Facturación manual versus software de facturación: ¿cuál es mejor?
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Las empresas suelen realizar su facturación a mano, ya que no cuentan con sistemas bien definidos al inicio de sus proyectos. Es posible que sea necesario empezar desde cero al preparar una factura en papel. También puede ser necesario descargar y modificar manualmente documentos de Word o plantillas de facturas de hojas de cálculo. Luego, los archivos adjuntos de correo electrónico se envían como resultado de este proceso.
Imagina por un momento que eres el dueño de uno de estos negocios modernos. Manejar la facturación a mano se vuelve más lento y propenso a errores a medida que su negocio crece. Aquí es donde entra en juego la facturación automática. La facturación automática es la práctica de generar y enviar facturas automáticamente a los clientes utilizando software de facturación.
Aquí compararemos y contrastaremos la facturación manual realizada mediante plantillas de factura descargables con la facturación automática realizada con un aplicación de facturación para explicarle exactamente cuál es mejor para su negocio.
¿Qué es la facturación manual?
Hay dos tipos de facturación manual: procesos basados en hojas de cálculo y plantillas de procesador de textos. Es un concepto totalmente original.
Cada plantilla, incluidos los nombres del remitente y del destinatario, debe completarse en la factura antes de que pueda entregarse.
También lo son las herramientas digitales, que están vinculadas a métodos de facturación tanto manuales como electrónicos. Como resultado, no es necesaria una estrategia integral porque se pueden integrar varios canales de pago. Sin embargo, ni los recordatorios de pago ni los informes podrán ajustarse en tiempo real. El proceso manual requiere una importante inversión de tiempo.
¿Qué es el software de facturación?
La aplicación de facturación ayuda con las cuentas por cobrar. Se puede generar fácilmente una factura con detalles sobre los bienes vendidos o los servicios prestados utilizando esta herramienta. Cuando se trata de gestionar las finanzas de la empresa, es importante prestar atención a las cosas más pequeñas.
El software de facturación tiene una variedad de plantillas prediseñadas que facilitan su manejo. Los usuarios también pueden enviar fácilmente estas facturas a otras personas haciendo clic en un botón.
Software de facturación versus facturación manual: ¡conozca la diferencia!
Este apartado está dedicado a explicar los aspectos clave que distinguen las dos facturas:
Automatización:
Durante el proceso de facturación manual, corresponde al contador u otra persona preparar la factura y asegurarse de que se incluyan todos los datos pertinentes. Por otro lado, el uso del software de facturación pondrá fin a esta práctica. Debido a que el software ha sido actualizado con toda la información, podrá crear la factura en poco tiempo.
Monitoreo manual:
Al utilizar el enfoque de facturación manual, es fundamental realizar un seguimiento manual de cualquier problema que pueda surgir. La persona que dirige la empresa es responsable de realizar seguimientos manuales con sus clientes sobre los pagos. Sin embargo, con la ayuda de una aplicación de facturación, se pueden establecer recordatorios de pago que se enviarán a los consumidores de forma automatizada. A intervalos predeterminados, se informará a los clientes sobre los pagos inminentes que se les adeudan.
Informes en tiempo real
Cuando la facturación se hacía manualmente, el desafío más importante era la generación de la factura al finalizar la actividad. Hay situaciones en las que al contador le toma muchos días crearlo. Sin embargo, este problema se ha solucionado mediante la introducción de un software para generar facturas. El procedimiento puede completarse instantáneamente y todo lo que el contador tiene que hacer es describir los detalles; después de eso, todo se puede organizar en poco tiempo.
Pago en línea:
Cuando las facturas se generan manualmente, no hay forma de integrar aplicaciones de pago de terceros. Sin embargo, si utiliza una aplicación de facturación, será mucho más sencillo conectar cualquier programa de terceros que sea necesario para cobrar los pagos. Para decirlo de otra manera, la empresa pudo cobrar los pagos rápidamente gracias al uso de un software de facturación, lo que hizo que el proceso fuera bastante sencillo.
Todavía tienes muchas opciones para investigar cuando se trata de software de facturación accesible. Ahora mismo los clientes pueden hacer uso de un servicio llamado Oficina de Facturas, que simplifica el proceso.
Conclusión
La mayoría de propietarios de empresas están empezando a incluir software de facturación automatizada en sus operaciones. A veces, el software específico de la industria es la mejor opción, mientras que otras veces la mejor opción es una solución universal que lo ofrece todo.
Las necesidades, el flujo de trabajo y los procedimientos contables de su empresa influirán en el software de facturación en línea que elija. El software que maneja la información de sus clientes cumplirá con sus requisitos para generar facturas.
Mientras está en el proceso de elegir el software para facturación, le recomendamos encarecidamente que compare todos los elementos esenciales que se requieren para su empresa.
