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El software de correo bajo escrutinio

Da que pensar: una gran proporción de los empleados de su empresa tienen una dirección de correo electrónico gratuita en casa, de Microsoft, Yahoo! u otros googles. De hecho, es posible que ya haya proporcionado su dirección privada a clientes u otras relaciones comerciales externas “en caso de que no pueda leer el correo electrónico de mi empresa mientras estoy fuera”. Por eso, a veces uno tiene más confianza en su paquete de correo gratuito que en el software de correo de su empresa, por el que, sin embargo, paga una cantidad considerable. Entonces, ¿por qué no cambiamos todos a esos paquetes gratuitos?
Una respuesta obvia es, por supuesto: desea que el nombre de su propia empresa aparezca en la dirección de correo electrónico; de lo contrario, dará una impresión demasiado amateur a sus clientes, socios y clientes potenciales. Pero entonces, por supuesto, aún podrías recurrir a un paquete gratuito (ya sea de código abierto o no) en combinación con tu nombre de dominio que alquilas a un proveedor de Internet. Y, sin embargo, parece que casi todas las empresas optan por un paquete de pago. ¿Qué obtienen a cambio de esto?

1. Extensibilidad
La extensibilidad o, como suelen traducir mal los proveedores del inglés, “escalabilidad” suele ser el primer argumento que se presenta al comparar los paquetes comerciales de pago con los gratuitos. Entonces los paquetes de código abierto son el objetivo especial. “Si el correo electrónico tiene demasiado éxito, si hay demasiados usuarios conectados al servidor de correo, los paquetes de código abierto a menudo se topan con sus limitaciones”, afirma Laurent Boes, director de software de Lotus en IBM Bélgica. Boes no quiere poner una cifra fija a esto: “También depende del soporte de TI dentro de la empresa: si tienes un equipo grande que está dispuesto a mantener este paquete de código abierto en funcionamiento, una empresa durará más”. Pero si la empresa sigue creciendo, tarde o temprano pasará a un paquete comercial, según su experiencia.

2. Fiabilidad
“El correo es la aplicación más crítica para la mayoría de las empresas”, señala Peter Hermeling, de Novell Benelux, “y además no puedes permitirte un proveedor anónimo como ocurre con los paquetes de código abierto. Por supuesto, Novell también cree en el código abierto (es el proveedor de la segunda distribución de Linux más importante, Suse Linux, ed.), pero como el correo electrónico debe volver a estar disponible en poco tiempo, hay que poder garantizar un “tiempo para fix’, y eso simplemente no funciona con código abierto”.
Sin el soporte adecuado, un paquete de código abierto es, por tanto, una empresa arriesgada. Pero ya sea que el soporte lo brinde su propio equipo de TI o un tercero: tan pronto como necesita solicitar soporte, el paquete deja de ser gratuito. “Especialmente si desea integrar otras funciones de comunicación en el paquete de correo, como chat, wikis y salas de equipo (todos los paquetes también están disponibles en código abierto), el soporte se convierte en un trabajo increíble”, dice Tom Herbots. , director de soluciones y prácticas de GFI Bélgica, “y luego el coste total resulta ser incluso mayor que con un paquete comercial”.

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3. Cumplimiento
La elegante palabra “cumplimiento” también surge en el debate entre lo gratuito y lo pago. Especialmente si compara Exchange y Domino con software de correo “alojado” como Google, Yahoo! y – sí – Microsoft Live Mail. “Como banco, difícilmente puedes aceptar que todos tus datos de correo sean administrados y verificados y puedan ser vistos por una parte externa”, se ríe Carmen Dubois, líder de comunicaciones unificadas de Microsoft Bélgica. Pero incluso para las empresas con datos menos confidenciales, esta puede parecer la barrera más insuperable para considerar servicios como Gmail o Live Mail.
Por cierto, se recomienda que cada empresa también elabore una política para el uso de dichas cuentas como respaldo en caso de que su propio sistema de correo falle o no se pueda acceder a él fuera de los muros de la empresa. Los correos electrónicos relacionados con la empresa enviados por los empleados desde sus cuentas gratuitas no sólo se pierden en el archivo de correo (siempre que su empresa ya utilice software de archivo), sino que también están bajo el control de un tercero, que los archiva. Esto sólo causará un problema en circunstancias extremas, pero aun así parece que vale la pena advertirlo.
La seguridad de su paquete de correo también puede clasificarse como “cumplimiento”. Puede que el accionista no pueda reírse de que haya optado por un paquete gratuito para ahorrar costes, lo que deja las puertas del servidor de correo abiertas a ataques desde el exterior, que no sólo pueden comprometer los datos de su servidor, sino también los reputación de su empresa.

4. Previsibilidad
Quizás sea un factor menor, pero vale la pena señalarlo: para los paquetes gratuitos, alojados o de código abierto o ambos, rara vez existe una “hoja de ruta” conocida de características o sistemas operativos compatibles para los próximos dos o tres años. Esta hoja de ruta está disponible para los paquetes comerciales estándar, aunque es posible que tengas que solicitarla tú mismo.
Puede parecer insignificante, pero aquellos que consideran su paquete de correo como una plataforma crítica para el negocio, o incluso como una puerta de entrada a cualquier otro software, quisieran saber con qué pueden contar en los próximos años y cómo pueden basar su negocio. estrategia al respecto. Discutiremos esto con más detalle en los siguientes capítulos.

