Ian Servin es un apasionado productor y director de videos independiente que ha trabajado con marcas como Ford y Nike en todo, desde pequeños proyectos hasta campañas complejas. Es escritor invitado en el Wistia Blog.
Soy un trabajador independiente, y eso significa que tengo una doble función como creativo y propietario de un negocio. Tan a menudo estoy elaborando propuestas o organizando reuniones como filmando algo.
Encontrar a los clientes correctos y formular un plan no es la parte más glamorosa de crear videos, pero definitivamente es la más importante. Desarrollé un sistema eficiente para ayudarme a pasar más tiempo detrás de una cámara y menos tiempo sentado en un escritorio.
Este es mi flujo de trabajo de 3 pasos que utilizo para mover clientes potenciales hacia propuestas firmadas.
La primera parte de un proyecto es entender lo que quiere un cliente potencial. El descubrimiento es el paso más importante y, a menudo, puede llevar más tiempo. Un cliente puede no saber lo que quiere, incluso si cree que lo sabe. Por lo tanto, es nuestro trabajo traducir sus objetivos en planes de juego factibles al hacer las preguntas correctas.
“Un cliente puede no saber lo que quiere, incluso si cree que lo sabe”.
Tengo un cuestionario simple que los clientes potenciales deben completar antes de tener una reunión inicial. Sus respuestas no solo me ayudan a comprender sus necesidades, sino que también pueden informarme rápidamente si encajan bien o si debo derivarlos a otra persona. Si no es una buena opción, es mejor que ambos lo sepamos antes de hacer grandes inversiones de tiempo.
Estas son las preguntas que hago:
_1. ¿Tienes una visión para este proyecto? Cómo se ve?
2. ¿Tienes algún ejemplo de videos o imágenes con un estilo o tono similar?
3.Al pensar en este proyecto, ¿cuáles son sus metas y objetivos generales?
4. ¿Cómo definiría usted el éxito?
5. ¿Qué tipo de presupuesto tiene reservado para este proyecto?
6. ¿Cuándo estás buscando empezar?
7. ¿Cuál es tu fecha límite ideal?
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Con estas 7 preguntas, puedo entender los conceptos básicos de lo que necesito lograr y estoy listo para comenzar a pensar en posibles enfoques. Necesitaré mucha más información para crear una propuesta, pero la guardo para el atasco creativo.
Transformé mi reunión de descubrimiento en un breve cuestionario en Typeform para acelerar el proceso y comenzar a crear más rápido.
El atasco creativo tiene lugar cuando me reúno con el posible cliente por primera vez. Nos da a ambos la oportunidad de hacer preguntas de seguimiento y analizar posibles enfoques para el proyecto. El objetivo de un creative jam es salir sabiendo toda la información que necesito para crear una propuesta.
Bloquearemos la visión general, hablaremos sobre logística y cómo ejecutaremos en el lugar. También hablaremos sobre lo que sucede después de la producción y crearemos un plan de distribución y promoción.
Al final de un atasco, el cliente y yo nos sentimos cómodos trabajando juntos y estamos en la misma página. Ellos sabrán exactamente qué esperar en la propuesta y no tendré que perder el tiempo haciendo un montón de revisiones antes de seguir adelante.
Creo plantillas específicas para el cliente en mi software de propuestas, Proposify, para ahorrar tiempo. En lugar de crear un nuevo documento desde cero, puedo agregar algunas variables y enviarlo para su aprobación de inmediato. No se requieren conocimientos de InDesign.
Mis propuestas son simples y directas. Ofrezco una descripción general de lo que estamos haciendo, un cronograma de cuándo lo estamos haciendo y un desglose del presupuesto para mostrar cuánto cuesta todo.
Si bien mis propuestas son breves, es muy importante que comuniquen claramente un plan de ataque. A menudo, las propuestas terminarán obteniendo la aprobación de partes interesadas que nunca ha conocido. Alguien debería poder irse con una comprensión de lo que está haciendo solo con la propuesta.
“A menudo, las propuestas terminarán obteniendo la aprobación de partes interesadas que nunca has conocido”.
Si desea ahorrar aún más tiempo, puede utilizar herramientas de automatización de marketing para potenciar su proceso de preproducción.
Seguí este excelente tutorial de Brennan Dunn para recopilar automáticamente correos electrónicos en mi sitio web, enviar mi cuestionario de descubrimiento y programar el atasco creativo. Utiliza Zapier y Drip para conectar herramientas que ya usaba, como Pipedrive, Typeform y Calendly, en un flujo de trabajo continuo.
Más recientemente, me di cuenta de que pasaba mucho tiempo estimando presupuestos, así que construí una herramienta (que se muestra a continuación) en Typeform usando sus funciones de calculadora y salto lógico. Sabe el tipo de producción que hago y lo que cuesta cada parte del proceso. Después de responder algunas preguntas, genera un presupuesto de producción bastante preciso que puedo escribir en una propuesta formal.
Esto ha sido especialmente útil para los clientes que necesitan la flexibilidad de múltiples opciones de alcance.
Al configurar un flujo de trabajo, ahorrará tiempo y estará seguro de que tiene toda la información que necesita para comenzar la producción. También es escalable, por lo que ya sea que sea un departamento de uno o parte de un equipo más grande, tendrá un proceso consistente al que ceñirse. El uso de herramientas comunes de automatización de marketing para impulsar este flujo de trabajo ahorrará aún más tiempo en la preproducción y allanará el camino para el éxito en el set.
