Diferentes formas de compartir calendarios de Outlook
La mayoría de los profesionales y organizaciones utilizan Outlook para comunicarse con personas relevantes en sus negocios. Más importante aún, este sistema de software de administración de información personal de Microsoft le permite informar a otros sobre su agenda, gracias a sus funciones y herramientas de calendario. Con esto, puede darles fácilmente una idea a sus colegas de cuándo comunicarse con usted. Aún más, puedes compartir otros detalles y archivos de tu calendario. Simplemente puede hacerlo en unos sencillos pasos. Hay formas de hacerlo, ya que se puede acceder a Outlook a través de la web o una aplicación de escritorio. También puedes optar por publicarlo para permitir que cualquiera pueda ver tu calendario o suscribirse a él.
Compartir calendario a través de la aplicación de escritorio
- Inicie la aplicación Outlook en su computadora.
- La aplicación tiene diferentes vistas. Desde Correo, vaya a la vista Calendario haciendo clic en el icono en la parte inferior izquierda de la pantalla.
- En la pestaña Inicio del Calendario, elija el comando “Compartir calendario”. Al hacer clic en él, aparecerá la opción “Calendario” debajo de su dirección de correo electrónico de Outlook. Haz clic en él para elegir específicamente el calendario que deseas compartir.
- Aparecerá un cuadro de diálogo Propiedades del calendario y se abrirá en la sección Permisos. Aquí, debe agregar los usuarios a los que solo desea acceder al calendario que desea compartir. Para hacerlo, haga clic en “Agregar…”
- En el cuadro de diálogo “Agregar usuarios” que se abrirá, verá su lista de contactos. Puedes elegir entre ellos uno por uno o buscar uno específico. Cuando desee agregar cualquier contacto, simplemente haga clic en “Agregar”. Seleccione Aceptar cuando haya terminado.
- Volverá al cuadro de diálogo Propiedades del calendario con los usuarios que agregó. Ahora puedes asignarles permisos uno por uno. Simplemente haga clic en los correos electrónicos uno tras otro y seleccione el acceso que desea otorgar (puede ver cuando estoy ocupado, puede ver títulos y ubicaciones, puede ver todos los detalles, puede editar, delegar). Haga clic en el botón Aplicar y luego en Aceptar para guardar todo.
- Se enviará un correo electrónico a los usuarios que agregó y podrán aceptar o rechazar la invitación. Luego pueden verlo yendo a la vista Calendario de Outlook y desplazándose hacia abajo hasta la barra de navegación izquierda. Haga clic en “Calendario compartido” y elija el calendario que envió. Pueden optar por verlo por separado de sus propios calendarios o tenerlo en modo Superposición para comparar y ver si hay conflictos en los horarios.
Nota: Compartir su calendario en un correo electrónico a través del comando “Calendario de correo electrónico” ya no está disponible con Outlook para Microsoft 365. La característica utilizada para permitir a los usuarios enviar por correo electrónico una copia estática de un calendario para un rango de fechas específico, en el que las actualizaciones y los cambios No será visto por el receptor.
Compartir calendario vía web
- Lanzamiento Outlook a través de la web. El diseño de las aplicaciones Outlook web y de escritorio es un poco diferente, pero ambas son intuitivas. Vaya a la vista Calendario haciendo clic en el ícono Calendario ubicado debajo del correo en la navegación izquierda.
- Haga clic en el botón “Compartir” en la parte superior derecha de la pantalla. Se abrirá una ventana llamada “Compartir y permisos”, donde podrá agregar usuarios. También hay otra forma de abrir esa ventana. Si tiene un calendario específico para compartir (en Mis calendarios en la interfaz izquierda), simplemente puede hacer clic derecho en él o seleccionar el ícono de tres botones que aparecerá cuando pase el cursor y se abrirán Compartir y Permisos.
- En la ventana Compartir y permisos, puede buscar la dirección de correo electrónico de las personas con las que desea compartir su calendario. Habrá sugerencias cuando escribas. Puedes simplemente seleccionarlos.
- Al seleccionar un usuario, se le pedirá el tipo de permiso que desea otorgar. Haga clic en el menú desplegable al lado del usuario y elija el acceso que puede tener (puede ver todos mis detalles o puede editar). A diferencia de la aplicación de escritorio, debes asignar permiso al usuario inmediatamente después de seleccionarlo para poder buscar otro. Al seleccionar el botón Compartir se enviará instantáneamente una invitación, así que asegúrese del acceso que desea otorgar.
- Busque usuarios repetidamente y asigne permisos hasta que haya terminado.
- Se enviará una invitación directamente al usuario, quien la aceptará o rechazará. Puede cambiar los permisos en cualquier momento que desee o dejar de compartir yendo a Compartir y Permisos una vez más y buscando un usuario específico.
Publicar calendario en la web
- Inicie Outlook en la web y vaya a la vista Calendario.
- Haga clic en el ícono de ajustes en la parte superior izquierda de la pantalla para abrir Configuración. Desplácese hacia abajo y haga clic en “Ver todas las configuraciones de Outlook”.
- Cuando aparezca la ventana Configuración, vaya a la sección Calendario y luego haga clic en Compartir calendarios.
- En “Publicar un calendario”, hay menús desplegables que puede usar para elegir el calendario que desea publicar y los permisos (puedo ver cuando estoy ocupado y puedo ver todos los detalles). Haga clic en el botón Publicar una vez que haya configurado todo. Nota: Elegir un enlace HTML significa que los destinatarios pueden copiar y pegar la URL en un navegador. Esto les permitirá ver el calendario en una nueva ventana del navegador. Mientras tanto, un enlace ICS les permitirá descargar el archivo ICS e importarlo a Outlook e incluso usarlo para suscribirse a su calendario a través de Outlook. Además, los enlaces HTML e ICS no permitirán editar su calendario.
- Si necesita cancelar la publicación del calendario, simplemente siga los mismos pasos, excepto que ahora hará clic en “Despublicar”.
Comparta eventos del Calendario de Outlook con sus contactos a través de la aplicación móvil
- No puedes compartir tu calendario a través de la aplicación móvil de Outlook, pero puedes invitar a contactos como asistentes a un evento. Simplemente inicie la aplicación y vaya a la vista Calendario tocando el tercer ícono en la parte inferior de la pantalla de la aplicación.
- Toca el ícono más. Te permitirá crear un evento.
- Complete las secciones necesarias de la invitación, como el título, la ubicación, la descripción y más. Debajo del título, escribe las direcciones de correo electrónico de las personas que deseas invitar.
- Haga clic en la marca de verificación en la esquina superior derecha de la pantalla para guardar la invitación y enviar las invitaciones a los participantes seleccionados.
