Las organizaciones emprenden proyectos para lograr sus objetivos de negocio. Los proyectos deben ser conceptualizados, planificados y ejecutados con los recursos disponibles para el director del proyecto. La gestión de recursos inteligente y oportuna puede hacer o deshacer un proyecto. Este puede ser un proceso complicado, especialmente si hay varios proyectos concurrentes. Los gerentes utilizan los informes de gestión de recursos para monitorear y asignar recursos de manera profesional, y confían en software de planificación de recursos para hacer esto.
¿Qué es la gestión de recursos?
El proceso de planificación, asignación y programación de recursos (tanto humanos como de equipo y tecnología) para diferentes tareas que completan un proyecto se denomina gestión de recursos. Las organizaciones necesitan recursos para lograr sus objetivos, y una buena gestión de recursos garantiza que los recursos adecuados estén disponibles para la tarea adecuada en el momento adecuado.
Los gerentes de proyecto deben priorizar las tareas y utilizar los recursos a su capacidad óptima. Para ello necesitan disponer de información precisa sobre:
- ¿Qué recursos y conjuntos de habilidades están disponibles en la organización?
- ¿Se están utilizando los recursos disponibles al máximo de su capacidad?
- ¿Qué demandas tendrán los proyectos en curso y futuros previstos sobre estos recursos?
- ¿Cuál es el equilibrio entre la demanda de recursos y la capacidad de recursos?
- ¿Es necesario contratar más recursos?
- ¿Se asignan los recursos según la prioridad del proyecto y la tarea?
- ¿Están equilibrados los horarios de trabajo para todos los recursos?
- ¿Qué son los presupuestos y los datos financieros?
- ¿Se están siguiendo los plazos y los plazos del proyecto?
Además, los gerentes también deben asegurarse de que los proyectos que asumen estén alineados con la estrategia corporativa. Estos son los factores clave que impulsan la rentabilidad y la sustentabilidad de la organización, y todos estos se encuentran dentro del ámbito de la gestión de recursos, que es fundamental para la entrega oportuna y exitosa del proyecto.
¿Cómo ayuda el software de planificación de recursos a los administradores?
Vimos lo importante que es la gestión de recursos para la ejecución exitosa de un proyecto. Tradicionalmente, era posible seguir sistemas manuales para hacer esto, pero a medida que los proyectos se expanden y crecen en complejidad, a los gerentes les puede resultar difícil hacer justicia a todas las tareas siguiendo sistemas ad-hoc. Ahora utilizan cada vez más el software de planificación de recursos para gestionar los recursos. Las innumerables herramientas que ofrece esto le permiten al gerente obtener una visión general de todo el proyecto, y la visibilidad y transparencia completas lo ayudan a asignar recursos a varias tareas.
Los informes de administración de recursos son las herramientas de referencia de un administrador de proyectos que le permiten verificar la disponibilidad de recursos, asignar el recurso correcto a la tarea correcta y programar los recursos disponibles de tal manera que garantice que haya suficiente capacidad para completar todos los proyectos en curso. y planificar con precisión los futuros también. Estos informes brindan a los gerentes una descripción general de sus proyectos y les permiten planificarlos y ejecutarlos de manera eficiente y efectiva, con una utilización óptima de los recursos y la máxima rentabilidad.
Un software de planificación de recursos como eResource Scheduler tiene muchas funciones que facilitan el trabajo del administrador de proyectos al simplificar y ayudar en la planificación a corto y largo plazo. Estos les dan más visibilidad, una característica clave que les ayuda a programar y asignar recursos y establecer plazos realistas.
Las 5 principales características de informes de Programador de recursos electrónicos
eResource Scheduler viene con varias herramientas que ayudan en la planificación de recursos al garantizar:
- planificación detallada
- programación más eficiente
- máxima utilización de los recursos, y
- una mejor gestión global del proyecto.
eRS Cloud de eResource Scheduler ayuda a los gerentes a perfilar, identificar y programar recursos calificados para diversas tareas y proyectos, asegurándose de que todos los recursos se utilicen de manera eficiente. La función del tablero brinda visibilidad en tiempo real con toda la información sobre disponibilidad, asignación y programación de recursos accesible en un solo lugar. Esto facilita la supervisión y el seguimiento de los recursos para los administradores. También pueden mover o reasignar recursos para una utilización óptima.
Los gerentes pueden usar eRS Cloud para generar varios informes de administración de recursos que les brinden una mejor perspectiva de cómo se están desempeñando los recursos y hacia dónde se dirige el proyecto. Los gerentes de proyecto pueden hacer coincidir las habilidades de los recursos disponibles con las tareas correctas, lo que genera equipos más fuertes y una implementación de proyectos más eficiente. El acceso a los datos financieros les ayuda a monitorear los costos del proyecto y garantizar que se complete dentro de los plazos y el presupuesto predeterminados.
