Después de dos años de teletrabajo, los organizadores del evento se han adaptado. Han tomado conciencia de que su sector, entre otras cosas de los más afectados por la pandemia, no solo ha cambiado de naturaleza sino que han descubierto que los eventos híbridos y virtuales tienen algunas ventajas que el organismo por sí solo no consigue potenciar.
¿Evento híbrido o virtual?
A pesar de todas las ventajas de los eventos virtuales, todavía hay un gran valor en la organización de eventos físicos: las conexiones que se producen con el contacto físico promueven una participación muy profunda. Pero no es necesario elegir un enfoque y renunciar a las ventajas del otro: puedes considerar la idea de organizar un evento híbrido.
Un evento híbrido le brinda lo mejor de ambos mundos: los beneficios de un evento virtual y un evento presencial.
¿Qué significa un evento híbrido?
Un evento híbrido es un encuentro combinado tanto en modalidad presencial como virtual. Esto permite el diálogo en vivo entre oradores y asistentes, ya sea que se unan en persona o en línea.
Dos componentes clave hacen un evento híbrido:
¿Cuál es la diferencia entre un evento híbrido y un evento virtual?
Un evento virtual se lleva a cabo completamente en línea y no incluye una ubicación física: se aloja dentro de un área virtual 3D. El evento y los temas tratados toman la forma de video, tanto en vivo como pregrabado. Todos los oradores y asistentes se reúnen de forma remota.
Por el contrario, un evento híbrido se lleva a cabo en línea y en una ubicación física elegida por los organizadores. Los oradores y asistentes pueden optar por participar de forma remota o en persona.
¿Cuál es el beneficio de organizar un evento híbrido?
Un evento híbrido le ofrece lo mejor de ambos mundos, combinando los beneficios de un evento físico y un evento virtual.
Las razones para organizar un evento híbrido incluyen:
- La posibilidad de ampliar la participación a usuarios que no estén físicamente presentes;
- La oportunidad de aumentar los ingresos y monetizar a través de la venta de entradas en línea o utilizar el evento híbrido como vehículo para generar clientes potenciales. La audiencia ampliada y el nuevo nivel experiencial también crean más oportunidades para aumentar los ingresos por patrocinio;
- Reducción de gastos: los eventos virtuales generalmente cuestan menos (en términos de tiempo, dinero y esfuerzo) que los eventos presenciales, tanto para los organizadores como para los asistentes (que pueden evitar viajes y alojamiento);
- El aumento en oportunidades de establecer contactos: la principal ventaja de los eventos híbridos es que permite que todos los participantes, presenciales y en línea, se comuniquen entre sí y con los ponentes.
Los eventos híbridos abren un flujo multidireccional de ideas e información que mejora la experiencia de la audiencia al hacer que el contenido del evento sea más relevante y fomentar las conexiones.
Dentro de un evento híbrido, todos los participantes pueden comunicarse con los oradores a través de video, chat, preguntas y respuestas y otras palancas interactivas. Los moderadores pueden filtrar preguntas y contribuciones de la audiencia para que los oradores respondan.
Además, este tipo de eventos te permite acceder y conectar a tus ponentes con una audiencia dispersa en diferentes áreas geográficas del mundo. Esto ayuda a enriquecer el contenido de eventos y conversaciones con varias perspectivas. Otras ventajas de los eventos híbridos incluyen la sostenibilidad (huella ambiental relativamente más pequeña) y la flexibilidad (vinculada a conectarse al evento en una versión virtual en cualquier momento y desde cualquier lugar).
¿Cuándo organizar un evento híbrido?
Si planifica un evento o una reunión en persona, considere un enfoque híbrido, ya que los eventos virtuales son menos costosos de planificar y ejecutar (en términos de tiempo, dinero y esfuerzo). En algunas situaciones, un evento completamente en línea puede ser preferible a un seminario web.
¿Qué eventos presenciales podrían beneficiarse de una opción híbrida? Estas son algunas de las posibles circunstancias:
- tiene una audiencia en línea potencialmente grande para su evento y está interesado en atraer esa audiencia;
- uno de los propósitos de su evento es generar oportunidades comerciales;
- uno de los principales objetivos a alcanzar a través del evento es aumentar el conocimiento de la marca;
Las posibles variaciones de un evento híbrido
Aquí hay algunos sectores para los que es útil organizar eventos híbridos.
- Marketing (grandes conferencias, cumbres, exposiciones, ferias comerciales, lanzamientos de productos, paneles)
- Entretenimiento (festivales, concursos, entregas de premios)
- Equipos híbridos y comunicaciones internas (híbrido offsite/onsite, kickoffs trimestrales, kickoffs de ventas, cursos de formación, talleres/educación continua)
- Educación (cursos híbridos, conferencias académicas, principiantes, administración)
- Reclutamiento (ferias de empleo, sesiones informativas, paneles, networking)
- Organizaciones sin fines de lucro / ONG (galas, recaudación de fondos)
- Asociaciones/grupos de solo miembros (conferencias, reuniones, networking)
- Reuniones sociales (bodas, fiestas importantes)
La plataforma de eventos virtuales es tu ubicación en línea
Sin embargo, un elemento central de todos los eventos híbridos exitosos es una plataforma de eventos virtuales. El evento híbrido implica más que la simple transmisión en vivo de un evento físico: desbloquea la interacción entre todos los participantes, los que se unen en persona y de forma remota.
