Los dueños de negocios o empleados han estado buscando métodos para mejorar la productividad para lograr resultados efectivos. Con tantas herramientas disponibles, es posible que tenga dudas sobre cómo elegir la mejor para su organización.
¿No estás cansado de rastrear documentos, pólizas y otros archivos? ¿Has probado SharePoint, OneDrive o Microsoft Teams?
Bueno, estaremos mirando SharePoint frente a OneDrive contra los equipos de Microsoft!
¿Qué son los equipos de SharePoint, OneDrive y Microsoft?
SharePoint
SharePoint es una plataforma de aplicaciones que permite compartir archivos, características sociales y colaboración en una organización. El objetivo principal es ayudar a las organizaciones a automatizar los procesos comerciales, proteger la información y realizar un seguimiento del progreso. Los principales usos de SharePoint son:
- Gestión de documentos: Ayuda a compartir y almacenar archivos que se pueden agrupar bajo etiquetas específicas. Los administradores pueden administrar los permisos de los documentos en función de los usuarios.
- Gestión de contenido: Ayuda a desarrollar sitios web internos para administrar noticias, blogs, videos e imágenes. SharePoint también da libertad para rastrear y monitorear las actualizaciones en los documentos.
- Conocimiento administrativo: Con las listas de SharePoint, puede ejecutar encuestas y sondeos para recopilar información de su organización.
- Gestión de proyectos: Los usuarios pueden compartir información de proyectos, realizar un seguimiento de tareas y actividades y colaborar sin esfuerzo.
OneDrive
Microsoft ha desarrollado un servicio de alojamiento y sincronización de archivos llamado OneDrive. Los usuarios pueden almacenar sus archivos y datos personales como fotos, documentos y más. Además, sincroniza la configuración del sistema, los temas, la comunicación visual, el historial de navegación y la configuración de la aplicación. Aquí hay algunos métodos en los que se usa OneDrive:
- Archivos de respaldo: De forma predeterminada, esta herramienta mantiene los archivos de la carpeta OneDrive sincronizados con la nube. También se utiliza para mantener una copia de seguridad de su escritorio, imágenes, carpetas y documentos.
- Compartir archivos: El proceso de compartir archivos individuales o grupales es más fácil con OneDrive. Los usuarios pueden enviar invitaciones a otras personas a través de un enlace o botón de compartir.
- Borrar archivos: Cuando necesite eliminar una imagen, un documento o un archivo de OneDrive, existen varios métodos. Esto eliminará el archivo de todos los dispositivos habilitados para OneDrive y dejará espacio para nuevos archivos.
Equipos de Microsoft
Es una plataforma de colaboración basada en chat que ayuda a compartir documentos, reuniones en línea y muchas otras características útiles para mejorar las comunicaciones comerciales. Brinda un servicio para interactuar a través de chat de texto, video o llamada de voz. los usos de microsoft Los equipos son:
- Productividad: Los equipos se centran en la mensajería en tiempo real que ayuda a trabajar en colaboración en documentos dentro de la aplicación. Se convierte en el conector o hub para aumentar la productividad de los usuarios.
- Reuniones: Admite videoconferencias y audioconferencias, lo que garantiza una fuerte conectividad dentro de la organización. La pandemia ha aumentado el uso de reuniones virtuales cuando los empleados trabajan de forma remota.
- Integración y Automatización: El enfoque principal es proporcionar mejores características y funcionalidades para los usuarios al brindar soporte para la integración de herramientas de terceros.
¿Cuáles son los beneficios de SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams?
Beneficios de usar SharePoint:
- Integración de herramientas de Office 365: OneDrive SharePoint es una combinación letal para las organizaciones. Sincronizará todos los cambios automáticamente en SharePoint en tiempo real. Además, puede usar Outlook y SharePoint, donde los empleados pueden acceder a los documentos sin salir de su plataforma actual.