Veamos las 5 principales funciones de generación de informes de este software y los beneficios que ofrecen a las empresas y gerentes de proyectos:
1. Mide la disponibilidad y utilización de recursos en todos los niveles: Utilización de recursos Los informes ayudan a medir cuántos recursos y qué habilidades están disponibles en toda la organización, y qué tan bien se están utilizando para las diversas tareas de todos los proyectos en curso. eResource Scheduler calcula e informa sobre la utilización de cada tarea y proyecto en la organización. La información se encuentra a nivel de proyecto, sucursal y ubicación geográfica, lo que hace que este software sea especialmente beneficioso para empresas con múltiples ubicaciones.
Los gerentes también pueden crear agrupaciones de recursos, equipos, ubicaciones, etc. y luego se pueden filtrar los datos de utilización para cada una de las agrupaciones. Esto brinda a los gerentes la información que necesitan para identificar las áreas que requieren optimización. También tienen la opción de organizar informes según sus preferencias y luego cambiar rápidamente entre ellos. Diferentes usuarios tienen diferentes preferencias. Las diversas configuraciones básicas y avanzadas en los informes se pueden configurar para adaptarse a las preferencias individuales.
2. Permite ver los niveles de utilización por proyectos o tipos de recursos: Los usuarios pueden configurar informes según sus preferencias. Los datos de informes se pueden organizar y ver por proyectos o recursos o por cualquier otra agrupación que se haya creado. Los recursos se pueden dividir por equipos, gerentes de proyectos, departamentos, etc., mientras que los proyectos se pueden agrupar por gerentes, unidades de negocios, ubicaciones geográficas, etc. Al usar estas diferentes opciones, los gerentes pueden obtener una visión holística de qué recursos están disponibles dentro la organización y cómo se utilizan.
La gestión de proyectos es un proceso dinámico. Al comparar los informes reales y planificados, los gerentes pueden comparar la utilización y la capacidad. Esta comparación destaca la escasez de recursos o las brechas de habilidades y les ayuda a planificar mejor las tareas y proyectos futuros.
3. Siempre brinda informes actualizados en tiempo real: Todos los informes de disponibilidad y utilización de recursos se actualizan en tiempo real tan pronto como se crea, elimina o modifica una reserva. Esto brinda a los usuarios una transparencia total, y pueden ver la información actualizada más reciente y tomar decisiones de programación eficientes. La disponibilidad, la asignación y los cronogramas de recursos en tiempo real brindan a los gerentes una idea de la capacidad restante y también les informan cuándo los recursos pueden estar disponibles para otros trabajos del proyecto.
Los recursos deben ser utilizados de manera óptima. Este es un proceso continuo y los gerentes necesitan información periódica sobre el presente y la utilización esperada de los recursos disponibles. Esto es posible con eRS Cloud, que organiza y entrega informes con datos de utilización de recursos a corto, mediano y largo plazo.
4. Lo visual la visualización facilita la comparación de la utilización de recursos entre proyectos: eRS Cloud brinda a los gerentes la opción de ver datos en diferentes proyectos uno al lado del otro, lo que hace que las comparaciones sobre la utilización y la asignación sean más eficientes. Esto proporciona a los gerentes una mejor perspectiva y conduce a una toma de decisiones más informada.
Los informes se generan con gráficos y tablas que facilitan la lectura y comprensión de los datos informados. Estos también son útiles para ver de un vistazo cómo todos los proyectos, tareas y recursos están trabajando juntos. Los gerentes también pueden interpretar y comparar rápidamente los datos de diferentes variables. Los gráficos se pueden diseñar para mostrar la información requerida para proyectos particulares.
5. Permite color codificación de datos para resaltar: Los buenos informes enfatizan la fácil identificación de los datos importantes. Por lo tanto, es esencial que toda la información clave se destaque en los informes. Este software de planificación de recursos permite a los gerentes definir y codificar con colores los niveles de utilización según los requisitos de la organización. Esto garantiza que puedan identificar fácilmente qué recursos se están sobreutilizando o subutilizando. Luego, estos recursos se pueden reasignar para garantizar una carga de trabajo equilibrada. Los gerentes pueden concentrarse fácilmente en las áreas problemáticas. Esto ahorra tiempo ya que los proyectos pueden continuar sin interrupciones y también garantiza una utilización óptima.
Los informes de uso y administración de recursos brindan a los gerentes de proyectos el arsenal que necesitan para planificar y ejecutar proyectos de manera inteligente, eficaz y eficiente. Tener información disponible de manera fácil y precisa hace que sea más conveniente programar los recursos. La vista de pájaro de la capacidad y disponibilidad de recursos proporcionada por Programador de recursos electrónicos ayuda a los gerentes a pronosticar los requisitos futuros y planificar los flujos de trabajo. La modificación de cronogramas y planes, así como el tratamiento de la escasez o los cuellos de botella también se agilizan.
