Con estos consejos podrás mantener bajo control la avalancha diaria de newsletters y anuncios y tendrás una bandeja de entrada vacía al final del día.
Tener una bandeja de entrada vacía al final del día ¿no es algo por lo que todos nos esforzamos? Con los siguientes consejos intentamos mantener bajo control la afluencia diaria de newsletters y mensajes publicitarios.
Consejo 1: Archivar
Lo ideal es que tu bandeja de entrada contenga sólo dos tipos de correos electrónicos: por un lado, los mensajes que aún no has leído y, por el otro, una docena de correos electrónicos que ya has leído, pero que aún no has leído. requieren seguimiento. Todos los demás mensajes pertenecen a una carpeta de correo diferente. Entonces, en otra carpeta de correo y no en una carpeta de correo que sea parte de una jerarquía de carpetas completa. Por ejemplo, llame a esa segunda carpeta de correo “Mensajes antiguos”.
Archivar no tiene por qué ser más difícil que arrastrar un mensaje leído a esa carpeta. Es cierto que el número de mensajes en una carpeta de este tipo está aumentando, pero con la función de búsqueda integrada de su programa de correo electrónico encontrará rápidamente el mensaje que busca.
Consejo 2: archivo automático
El archivado manual es bastante factible si su bandeja de entrada no sufre ya una indigestión aguda, pero ¿qué pasa si ya está repleta de cientos de mensajes en este momento? También existen soluciones automáticas.
En Gmail, puedes crear búsquedas que, por ejemplo, marquen todos los mensajes anteriores a Navidad para archivarlos, excepto los no leídos y destacados. Para ello, en la barra de búsqueda de Google, ejecute el siguiente comando: ‘en: bandeja de entrada antes: 25/12/2012 es: leído – está: destacado’. Luego haga clic en el botón ‘Seleccionar’ y elija ‘Todos’. Luego haga clic en el enlace ‘Seleccionar todas las conversaciones que coincidan con esta búsqueda’ y presione el botón ‘Archivar’.
En Outlook se trabaja más o menos de la misma manera. Asegúrese de tener lista una carpeta de archivo especial. Ingrese en el campo de búsqueda ‘Recibido:<25/12/2012' en, posiblemente complementado con parámetros como: ‘leer:dónde’ y/o ‘siguiente bandera: sin marcar’. También puede encontrar estos y otros parámetros mediante el botón con el signo más verde. Luego seleccione todos los mensajes y arrastre su selección a la carpeta de archivo. Outlook inmediatamente inicia el movimiento.
Consejo 3: darse de baja
Todos los días también recibes mensajes que en realidad no deseas recibir en absoluto. Luego pensamos en newsletters u otros mensajes comerciales. No spam, sino el llamado “correo gris”. Puede habilitar filtros de correo especiales para ello (ver más abajo), pero dichos mensajes deben contener un enlace para cancelar la suscripción por ley. Si el mensaje no contiene un enlace, márquelo como spam para que termine en su correo no deseado la próxima vez. Asegúrese de verificar también las preferencias de notificación de todas las redes sociales de las que sea miembro. Es muy probable que reciba más correos electrónicos desde ese ángulo de los que le gustaría.
Consejo 4: ignora la discusión
Probablemente ya lo hayas encontrado. Estás suscrito a una lista de correo interesante, pero no te interesa esa discusión interminable. Eliminar todos los mensajes entrantes uno por uno es una opción, suprimir la discusión es otra.
En Outlook (2010) esto se hace de la siguiente manera. Haga clic derecho en un mensaje de dicha discusión y seleccione “Mover”, “Mover siempre mensajes en esta discusión”. Entonces indicas preferentemente tu carpeta de archivo. Se vuelve aún más decisivo si eliges ‘Ignorar’ en el menú contextual: todos los mensajes (existentes y futuros) de la misma discusión irán directamente a la carpeta con Elementos eliminados. Lamentablemente, las versiones anteriores de Outlook carecen de esta útil opción. En Gmail puedes volver a hacerlo.
Consejo 5: filtros de correo
No estamos a favor de tener muchas carpetas de correo (normalmente se pierde la misma cantidad de tiempo), pero en algunos casos puede resultar útil redirigir temporalmente los mensajes entrantes a una carpeta de correo específica. Piensa en mensajes sobre un proyecto específico. Si desea mantener esos correos electrónicos absolutamente separados, un filtro se encargará de ello.
Suponga que desea redirigir todos los mensajes con ‘proyecto x’ en la línea de asunto a una carpeta de correo con el mismo nombre en Outlook (2010). Abra la pestaña Inicio y elija ‘Reglas’, ‘Crear regla’. Coloque una marca de verificación en “El asunto contiene” e ingrese “proyecto x” aquí. También marque ‘Mover correo electrónico a la carpeta’, haga clic en ‘Seleccionar carpeta’ y seleccione la carpeta correcta. Confirme con Aceptar.
Consejo 6: posponga los mensajes
¿Con qué frecuencia recibe un mensaje que no requiere su atención inmediata, pero que desea responder más tarde? No es recomendable archivar un mensaje de este tipo de inmediato, pero dejarlo así tampoco ayudará a mantener vacía su bandeja de entrada. Una solución elegante es Boomerang, que tiene tanto para perspectiva si para Gmail consiste. Este último sólo funciona como complemento para los navegadores Firefox y Chrome.
El funcionamiento es tan sencillo como eficaz. Haga clic derecho en un correo electrónico y elija Boomerang (Outlook) o abra un mensaje y presione el botón ‘Boomerang’. Luego indicas cuándo quieres volver a recibir ese mensaje en tu bandeja de entrada. Inmediatamente después de su confirmación, el mensaje desaparece de su bandeja de entrada y reaparece en su bandeja de entrada a la hora solicitada. Muy útil, aunque la versión de Outlook resultó no muy fiable.
Consejo 7: gestión centralizada
Es posible que tenga diferentes direcciones de correo electrónico con diferentes servicios de correo web. Útil en sí mismo, pero registrarse periódicamente lleva mucho tiempo. ¿Por qué no reunir los mensajes de todas estas direcciones en un solo lugar? En realidad, eso es bastante fácil.
Por ejemplo, es perfectamente posible agregar la configuración de cuenta para sus direcciones de correo electrónico con un programa como Outlook o Windows Live Mail. Luego, el programa recupera todos los correos electrónicos (a través de POP3) y los reúne en un buzón. Tenga en cuenta que el correo ya no estará disponible a través del servicio web, a menos que haya optado conscientemente por dejar los mensajes recuperados en el servidor. Ahora también puede crear filtros (ver arriba) que etiquetan o colorean automáticamente los mensajes según la dirección web a la que se enviaron.
Otra posibilidad es tener todos los correos gestionados por un único servicio de correo web. En Gmail, por ejemplo, puedes organizar esto a través de ‘Configuración’, ‘Cuentas e importación’, después de lo cual seleccionas ‘Agregar tu propia cuenta de correo POP3’.