- Escalable y Personalización: La plataforma es altamente escalable. Más de 20,000 empleados pueden usar eso. Además, los usuarios pueden mejorar la plataforma en función de la funcionalidad requerida.
- No se necesita codificación: El software complejo genera resistencia a la hora de adoptarlo para su negocio. SharePoint está trayendo actualizaciones para que sea una solución perfecta para usuarios no técnicos. Como propietario de un negocio, puede crear un sitio web de SharePoint desde cero.
- Personalización: El enfoque principal de la orientación de la audiencia es brindar una experiencia personalizada a los visitantes. Los empleados pueden adaptar el contenido según la ubicación, el departamento, el nivel de antigüedad o la función. Los propietarios pueden modificar los permisos de seguridad para asegurarse de que los datos estén seguros.
- Controles de seguridad: Muchas entidades gubernamentales usan SharePoint Online sobre otras plataformas de intranet basadas en la nube. Tiene algunas capacidades avanzadas que ayudan a manejar los permisos de los usuarios y controlar su acceso a los diferentes sitios web, bibliotecas y listas.
Beneficios de usar OneDrive:
- Disponibilidad: Tiene múltiples centros de datos, lo que significa que si un centro de datos se rompe, otro centro de datos se convertirá en el nodo principal. OneDrive gestiona esto con facilidad y no afecta la accesibilidad de los usuarios.
- Uso compartido de archivos y permisos: Los propietarios tienen derecho a decidir quién y qué acciones se pueden tomar sobre los documentos. Los usuarios pueden establecer la fecha de vencimiento en el enlace compartido y administrarlo para usuarios específicos. OneDrive File Sharing tiene grandes ventajas con capacidades mejoradas.
- Almacenamiento de datos: OneDrive ofrece hasta 1 terabyte de espacio para cada usuario. Los datos se sincronizan de forma predeterminada en OneDrive en su disco local. Los administradores pueden determinar el espacio de almacenamiento de los empleados y determinarlo desde la página de métricas de almacenamiento.
- Descubrimiento y protección de datos: OneDrive tiene licencias que ayudan a las empresas a acceder a contenido confidencial en SharePoint Online y OneDrive para empresas. Las organizaciones pueden configurar políticas de seguridad y generar informes para los documentos.
Beneficios de usar los equipos de Microsoft:
- Equipos y Canales: Los equipos se forman utilizando canales que actúan como foros de conversación entre los empleados.
- Facilidad de conversación: Cada miembro del equipo tiene derecho a ver y agregar diferentes conversaciones. También pueden usar la función @ para invitar a alguien a otra conversación en lugar de compartir enlaces.
- Función de chat: Está disponible con la mayoría de las aplicaciones de colaboración que ayudarán a intercambiar información entre equipos, individuos y grupos.
- Almacenamiento de documento: Cada equipo que use Microsoft Teams debe tener un sitio web en SharePoint en línea que contenga la carpeta de la biblioteca de documentos predeterminada. Cada archivo compartido en las conversaciones se guarda en esta carpeta automáticamente. La seguridad y los permisos se pueden personalizar para datos confidenciales.
- Llamadas en línea y uso compartido de pantalla: Los equipos se aseguran de proporcionar videollamadas fluidas y rápidas dentro de su organización o fuera de ella con los clientes. Los usuarios disfrutan de compartir la pantalla sin esfuerzo para cualquier asistencia y colaboración en tiempo real.
- Reunión de conferencia: Esta característica es muy beneficiosa para que las empresas discutan temas importantes y conozcan otros puntos de vista. Microsoft Teams le brinda conferencias de audio, haciéndolas accesibles a través de teléfonos y sin necesidad de licencias adicionales.
¡El ganador final!
Te hemos dado una idea clara de SharePoint vs OneDrive vs Microsoft Teams. Tienes que conocer los beneficios y el uso de estas plataformas. Puede ser más fácil para usted tomar la decisión final.
Para ser excelente, puede integrar las plataformas y disfrutar de sus características para mejorar la productividad y aumentar los resultados.
