La ministra flamenca, Ingrid Lieten, se mostró halagada al enviar por correo un correo electrónico confidencial a las personas con las que fabrica leña. Pero, ¿qué es lo mejor que se puede hacer después de recibir un correo electrónico de este tipo?
Todo el mundo ha enviado un correo electrónico a la persona equivocada en algún momento. A menudo se trata de personas con un nombre similar. Su aplicación de correo ya sugiere la dirección de correo electrónico completa mientras escribe, pero accidentalmente elige la dirección incorrecta.
Otro error común es la “respuesta para todos”. Con un correo electrónico con muchos destinatarios, haga clic en “Responder a todos”, después de lo cual escribe un correo electrónico muy personal para el remitente. Pero todos los demás destinatarios recibirán el correo.
Recordar
Existen herramientas técnicas para recuperar un correo electrónico enviado. Si están en el mismo servidor Microsoft Exchange, puede, por ejemplo, eliminar un correo electrónico enviado de la bandeja de entrada de otra persona. Pero si has enviado tu correo a alguien de otra empresa ya puedes olvidarte de esa opción.
“En realidad, sólo hay una manera de responder a un correo electrónico enviado incorrectamente: levantar el teléfono, explicar y disculparse”, afirmó Edward Claessens, portavoz de Microsoft.
Retrasar
Puede protegerse de antemano contra correos electrónicos enviados incorrectamente. Por ejemplo, Google ha implementado una serie de funciones de seguridad en Gmail. El primero es un control de personas con el mismo nombre. Si tiene dos Jans en su libreta de direcciones, Google le preguntará si ha designado al Jan correcto como destinatario.
Gmail también tiene una opción para retrasar los correos electrónicos cinco o diez segundos de forma predeterminada. Puede utilizar ese tiempo de reflexión adicional después del envío para detener el correo electrónico. Esta opción protege contra el ‘oh, no segundo’, el breve momento después de presionar un botón cuando te das cuenta de que has cometido un error estúpido.
Estas opciones se pueden encontrar en Gmail en la configuración, en la pestaña Labs.
Microsoft incluso cuenta con gestión de derechos en Windows y Office, con la que puedes establecer quién puede leer el contenido de tu correo e incluso si puede reenviarlo. “Para determinadas personas de una empresa, esta es la forma adecuada de enviar correos electrónicos”, afirma Edward Claessens.
Enviado demasiado pronto
Otro incidente molesto con el correo electrónico es el correo electrónico enviado demasiado pronto. El correo electrónico incompleto puede dar un mensaje incorrecto. A veces es aconsejable volver a leer su propio correo electrónico para decidir eliminar las críticas más conflictivas.
Edward Claessens tiene un truco útil para esto: “Solo introduzco el destinatario al final. Luego podrás volver a verificar y no enviarás accidentalmente el correo electrónico a la mitad del formateo”.
