El panorama del mundo laboral ha experimentado una increíble cantidad de cambios en los últimos años. Aunque gran parte de ese cambio ha sido positivo, como la reducción de los costos del trabajo remoto y la mejora del equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados, algunos aspectos de la vida empresarial, como las reuniones, plantean ahora nuevos desafíos.
Dado que las fuerzas laborales se vuelven cada vez más híbridas o completamente remotas, es importante que los líderes organizacionales estén atentos al futuro para comprender cómo pueden organizar reuniones constructivas y atractivas en este nuevo entorno de trabajo.
Lo remoto y lo híbrido llegaron para quedarse
En 2023, es posible que haya más trabajadores que regresen a la oficina de alguna manera, pero ese regreso probablemente será parte de un formato de trabajo híbrido, en lugar de un regreso completo al horario tradicional de oficina que dominaba antes de la pandemia.
La capacidad de mantener la productividad de una manera que cueste menos para los empleadores y ofrezca más comodidad a los empleados ha hecho que lo remoto y lo híbrido sean una característica del mundo laboral que probablemente solo aumente en prevalencia.
Incorporando Nueva Tecnología
Muchos líderes organizacionales que buscan fortalecer la comunicación y el compromiso en sus reuniones en 2023 probablemente comenzarán a buscar nuevas tecnologías diseñadas teniendo en cuenta el entorno de trabajo moderno.
Si bien aplicaciones como Zoom han hecho un trabajo útil hasta ahora al organizar reuniones en lugares de trabajo remotos/híbridos, no están exentas de limitaciones. Por ejemplo, hay muy poca interacción o colaboración en las reuniones de Zoom, lo que puede reducir drásticamente la participación.
Esas limitaciones son las que Kaon Interactivo busca brindar soluciones con software como LiveShare y otras herramientas de colaboración digital diseñadas específicamente para empresas B2B y sus necesidades únicas en torno a la colaboración en equipo y las ventas complejas en un entorno digital. El director ejecutivo de Kaon, Gavin Finn, compartió su opinión sobre cómo será el futuro de la colaboración para 2023 en el ámbito empresarial. Estas son sus ideas sobre cómo fomentar la productividad en un entorno remoto.
Ingredientes clave para la colaboración productiva entre equipos de forma remota
Los equipos remotos pueden ser muy productivos, como se ha demostrado en todas las industrias y disciplinas durante los últimos tres años. Sin embargo, la colaboración implica más que tecnología y los equipos de gestión han aprendido que la colaboración remota eficaz implica un enfoque multidimensional. Los tres elementos clave se centran en las personas, los procesos y la tecnología.
Desde la perspectiva de las personas, es fundamental reconocer las características individuales de los diferentes miembros del equipo, así como sus diferencias de zona horaria, variaciones de horarios de trabajo y entorno físico de trabajo. Para algunos miembros del equipo, trabajar de forma remota con una plataforma de colaboración técnica es algo natural. Para otros, abandonar las colaboraciones en persona es más desafiante y, en consecuencia, los gerentes deben tener en cuenta los estilos de aprendizaje y trabajo de cada miembro del equipo de forma personalizada.
Debido a que gran parte del trabajo remoto ocurre de forma asincrónica, con una cantidad limitada de colaboración sincrónica, se deduce que los procesos tienden a diseñarse para incluir tanto aspectos de contribución individual como discusiones y colaboraciones simultáneas y compartidas. Esos momentos en los que las personas trabajan y se comunican entre sí de forma sincrónica (es decir, en tiempo real, todos juntos) deben planificarse y gestionarse para aprovechar el tiempo al máximo y garantizar que estas sesiones estén diseñadas para resolver problemas o avanzar cuando sea necesario. La colaboración en tiempo real es la más necesaria. (Al igual que en el mundo cara a cara, las reuniones innecesarias son frustrantes y contraproducentes).
