Alojar a los asistentes en su evento virtual requiere mucho trabajo, y crear una experiencia de evento memorable requiere una planificación y logística de primer nivel. Pero cuando se trata de garantizar el máximo retorno de la inversión para su evento, lo que hace después es lo que más importa.
Si falla en su estrategia de seguimiento, sus competidores que ofrecen productos o servicios similares podrían ser los que se beneficien de su arduo trabajo. Por lo tanto, debe continuar nutriendo a los asistentes hasta que se conviertan en sus clientes o patrocinadores habituales.
Este artículo analiza cómo puede crear una estrategia de seguimiento posterior al evento eficaz para mantener el impulso creado durante su evento virtual y nutrir a sus clientes potenciales a través del embudo de ventas. Consideraremos los siguientes puntos de acción:
Planifique los recursos posteriores al evento Sea rápido con la comunicación posterior al evento Envíe encuestas posteriores al evento a los asistentes Involucre a los asistentes en las redes sociales Cree comunidades de asistentes para continuar el compromiso
¿Listo para obtener más información sobre la promulgación de una sólida estrategia de seguimiento de eventos virtuales? Empecemos.
Plan de recursos posteriores al evento
Si desea avanzar a la velocidad de la luz con su seguimiento posterior al evento, considere preparar recursos posteriores al evento mientras planifica su evento virtual. Estos recursos incluyen lo que planea ofrecer o mostrar a sus asistentes después de su evento. Por ejemplo, podrías crear:
Una página web posterior al evento
Una página web posterior al evento complementa el propósito de la página web global del evento virtual. Mientras que la página del evento permite a los prospectos asistir a un evento, una página web posterior al evento muestra los aspectos más destacados de la experiencia. Presenta contenido como un mensaje de “gracias”, un resumen de lo que sucedió durante su evento, estadísticas importantes como asistencia digital, aspectos destacados de presentaciones virtuales clave y contenido descargable.
La página puede ayudar a los asistentes a revivir la experiencia del evento y también servir como testimonio para las personas que se perdieron el evento, para que puedan esperar el próximo.
Para asegurarse de que la página web posterior al evento esté lista a tiempo, su equipo puede comenzar a recopilar contenido para la página antes y durante el evento. También puede conservar la URL y el diseño de la página del evento para fines posteriores al evento.
Contenido posterior al evento
Prepare contenido adicional para compartir con sus asistentes después de su evento virtual. Esto debería ser algo de valor adicional a lo que ya ofreció a los asistentes durante su evento. Es una forma de sorprender a tu audiencia después de que hayan pensado que lo han experimentado todo. El contenido debe alinearse con el evento y puede usarse como un punto de contacto de seguimiento con los asistentes.
Oferta Premium posterior al evento
Ofrezca a los asistentes una oferta premium como agradecimiento por su asistencia. Si está ofreciendo un producto o servicio, puede ofrecer descuentos premium. De lo contrario, también puede ofrecer tarjetas de regalo o darles una invitación exclusiva a un evento VIP especial.
Sea rápido con la comunicación posterior al evento
La comunicación es una parte importante de su estrategia posterior al evento virtual. Esto implica tanto la comunicación general por correo electrónico como los seguimientos especiales por parte del equipo de ventas del evento.
Correos electrónicos de seguimiento
El correo electrónico de seguimiento debe comenzar con una nota de “Gracias”. Debe proporcionar un resumen rápido del evento virtual y un videoclip que capture los puntos destacados del evento. También puede incluir un enlace a una encuesta posterior al evento o pedirles que consulten su contenido adicional en la página web posterior al evento.
Esto debe hacerse dentro de uno o dos días después de su evento para mantenerse fresco en la mente de los asistentes. El primer correo electrónico puede ayudarlo a determinar clientes potenciales de calidad en función de quienes actúan en su correo electrónico, para informar su alcance posterior. También puede enviar un correo electrónico de seguimiento a las personas que no respondieron a su correo electrónico anterior en caso de que no lo hayan recibido.
