A lo largo de los años, empresas de todos los sectores han enfatizado modelos de toma de decisiones más flexibles y rápidos junto con un enfoque en la transformación digital. Según un informe de Net Solutions de 2020, El 50,7 por ciento de los líderes espera aumentar su gasto para invertir en iniciativas de transformación digital. La reciente pandemia también ha puesto de relieve la urgencia de adoptar prácticas ágiles para lograr adaptabilidad, eficiencia y velocidad. Algunas empresas pueden estar en medio de su viaje de transformación ágil, mientras que otras pueden recién estar comenzando a seguir el ritmo.
Si bien la forma ágil de trabajar comenzó en los equipos de desarrollo de software de TI, se ha transformado a lo largo de los años para aplicarse a nivel empresarial, integrando el negocio y la TI en todos los departamentos. Este vídeo de dos minutos de KPMG explica por qué el modelo operativo digital ágil es el enfoque elegido por las organizaciones líderes.
¿Qué es una Oficina de Transformación Ágil?
Una oficina de transformación ágil es responsable de liderar y coordinar la transición hacia una forma responsiva de trabajar en toda la empresa. La oficina desarrolla y ejecuta el plan de transformación y comunica los avances y resultados a las partes interesadas, asegurando que esté alineado con los objetivos estratégicos de la empresa. Por ejemplo, se brinda capacitación y soporte a equipos e individuos, para que aprendan a desempeñarse de acuerdo con prácticas ágiles. Este enfoque estructurado para construir una oficina de transformación ágil ayudará a generar valor, ya sea que esté destinado a remodelar toda la organización o parte de ella.
Establecimiento de objetivos de la oficina de transformación ágil
Una empresa requiere agilidad organizacional para adaptarse rápidamente en respuesta a los cambios del mercado. Una oficina de transformación ágil deberá definir claramente lo que la empresa intenta lograr y recrear los procesos y estructuras necesarios para alcanzar estos objetivos.
Cuando una empresa decide adoptar prácticas ágiles, deben ocurrir muchos cambios en toda la empresa. Estos cambios requieren una coordinación significativa entre múltiples departamentos e individuos. Por ejemplo, si un equipo está adoptando un nuevo software, el departamento de TI deberá trabajar en estrecha colaboración con el equipo de desarrollo para garantizar que sus sistemas sean compatibles con el nuevo proceso. De manera similar, si la empresa utiliza un nuevo método de gestión del flujo de trabajo, el lado de operaciones debe colaborar con el equipo de ventas para garantizar que el trabajo pendiente se gestione adecuadamente. Una oficina de transformación ágil en la organización asegura que se produzca la comunicación necesaria entre los distintos grupos involucrados en la adopción de estas prácticas.
Establecer el propósito y el mandato de la Oficina de Transformación Ágil
No se puede subestimar la importancia de alinear el objetivo general de la transformación con un propósito acordado. Es importante que la oficina de transformación ágil reciba un objetivo claro y definido desde la alta dirección hasta cada nivel para tener éxito.
Para que la oficina lidere con un propósito claro y reúna a toda la organización detrás de sus objetivos, es esencial un mandato. Para impulsar la adopción de prácticas ágiles en toda la organización, un mandato se define de cinco maneras:
1. Una hoja de ruta de transformación para ayudar a las organizaciones a ser más ágiles
Dado que la oficina de transformación ágil es responsable de implementar los cambios, una hoja de ruta será útil para comunicar cuándo y cómo se implementarán. Esto también determina los mecanismos de apoyo que se implementarán durante cada fase de la transformación.
2. Promoción de las capacidades del talento
Las organizaciones se enfrentan a un panorama empresarial más complejo, por lo que es más importante que nunca contar con una fuerza laboral equipada con las habilidades y capacidades adecuadas.
Esto significa identificar las habilidades y capacidades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa y luego diseñar e implementar programas e iniciativas para ayudar a los empleados a desarrollar estas habilidades. Esto garantiza que la fuerza laboral pueda satisfacer las demandas actuales y futuras y ayuda a que la organización sea más ágil y receptiva al cambio.
3. Defender la cultura y el cambio
La oficina de transformación ágil debe incorporar sus principios y comportarse de una manera que refleje esos valores y siente un buen precedente para que otros departamentos de la organización inspiren el cambio.
4. Orientar a la alta dirección
Orientar a los altos directivos es esencial para que puedan liderar la transformación y predicar con el ejemplo.
5. Implementación de mejores prácticas
Recrear nuevas mejores prácticas o mejorar las existentes para estandarizar un comportamiento que la organización debería adoptar.
Definición de la estructura de informes de la Oficina de Transformación Ágil
Una vez establecidos el propósito y el mandato de la oficina de transformación ágil, el siguiente paso es determinar su estructura de informes. Un enfoque común es comenzar desde el nivel más alto de la jerarquía y avanzar hacia abajo hasta que todos los niveles lo acuerden. Esto proporciona líneas claras de comunicación entre ellos y otras partes del negocio.
Determinación de las funciones y responsabilidades de la Oficina de Transformación Ágil
Tener una estructura de informes significa que la empresa está lista para decidir los roles y responsabilidades dentro de la oficina de transformación ágil. Muchos roles diferentes pueden estar involucrados en uno, dependiendo del tamaño y alcance de los cambios. Algunas funciones comunes incluyen Scrum masters, propietarios de productos, entrenadores, agentes de cambio, formadores y analistas de negocios. Los roles y responsabilidades deben definirse claramente para que todos conozcan su papel en el cambio.
Éxito con Agile Transformation Office
No se requiere una oficina de transformación ágil para implementar prácticas ágiles con éxito, pero tener una estructura organizada que facilite la colaboración y la comunicación es crucial para garantizar el éxito. Al proporcionar una línea de visión clara entre la estrategia y la ejecución, facilitar el cambio y proporcionar gobernanza, la oficina puede ayudar a cualquier empresa a emprender su camino hacia la agilidad.
Si bien el viaje nunca es sencillo, las empresas pueden comenzar identificando los desafíos y objetivos de la organización para determinar las soluciones y marcos ágiles más adecuados. Las organizaciones también pueden recurrir a empresas de servicios profesionales, como KPMG en Singapur, que pueden ofrecer un punto de vista experimentado y asesoramiento objetivo para ayudar a las empresas en sus procesos de cambio. Desde una colaboración mejorada hasta una organización unificada que responde al cambio, una oficina de transformación ágil ofrece muchos beneficios que ayudan a transformar a las empresas en organizaciones mejor equipadas y orientadas al futuro, teniendo en cuenta su capacidad para asumir los desafíos actuales y futuros. Por lo tanto, se insta a las empresas a tomar la decisión de adaptarse o quedarse atrás ante la tecnología de rápido crecimiento.
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