Sólo recuerda que no tienes que hacerlo solo. Con el software de contabilidad de comercio electrónico, puede realizar un seguimiento de las ventas, registrar gastos, calcular impuestos y hacer más con unos pocos clics.
Recuerde, una contabilidad eficaz es un pilar clave de su empresa de comercio electrónico, así que priorícela junto con otros aspectos cruciales de su negocio para garantizar una rentabilidad y un crecimiento sostenidos.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad de comercio electrónico
¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad del comercio electrónico?
La contabilidad y la contabilidad son muy importantes para las empresas de comercio electrónico. Una contabilidad precisa ayuda a realizar un seguimiento del flujo de caja y comprender la salud financiera de la empresa. Esto le permite tomar mejores decisiones y cumplir con las regulaciones. Además, las buenas prácticas contables pueden revelar áreas en las que la empresa puede reducir costos y aumentar las ganancias.
¿Cómo se lleva la contabilidad de un negocio de comercio electrónico?
La contabilidad del comercio electrónico se ocupa de las transacciones en línea que generalmente se pagan con tarjeta de crédito u otros métodos de pago digitales. A diferencia de las tiendas habituales, las empresas de comercio electrónico deben controlar y conciliar las ventas, los pagos, los reembolsos y las devoluciones de diversas fuentes como Stripe y PayPal. Además, deben realizar un seguimiento y gestionar los envíos, el inventario, los impuestos y otros datos transaccionales.
¿Debo contratar a un contador para mi negocio de comercio electrónico?
Depende de en qué etapa se encuentre su negocio de comercio electrónico. Si su negocio aún se encuentra en sus primeras etapas, es posible que no necesite un contador. Pero a medida que su negocio crece y se enfrenta a complejidades fiscales y financieras, un contador puede brindarle una valiosa ayuda.
¿Cuáles son las cuestiones contables del comercio electrónico?
La contabilidad del comercio electrónico presenta múltiples desafíos, incluida la necesidad de rastrear productos en múltiples almacenes para una gestión eficiente del inventario. Otro aspecto complejo implica la gestión de la obligación del impuesto sobre las ventas en varias jurisdicciones bajo reglas de “nexo económico”. Además, la contabilidad precisa de las devoluciones de productos, el seguimiento de las tarifas de los vendedores en las plataformas de comercio electrónico y las limitaciones para acceder a datos analíticos en tiempo real contribuyen a los problemas que se enfrentan en la contabilidad del comercio electrónico.
