Dirigir un equipo es bastante difícil en persona. Pero ahora, los gerentes de todo el mundo se enfrentan al nuevo territorio de hacerlo todo en línea.
Para algunos, es temporal. Pero para muchos, el trabajo en equipo remoto no irá a ninguna parte en el futuro previsible. Incluso después de que se asiente el polvo y la pandemia haya quedado atrás, la necesidad de administrar un equipo remoto de manera efectiva continuará hasta cierto punto.
Trabajar con equipos remotos viene con muchos de los obstáculos clásicos de la vida del gerente. Pero también presenta algunos nuevos bastante interesantes.
Y algunos de estos obstáculos separarán a los simples gerentes de equipo de los verdaderos líderes. La organización y las pautas son más importantes que nunca, pero también lo es brindar apoyo, comprensión y resiliencia.
Considere este artículo como su conjunto de herramientas para administrar trabajadores remotos. Vamos a ver algunos de los mayores desafíos que enfrentan los “líderes virtuales” de hoy en día, así como algunas mejores prácticas y herramientas que puede usar para superar esos desafíos y llevar a su equipo a la gloria.
Hagámoslo.
Desafíos de la gestión de empleados remotos
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Antes de que nos ensuciemos las manos con las soluciones, echemos un vistazo más de cerca a los desafíos clave de la gestión de empleados remotos: estructura, comunicación, productividad y confianza.
1. Estructura
Somos criaturas de hábitos. Desde ese tramo temprano en la mañana hasta una sesión informativa por la tarde y acurrucarnos en el sofá después de un largo día, nuestras rutinas son bastante consistentes.
Pero ahora que tanta gente está trabajando desde casa, todo esto está patas arriba. Es como si tuvieran que encontrar una rutina completamente nueva, además de las nuevas tensiones de hacer malabarismos con la vida personal y profesional dentro de las mismas paredes. Por no hablar de la educación en el hogar.
Agregue un montón de nuevas herramientas virtuales, métodos de comunicación y un nuevo entorno, y no es de extrañar que administrar equipos remotos pueda ser un torbellino.
2. Comunicación
La mayoría de la gente estará de acuerdo en que la comunicación cara a cara es la más fluida. Los profesionales solían entrar en la oficina de sus compañeros de trabajo y solucionar un problema en un minuto.
Ahora, nuestras bandejas de entrada están más inundadas que nunca y nos contactamos constantemente a través de herramientas de mensajería. Con el flujo de comunicación moviéndose significativamente hacia la tecnología, muchos están descubriendo que es más difícil colaborar y obtener las respuestas que necesitan en el momento en que las necesitan.
3. Productividad
Cuando combinas la falta de estructura con bloqueos en la comunicación, surgen problemas de productividad. Esto se aplica al entorno laboral, pero se amplifica en un entorno personal donde el equilibrio entre el trabajo y la vida es más importante que nunca.
No sé tú, pero yo soy más lúcido y eficiente cuando estoy en un entorno en el que puedo compartir ese enfoque con personas de ideas afines. Esa es una gran ventaja de estar en una oficina… pero ahora se ha desvanecido.
¿Y por qué ha sido reemplazado? El mismo lugar donde comemos helado en el sofá, tomamos siestas indiscriminadas y pensamos “Realmente debería llegar a eso” cada vez que vemos nuestra pila gigante de ropa sin doblar.
Hablar de señales mixtas.
4. Confianza
Al administrar equipos remotos, es absolutamente fundamental poder mantener el sentido de confianza, confiabilidad, trabajo en equipo y la confianza general de su equipo en que los apoya.
Pero cuando todos se esfuerzan por encontrar nuevas herramientas y procesos, y luego comunicarlos de manera eficiente, es más fácil que nunca perder esta confianza.
La investigación sobre esto tampoco ha cambiado: Liderar equipos remotos es mucho más difícil cuando su equipo no siente que está en contacto con sus necesidades y deseos.
Además de eso, debe calcular todos los desafíos adicionales de salud mental y física que conlleva una crisis mundial de salud pública.
Simple y llanamente: los gerentes deben trabajar más duro que nunca para apoyar a sus equipos.
Mejores prácticas de equipos remotos
1. Establece un horario de check-in diario o semanal
Al igual que tiene reuniones regulares de equipo en la oficina, cambie esos bebés a un entorno virtual. Es posible que incluso desee agregar registros adicionales hasta que su equipo encuentre su flujo y las cosas alcancen la máxima fluidez. Luego, puede volver a evaluar y elegir reducir la escala si lo considera conveniente.