Desde una perspectiva tecnológica, un error importante que cometen los gerentes es asumir que la colaboración remota tiene que ver con conexiones de video (y audio). Para que la mayoría de las colaboraciones remotas tengan éxito, los equipos necesitan algo más que una simple herramienta de videoconferencia. También necesitan un espacio de trabajo compartido separado (por ejemplo, una aplicación o un entorno digital) donde los miembros del equipo realizan su trabajo, tanto de forma asincrónica como, de manera crítica, cuando están en reuniones/sesiones de colaboración sincrónicas en tiempo real. El espacio de trabajo compartido debe permitir que el contenido sustancial se vea, analice y modifique de forma no lineal, pero permitiendo interacciones simultáneas de múltiples usuarios en tiempo real.
Para que los equipos sean realmente productivos en reuniones, debates o sesiones de lluvia de ideas en tiempo real, la colaboración debe implicar la participación activa de todos los miembros remotos del equipo. Cuando todos están activos, su atención se centra en la colaboración grupal y tienen el espacio cognitivo para escuchar, comprender y contribuir. El canal de vídeo y/o audio es un método de comunicación, pero tiene sus limitaciones y debe ampliarse con entornos digitales que puedan facilitar la colaboración multiusuario en tiempo real.
La colaboración híbrida bien hecha conduce a la innovación
Cuando se planifica y ejecuta bien, la colaboración híbrida puede dar como resultado una sinergia innovadora y creativa de resolución de problemas entre todos los miembros del equipo. Si bien no hay nada que reemplace completamente la construcción de relaciones en persona, la colaboración híbrida puede incluir muchos elementos de comunicación necesarios y capacidades de formación de equipos. Las compensaciones que se hacen al evaluar estas decisiones incluyen:
Acceso
¿Cuántos de los miembros del equipo podrían haber estado presentes físicamente, de la reunión fueron todos en persona y algunos se habrían quedado fuera debido a restricciones de viaje u otras razones?
Costo
¿Sería más caro reunir físicamente a la gente? – viajes, alojamiento, comidas, etc.
Tiempo
¿Todos los pasos para llegar a la reunión física sumarían mucho más tiempo dedicado por cada participante a llegar a la reunión, en lugar del tiempo dedicado a la reunión en sí?
Efectividad/Innovación/Creatividad
Esto puede ayudar a los miembros del equipo a ser igualmente eficaces a la hora de generar nuevas ideas, aprovechar los pensamientos de los demás e identificar oportunidades fortuitas o no planificadas para generar ideas cuando no están juntos en persona.
Las respuestas varían, por supuesto, pero está claro que hay circunstancias en las que los factores podrían llevar a cualquiera de las dos conclusiones. Con las personas, las herramientas y los procesos adecuados, es totalmente posible desarrollar sesiones de diseño o resolución de problemas innovadoras y creativas en un modo híbrido. También es cierto que para algunos equipos, y algunos problemas puntuales, se conseguiría un mejor resultado con una reunión presencial.
La tecnología y las reuniones deben diseñarse para el trabajo remoto
Actualmente, la mayoría de las reuniones remotas se centran en una solución de videoconferencia. En estas sesiones, la tecnología en sí, aunque significativamente avanzada en comparación con generaciones anteriores, tiene fallas y limitaciones. En algunos casos, la calidad del audio y el vídeo es tan pobre (debido, en algunos casos, al propio software, restricciones de ancho de banda, limitaciones de dispositivos informáticos antiguos, etc.) que gran parte de la reunión se dedica a repetir y aclarar las comunicaciones orales, o volver a -Conectar cuando se pierden las conexiones.
Además de la tecnología, las reuniones remotas no están bien diseñadas para la colaboración; más bien, son secuencias de personas hablando (o incluso presentando, usando diapositivas) mientras todos los demás escuchan pasivamente. Esto da como resultado una enorme pérdida de concentración y atención, con la consecuencia de que hay muy poca retención de conocimientos después de la reunión. Las personas se distraen fácilmente en general, pero en este tipo de reuniones, donde la videoconferencia se realiza en la misma computadora que su correo electrónico y redes sociales, por ejemplo, la oportunidad de distracción aumenta exponencialmente.
Estas son las razones precisas por las que desarrollamos LiveShare para nuestros clientes empresariales. Proporciona la combinación de tecnología AV de vanguardia junto con un entorno virtual para la colaboración que es inmersivo y atractivo para cada participante en lugar de pasivo.