5. Integración con otras comunicaciones
En otra parte de este número, se analizan en detalle los numerosos beneficios de la comunicación unificada: la integración de voz, correo, chat, conferencias y otras opciones de comunicación en una única plataforma hace que la vida del trabajador del conocimiento promedio sea mucho más fácil y placentera que un crecimiento explosivo. de las comunicaciones unificadas no puede dejar de suceder.
Sin embargo, no todo el mundo está preparado todavía para estas nuevas opciones, como señala, entre otros, Laurent Boes: “Nos damos cuenta de que muchos usuarios aún no han descubierto la función estándar de mensajería instantánea disponible en Notes”. Por tanto, aún queda mucho trabajo de sensibilización por hacer. Pero esto será principalmente para la generación mayor, piensa Tom Herbots: “Los nuevos empleados recién graduados ya ni siquiera quieren enviar correos electrónicos, porque ‘el correo es un medio para las personas mayores’, piensan. Prefieren utilizar wikis, chats, blogs, Facebook, etc. Y esperan lo mismo de su empleador. Si no puedes ofrecer eso, los has perdido de todos modos. Por lo tanto, los paquetes pagados también son un arma para su reclutamiento”. GFI ve tantos beneficios en este mercado que ha desarrollado su propio paquete, que ofrecerá como servicio a partir de este mes, de pago pero más asequible que los paquetes grandes. Menos adecuado para empresas más grandes, pero Herbots ve un mercado para empresas más pequeñas y el extremo inferior de las medianas empresas.

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6. Integración con el ‘back office’
Quizás el argumento más convincente para la mayoría de las empresas es la integración con el software que forma la columna vertebral del negocio. A veces, este software se ofrece incluido con el correo, como es el caso de Microsoft Office Small Business: el software de correo se incluye con un paquete CRM de serie.
Pero tan pronto como una empresa crece un poco más, aumenta la necesidad de un vínculo con el ERP, CRM y otro software empresarial existente. Entonces no basta con tener un servidor de correo sólido, este servidor también debe poder servir como punto de partida o punto final, según se mire, para la interacción con el resto del software. Por un lado, esto se puede hacer mediante la integración con el propio middleware del proveedor y, por otro, ofreciendo una plataforma abierta en la que terceros puedan construir su software o conectar sus paquetes.
El punto de partida es que la mayoría de los empleados siempre deberían poder permanecer en su entorno de correo y realizar todas las tareas desde allí. “El correo electrónico es el flujo de trabajo de los pobres, para aquellos que no pueden permitirse un costoso paquete de gestión de procesos de negocio”, así lo describe Tom Herbots. Pero incluso aquellos que pueden permitirse un software caro ciertamente no rechazarán la oportunidad de realizar todas las tareas desde un único entorno.
En los últimos años ya hemos visto esfuerzos por integrar el front y el back office, como la alianza entre Microsoft y SAP que dio lugar a Duet, un producto que integra una serie de procesos establecidos en SAP (solicitud de licencias, gestión de presupuestos, gestión de proyectos). , etc.) completamente a través de Microsoft Outlook o dejar que Office caduque.
Pero IBM tampoco se queda quieta: a finales de año debería ser posible una integración total entre Domino/Notes, por un lado, y SAP, por otro. Gracias a su software de replicación, esto también funciona para los empleados móviles: pueden realizar fácilmente todas las tareas que requieren interacción con el back office mientras están en movimiento, y la interacción se produce tan pronto como pueden iniciar sesión en el entorno de la empresa.
Y, sin duda, seguirán muchos acuerdos de cooperación similares entre los principales proveedores de software de correo, por un lado, y de software de back office, por otro. Esto sólo es posible con una estrecha cooperación entre los proveedores, lo que no vemos de inmediato que suceda con los paquetes de código abierto o alojados de forma gratuita.

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7. Valor añadido del socio
IBM nos asegura que nunca regalan su software de correo Lotus Notes. Sin embargo, se afirma aquí y allá que los clientes obtienen su licencia de Notes de forma gratuita. “Pero esto también es una prueba de que la gente está dispuesta a pagar por nuestro paquete”, nos sorprende Laurent Boes: “Si el cliente obtiene su licencia de Notes gratis, normalmente es porque nuestro socio que vende el paquete le cobra al cliente por el software que desarrollado sobre Notes. Por lo tanto, el socio está dispuesto a comprar nuestro paquete porque le permite crear software con valor agregado adicional para el cliente y puede darse el lujo de otorgar la licencia de Notes de forma gratuita”.

8. Y luego también…
Hay muchas otras razones para pagar por un paquete de correo electrónico, que no entran inmediatamente en una categoría grande. A menudo se trata de “tesoros escondidos” en el software: funciones muy potentes que, sin embargo, se utilizan muy poco.
Peter Hermeling, de Novell, piensa espontáneamente en la opción ‘carpetas de búsqueda’, con la que se pueden realizar búsquedas muy intuitivas y potentes: “¿Qué correos electrónicos se han enviado en un momento determinado sobre un tema determinado y por qué personas? Esta información puede ser muy valiosa”.
Laurent Boes, de IBM, señala la función ‘recuperación de mensajes’: la posibilidad de eliminar un mensaje del destinatario sin su consentimiento, aunque el destinatario ya lo haya leído. Pero esto sólo funciona si el remitente y el receptor trabajan en un entorno de Notes.
Carmen Dubois, de Microsoft, quiere destacar especialmente el poder de la función ‘invitaciones’: “El hecho de que se puedan registrar acuerdos a través de las fronteras de la empresa hace que la colaboración sea mucho más fácil”.