Para empezar te recomiendo estableciendo una reunión diaria de tan solo 15 minutos (dependiendo del tamaño de su equipo, por supuesto).
En estas reuniones, puedes dar vueltas en círculo. Esto le da a cada miembro del equipo la oportunidad de decir:
Qué tienen planeado para el día o la semana Si tienen obstáculos actuales que les impiden realizar cualquier tarea o proyecto Qué necesitan de otros miembros del equipo para eliminar esos obstáculos o acelerar las cosas
Trate de hacer que el horario sea agradable para todos, como las 10 u 11 a. m. si tiene una jornada laboral regular de 9 a 5. Esto les da algo de tiempo para ser productivos por su cuenta, pero aún les permite manejar sus obstáculos temprano para que tengan tiempo de hacer las cosas.
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2. Escriba flujos de trabajo, procesos y roles
Trabajar con equipos remotos puede volverse muy complicado, muy rápido. A medida que cambia todas sus operaciones internas a virtuales, hay muchos pasos y elementos que pueden pasar desapercibidos.
La mejor manera de asegurarse de que todo fluya sin problemas es planificar todo lo que pueda. Y no me refiero a tu cabeza.
Crear documentos físicos que dan instrucciones paso a paso sobre cómo se deben hacer las cosas, cuándo se deben hacer y quién debe hacerlas.
Estos documentos pueden incluir:
Listas de verificación para cada elemento de un proyecto o tarea. “Libros de jugadas” que profundizan en los protocolos y procesos. Diagramas de flujo que ilustran qué hacer en circunstancias cambiantes. Plantillas, como guiones de divulgación o informes, que los miembros del equipo pueden completar fácilmente.
Coloque estos documentos en una unidad compartida o en una plataforma de gestión de proyectos, para que cualquiera pueda acceder a ellos en cualquier momento.
Estas prácticas herramientas de administración remota de equipos contribuyen en gran medida a garantizar que los miembros del equipo no se vean atascados esperando información que antes requería preguntarle a otra persona.
3. Pregunte proactivamente cómo puede apoyar a cada persona
Todo el mundo se está acostumbrando al nuevo ritmo de las cosas. Nadie piensa que esto es increíble y ventoso.
Para administrar un equipo remoto de manera efectiva, debe mostrarle a su equipo que comprende sus experiencias. También debe mostrar compasión, consideración y disposición para tratar de encontrarlos a mitad de camino.
En lugar de esperar a que se quejen de las cosas que apestan, pregúntales cómo puedes hacer que las cosas apestan menos. Hay varias maneras de obtener comentarios de manera proactiva:
Una vez a la semana durante una reunión de grupo, pregunte a todos cuál es su “puntuación de felicidad del equipo” en una escala del uno al diez. Organice reuniones individuales periódicas para que cada miembro del equipo tenga la oportunidad de expresar sus pensamientos con confianza. Envíe encuestas usando una herramienta como Google Forms o Survey Monkey.
Pregúntele a cada persona sobre las cosas que su equipo hizo bien y las cosas que pueden mejorar. Hágase las mismas preguntas sobre usted como líder.
Luego, haga lo que pueda para ayudar a cerrar las brechas y fomentar un sentido más fuerte de comunidad, colaboración y confianza de que está haciendo todo lo posible para cuidarlos.
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4. Lograr un equilibrio entre las reglas y la independencia
¿Mencioné que ahora es un momento extraño para todos?
Cada persona tiene sus propias circunstancias únicas y su propio horario diario a seguir. Esto se amplifica para las personas que viven con niños pequeños y otros familiares o compañeros de cuarto, que ahora están todos hacinados en casa.
Algunas personas florecerán con su nueva independencia. Algunos odiarán todo.
Aprender a administrar un equipo remoto significa lograr un delicado equilibrio. Por un lado, debe ser proactivo al establecer una estructura clara y sólida sobre cómo se pueden y deben realizar las actividades diarias.
Por otro lado, deberá permitir cierto margen de maniobra para que las personas encuentren su propio flujo y rituales, y descubran cómo encaja el trabajo en la gestión de sus vidas personales.
Una forma en que puede hacer esto es establecer marcos detallados sobre cómo se deben completar los proyectos, pero concéntrese más en los objetivos finales en lugar del tiempo que se necesita para completar cada paso.
En otras palabras: conserve esos documentos completos del consejo n.° 2, pero use su mejor juicio para dejar el martillo cuando las personas no cumplan con cada detalle.
Descubrirá que aplicar todas estas mejores prácticas será mucho más fácil cuando tenga las herramientas de administración de trabajo remoto adecuadas.
