¿Sabe cuántas computadoras tiene actualmente su empresa o cuántas licencias de software vencen en 2023? Muchas empresas responderÃan afirmativamente a esta pregunta, simplemente porque tienen una hoja de cálculo que alguien creó una vez para ordenar las cosas.
Digamos que, si ese es tu caso, quizás quieras seguir leyendo porque, lamentamos decirlo, no tienes las respuestas actualizadas a esas preguntas. ¡Pero no te preocupes porque para eso está la gestión de activos!
El software de gestión de activos está diseñado para ayudar a las empresas a rastrear, gestionar y proteger sus activos de TI. Por lo tanto, ya sea que tenga una empresa pequeña o grande, es fundamental mapear sus dispositivos y licencias de software, para que pueda comprender mejor lo que posee, usarlo sabiamente y ahorrar algo de dinero en el medio.
Para ayudarlo a buscar el mejor software de gestión de activos, preparamos una guÃa completa con sus beneficios, caracterÃsticas imprescindibles y mejores prácticas para implementar una estrategia ITAM.
¡Empecemos!
¿Qué es el ITAM?
Como sugiere su nombre, Gestión de Activos de TI (ITAM) Consiste en gestionar y realizar un seguimiento de los activos de TI de una organización. Eso incluye todo, desde hardware (por ejemplo, computadoras portátiles, impresoras) hasta software (por ejemplo, sistemas operativos, aplicaciones), licencias y contratos.
Su objetivo es ayudar a las empresas a optimizar el uso de los recursos tecnológicos y evitar gastos excesivos. Después de todo, puedes tomar decisiones más informadas sobre compras futuras si comprendes lo que tienes y dónde está.
Como mencionamos antes, es posible que ya tenga algún tipo de iniciativa ITAM si, por ejemplo, tiene una lista de inventario en Excel. Sin embargo, esta no es la mejor manera de gestionar activos por muchas razones:
No puede estar seguro de que el inventario esté actualizado.
Se necesita una eternidad para buscar algo.
No puedes establecer diferentes permisos para diferentes usuarios (por lo que todos deben editar la hoja de cálculo).
No dispone de métricas completas que le ayuden en el proceso de toma de decisiones.
En otras palabras: ITAM se trata de hacer el mejor uso de la infraestructura de TI de su empresa y al mismo tiempo reducir costos. Y eso es algo que no se puede lograr con una hoja de cálculo.
Hay muchos puntos clave que debes conocer sobre la gestión de activos y varias razones para invertir en ella:
Mejora de la toma de decisiones: Podrás tomar decisiones sobre futuras compras e inversiones basadas en datos. Dependiendo de otras aplicaciones de su organización, puede introducir estos datos en otras aplicaciones. informes y análisis visuales para mejorar sus capacidades de toma de decisiones.
Seguridad mejorada: Al realizar un seguimiento de todos sus activos de TI, puede identificar rápidamente cualquier riesgo potencial de seguridad y tomar las medidas necesarias para mitigarlo.
Cumplimiento mejorado: Puede estar seguro de que su empresa siempre cumple con las últimas regulaciones de la industria y está lista para cualquier auditorÃa que pueda surgir en el camino, evitando fuertes multas y otras sanciones.
Eficiencia incrementada: puede optimizar el uso de los activos de su empresa y asegurarse de que se asignen de manera eficiente, aumentando la productividad de su equipo y ahorrando tiempo (¡y dinero!) en el proceso.
Funciones imprescindibles del software de gestión de activos
Dado que existen muchas herramientas ITAM, y no todas son iguales, querrás asegurarte de obtener el mejor valor posible por tu dinero.
Aquà hay cuatro caracterÃsticas imprescindibles de cualquier buen software de gestión de activos.
1. Descubrimiento de activos
El primer paso para administrar sus activos es saber lo que tiene. Ahà es donde entra en juego el descubrimiento de activos. Esta función le permite escanear su red e identificar automáticamente todos los dispositivos y licencias de software conectados a ella.
2. Gestión de licencias de software
Una vez que sepa qué licencias de software tiene, ¡es hora de comenzar a administrarlas! Con esta función, puede realizar un seguimiento de qué licencias se utilizan, quién y cuándo caducan.
3. Inventario de hardware
Además de las licencias de software, también querrás realizar un seguimiento de tus dispositivos de hardware. De esta forma podrás saber exactamente dónde se encuentra cada dispositivo y quién lo utiliza.
4. Gestión de contratos
Otro aspecto importante de la gestión de activos de TI es realizar un seguimiento de los contratos de su empresa. Con esta función, puede estar seguro de que todos sus contratos están actualizados y cumplen con las últimas regulaciones de la industria.
4 beneficios clave del software de gestión de activos
Los beneficios del software de gestión de activos son muchos y variados, pero se pueden clasificar en cuatro áreas principales: eficiencia, cumplimiento, ahorro de costos y gestión del ciclo de vida de los activos.
Eficiencia: Uno de los principales beneficios del software de gestión de activos es que mejora la eficiencia del seguimiento y la gestión de activos. Automatizar el seguimiento y los informes de activos puede liberar tiempo de su personal para que pueda concentrarse en otras tareas. Además, puede ayudar a mejorar la precisión de los datos de los activos, reduciendo las posibilidades de que se cometan errores.
Cumplimiento: Otro beneficio clave de una herramienta ITAM es que puede ayudar a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Al realizar un seguimiento de los datos de los activos y mantenerlos actualizados, el software de gestión de activos puede ayudar a su empresa a evitar sanciones por incumplimiento. Además, también puede ayudarle a cumplir con sus obligaciones de diligencia debida al vender o enajenar activos.
Ahorro de costes: Una plataforma de gestión de activos permite a su empresa lograr ahorros de costes. Al evitar la necesidad de comprar activos duplicados o vender activos no utilizados, su empresa puede obtener importantes beneficios financieros. Además, puede ayudarle a negociar mejores condiciones con los proveedores al brindarle visibilidad de su inventario de activos.
Gestión del ciclo de vida de los activos: Por último, el software de gestión de activos le ayuda a gestionar mejor el ciclo de vida de sus activos. El seguimiento de los datos de los activos a lo largo de su ciclo de vida puede ayudarle a tomar decisiones más informadas sobre cuándo actualizar o reemplazar los activos. Además, también puede ayudarle a prolongar la vida útil de sus activos mediante una planificación adecuada del mantenimiento y las reparaciones.
LÃnea de fondo
El software de gestión de activos se ha convertido en los últimos años en una herramienta imprescindible para las empresas. A medida que el mundo se vuelve más digitalizado, la necesidad de realizar un seguimiento de los activos se ha vuelto cada vez más importante.
Si está buscando una herramienta de este tipo, no olvide que hay algunas cosas que debe hacer:
Descubra activos en su red.
Gestionar licencias y contratos de software.
Crear un inventario de hardware.
Además, una excelente experiencia de usuario y soporte 24 horas al dÃa, 7 dÃas a la semana son dos adiciones inteligentes a la lista.
¡Ahora es el momento de empezar a investigar opciones! Aunque el que elija dependerá de sus necesidades, equipo y presupuesto, es seguro que le brindará una serie de beneficios, incluida una mejor visibilidad de los activos, una mayor utilización de los activos y una reducción de costos.
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