Seguimiento del equipo de ventas
Ya sea que el objetivo de su evento sea impulsar las ventas, recaudar fondos, generar perfiles de nuevos clientes o aumentar la inscripción de miembros, su equipo de ventas puede seguir atrayendo a los asistentes por correo electrónico o por teléfono. Sin embargo, estos seguimientos deben tener un enfoque más personalizado. El equipo continuará brindando información valiosa a los asistentes, especialmente aquellos relacionados con sus intereses, y esto puede convertir a la audiencia en clientes.
Si usó una aplicación de eventos móviles o organizó su evento en una plataforma de eventos virtuales, debe tener acceso a los análisis de eventos desde su aplicación o plataforma. Esto le dará una idea de lo que le interesa a cada asistente.
Enviar encuestas posteriores al evento a los asistentes
Otra forma de mantenerse al día con los asistentes a su evento es solicitar comentarios basados en su experiencia en su evento. Pídales su opinión sobre las sesiones del evento, el desempeño de los oradores, la plataforma del evento virtual, los materiales descargables y otros aspectos importantes del evento que necesitan evaluación.
También puede medir el puntaje neto del promotor (NPS) para saber cómo están dispuestos a recomendar su evento a sus amigos. Es más probable que las personas que calificaron su evento por encima de 7 recomienden su evento. Luego, puede usar los comentarios del evento para planificar y prepararse para un mejor evento en el futuro.
Para fomentar la máxima participación en sus encuestas, ofrezca incentivos como tarjetas de regalo, códigos de descuento u otros premios atractivos.
Involucrar a los asistentes en las redes sociales
La participación en las redes sociales posterior al evento es efectiva para mantener vivo el rumor del evento. Entusiasme a su audiencia organizando concursos en las redes sociales con importantes premios para los ganadores. Además de crear entusiasmo, esto también puede ayudar a aumentar el conocimiento de su marca en las redes sociales.
Puede pedir a los asistentes que compartan sus momentos favoritos durante el evento virtual o publicar sus nuevos descubrimientos. Elija ganadores en función de los votos, me gusta o retweets más altos. Anuncia el concurso tanto en las redes sociales como a través de correos electrónicos para lograr la máxima participación.
Crear comunidades de asistentes para continuar el compromiso
Cree comunidades en línea donde los asistentes puedan tener conversaciones basadas en temas de interés. Para eventos virtuales, será un foro en la aplicación de eventos móviles o en la plataforma de eventos virtuales. Idealmente, debe configurarse para atender a los asistentes antes, durante y después del evento.
Anime a los asistentes a participar en las discusiones y conectarse con otros en la plataforma. Los moderadores pueden ayudar a iniciar hilos y facilitar debates. Una vez que las discusiones en la plataforma se vuelvan orgánicas durante el evento, estas conversaciones se mantendrán incluso después de que termine el evento.
Por lo tanto, también puede conectarse con los asistentes en la plataforma para realizar un seguimiento posterior al evento. Solo asegúrese de publicar nueva información periódicamente. Incluso puede recopilar información conversacional mediante el seguimiento de las preguntas frecuentes, los problemas recurrentes y las necesidades de los asistentes. Eso puede ayudar a identificar brechas de contenido al planificar eventos futuros.
Ya sea que esté enviando un correo electrónico, publicando en foros o organizando un concurso en las redes sociales, preste atención a los datos para saber qué funciona y qué no. Además, no sea demasiado “vendedor”, pero use una estrategia de contenido específica para mantener a los asistentes comprometidos hasta que se conviertan en “clientes potenciales” que pueda convertir en clientes.
Esta es una publicación invitada de Jordan Schwartz
Jordan Schwartz es presidente y cofundador de Pathable, una aplicación de eventos y una plataforma de sitio web para conferencias y ferias comerciales. Dejó la psicología académica por el atractivo de la creación de software y pasó 10 años en Microsoft liderando el desarrollo de software orientado al consumidor. Frustrado con las conferencias a las que asistió allí, dejó Microsoft en 2007 con el objetivo de ofrecer más valor y mejores oportunidades de trabajo en red a través de una aplicación de conferencias de última generación. Jordan trabaja como nómada digital y regresa a menudo a su ciudad natal de Seattle para cuidar sus colmenas de abejas.