Repasemos algunas de las herramientas y el software más populares para ayudar a su equipo a alcanzar la eficiencia del modo bestia.
1. Zoom
Probablemente haya escuchado mucho sobre Zoom si aún no lo está usando. Era popular antes de la pandemia, pero su uso ha aumentado exponencialmente. Puede confirmar esto a través de la cantidad de memes de Zoom que ahora están llenos en Internet.
Zoom ofrece una cuenta gratuita que le permite reunirse por hasta 40 minutos con una persona ilimitada. Además, puede albergar hasta 100 participantes.
2. Flojo
Slack es otra de esas herramientas de administración remota de equipos que ves en todas partes. Y eso es porque es increíble.
Es una excelente alternativa a los correos electrónicos, en los que es posible que deba esperar horas para algo sobre lo que tomaría 15 segundos para conversar.
Puede crear canales para dividir temas, como un canal para cada uno de sus clientes de servicio o un canal para cada departamento de su empresa. Zoom también le permite integrar sus herramientas para compartir archivos y realizar llamadas de voz o videollamadas.
3. Trello
Trello es una herramienta de administración de proyectos simple pero hermosa que le permite dividir grandes proyectos en tareas individuales para que nada se quede atrás.
Este software de gestión de equipos remotos utiliza el método Kanban, que le ayuda a visualizar el flujo de trabajo en lugar de mirar largas y tediosas paredes de texto y listas de tareas pendientes.
Puede ver fácilmente dónde se encuentra cada uno en su proyecto, lo que impulsa la comunicación sin necesidad de llamar a cada miembro del equipo para obtener una actualización de estado. Y todo está envuelto con una funcionalidad súper simple de arrastrar y soltar.
4. Ultimo pase
¿Alguna vez ha tenido que esperar todo el día después de pedirle a un miembro del equipo una sola contraseña? Yo tengo, y es lo peor.
Una herramienta de administración de contraseñas como LastPass es una excelente manera de mantener todo en un lugar seguro, donde cualquiera puede acceder en cualquier momento que lo necesite.
Este software de administración de equipos remotos tiene excelentes críticas y mucha confianza en la industria, por lo que no debe preocuparse por la seguridad. Simplemente ingrese todas sus contraseñas y tenga la seguridad de que nadie volverá a sufrir un cuello de botella para iniciar sesión.
5. Calendario
Si usted y su equipo de repente se ahogan en las reuniones de Zoom, una herramienta de programación como Calendly puede ayudarlo a administrar sus citas y su valioso tiempo.
Se integra con su calendario en Google, iCloud, Office365 o Outlook y actualiza automáticamente su disponibilidad según sus preferencias. Luego, cualquier persona que quiera chatear contigo puede elegir una hora de tus espacios disponibles.
No más correos electrónicos de ida y vuelta. Simplemente navegar sin problemas y más tiempo para el trabajo real.
6. Zapier
Si está listo para subir de nivel su juego de eficiencia, Zapier tiene muchas funciones para automatizar varios aspectos de sus operaciones.
Este software de gestión de trabajo remoto se integra y conecta con más de otras 2000 aplicaciones. Mueve la información para que pueda tener continuidad sin tener que agregar manualmente la misma información en diferentes lugares.
Puede configurar “disparadores” para que cuando suceda una cosa, se realice una acción. Estos son solo algunos de las decenas de miles de ejemplos:
Guarde un archivo en Dropbox después de que alguien se lo envíe en Slack. Publique automáticamente sus nuevos artículos de WordPress en LinkedIn. Envíe un correo electrónico a través de Gmail cuando se actualice una fila de Hojas de cálculo de Google. Cree una nueva tarjeta de Trello a partir de un evento de Google Calendar.
Hay muchas posibilidades. Compruébalo y compruébalo por ti mismo.
Administrar equipos remotos como un jefe
Nadie se sorprende al escuchar que usted y su equipo podrían tener algunos desafíos adicionales mientras navegan por la pandemia y el cambio al trabajo virtual.
Aprender a administrar el trabajo remoto para su equipo requerirá que ascienda a la placa de liderazgo de algunas maneras importantes. Algunas de estas formas le serán familiares, pero algunas se sentirán completamente nuevas.
Todo está en la forma en que lo manejas.
Los mejores líderes virtuales se esfuerzan constantemente por equilibrar el pensamiento progresista, la planificación y la eficiencia con un poco de creatividad, resiliencia y compasión por las experiencias del equipo.
Ni siquiera necesita lograr este equilibrio a la perfección. Solo trabajar para lograrlo todos los días hace toda la diferencia.