Los líderes deben utilizar la participación multicanal
Los líderes ahora deben aprender a interactuar con las audiencias de manera multicanal. Algunos líderes han sido muy eficaces a la hora de establecer una buena relación con las personas debido a su carisma en persona y su capacidad para conectarse mirando a las personas a los ojos, estrechando manos, etc. En los canales en línea, esas habilidades no son tan aplicables y son difíciles de replicar. .
Para la colaboración híbrida, los líderes eficaces se centran en todos los participantes por igual y aprenden a interactuar con individuos y grupos de la manera que mejor se adapte tanto a la persona como al canal. Técnicas simples, como recordar que no todos están en el mismo espacio físico y recordar incluir a miembros remotos del equipo en la discusión de colaboración, son fundamentales para generar confianza y liderar equipos híbridos.
Resolviendo el desafío moderno de interactuar en persona y de forma remota simultáneamente
Las reuniones de ventas tradicionalmente se han centrado en una presentación que el equipo de ventas hace al cliente potencial. Este ha sido el caso de las reuniones en persona, y ese formato se mantuvo cuando la pandemia requirió que la gran mayoría de las interacciones de ventas se realizaran en línea. En cualquier caso, el paradigma fundamental ha sido defectuoso, en el sentido de que la mayoría de los prospectos no quieren que se les presente, sino que buscan un diálogo y una conversación. Como resultado, cuando los clientes potenciales escuchan o miran pasivamente una presentación de ventas, pierden la atención muy rápidamente y la consecuencia es que la retención de la memoria se degrada drásticamente. De hecho, las investigaciones han demostrado que apenas unas horas después de una presentación de ventas típica, el cliente potencial sólo puede recordar alrededor del 20% de la información presentada. (Ese número es mucho menor después de un día).
La efectividad de las presentaciones de ventas en formato en línea (por ejemplo, videoconferencia con pantalla compartida) es incluso menor que las que se realizan en persona, porque las personas se distraen mucho más cuando participan en reuniones por videoconferencia. Los correos electrónicos llegan con notificaciones, las publicaciones en las redes sociales se anuncian y otros trabajos están literalmente ahí para que las personas los realicen. Como resultado, hay una pérdida de concentración y atención, por lo que la retención de memoria y la subestimación del contenido en una presentación de diapositivas o vídeo es incluso inferior al 20% de las reuniones en persona.
Cuando las reuniones de ventas son híbridas, sufren el desafío de mantener a todos los presentes concentrados y prestando atención, y esto se ve exacerbado por la naturaleza multicanal de los asistentes.
La solución a este enigma es involucrar a todos los participantes en la reunión, tanto digitalmente como mediante procesos analógicos para aquellos que están en la misma sala. Por ejemplo, al utilizar espacios de trabajo compartidos, todos pueden acceder a las pizarras y pueden constituir el punto focal de las discusiones. Otra solución eficaz es permitir a los participantes utilizar aplicaciones digitales interactivas para la comunicación y el descubrimiento, en modo de colaboración, de modo que todos puedan estar en el mismo “espacio digital” pero experimentar la discusión de una manera altamente personalizada y no lineal. Piense en la experiencia de estar en un recorrido por un museo: el guía puede llevar a todo el grupo a través de una exhibición en particular, donde todos ven los mismos objetos en exhibición, pero cada uno los ve desde su punto de vista único. Luego, el guía podrá dispersar al grupo para explorar por su cuenta y a su propio ritmo. De esta manera, la información clave se transmite de manera consistente, pero todos participan y pueden profundizar en esas áreas de interés por sí mismos y también pueden compartir esa experiencia con otros miembros del grupo, si corresponde.
Estos enfoques colaborativos digitales compartidos funcionan en persona y de forma remota y, cuando se integran con capacidad de video y audio, son ideales para reuniones de ventas híbridas. En este nuevo paradigma, todos están concentrados y comprometidos, por lo que prestan atención y su retención de memoria y comprensión se disparan, en comparación con las presentaciones de ventas tradicionales.
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