Apuesto a que cada persona en este planeta ha deseado más tiempo en algún momento u otro.
En un mundo en el que siempre estamos en apuros, el tiempo es nuestro mayor bien. Es nuestro mejor amigo y nuestro mayor enemigo al mismo tiempo.
Queremos disfrutar del tiempo que tenemos. Pero cuando estamos en modo comercial, también queremos lograr tanto como sea posible, lo más rápido posible. Todo el mundo puede relacionarse con esto, pero los empresarios y los solopreneurs sienten el aguijón aún más.
Aquí es donde la gestión del tiempo tiene enormes beneficios. Cuando está utilizando su tiempo de manera efectiva, tiene más espacio para respirar y hacer cosas.
Y lo mejor es que algunos de los consejos de administración del tiempo más increíbles son sorprendentemente fáciles de implementar.
Veamos algunos consejos y trucos de administración del tiempo para ayudarlo a maximizar su vida y recuperar un tiempo precioso en su día.
Los 10 mejores consejos de gestión del tiempo
1. Deja de trabajar a medias
Este es probablemente el mejor consejo de gestión del tiempo que puedo darte.
El trabajo a medias puede destruir su productividad. Pero lo peor de todo es que probablemente ni siquiera te des cuenta de la frecuencia con la que interfiere con la gestión de tu tiempo.
Me sorprendo inconscientemente trabajando a medias casi todos los días.
Es así: estás trabajando en un proyecto y te detienes a revisar compulsivamente tu teléfono, sin ningún motivo urgente. O tal vez eres una de esas personas que tiene 50 pestañas abiertas en su navegador, cambiando constantemente entre tareas.
El trabajo a medias es insidioso porque rompe nuestra concentración, a veces una y otra vez. Lleva mucho más tiempo terminar una tarea cuando no puedes aprovechar el flujo que obtienes cuando realmente te concentras.
Si usted es un medio trabajador en serie, es probable que esté dedicando más tiempo a las tareas en lugar de administrar ese tiempo de manera eficiente.
A veces, todo lo que se necesita es estar más atento y consciente cuando está sucediendo. Cuando puedes atraparte a ti mismo, esa es la mitad de la batalla.
2. Oculte su teléfono cuando no lo necesite absolutamente
Esto puede sonar tonto, pero funciona de maravilla para mí.
Como mencioné anteriormente, la verificación telefónica compulsiva es un gran problema en estos días. En una encuesta, el 65 por ciento de los participantes revisaban sus teléfonos 160 veces al día.
160 veces!
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Esto es especialmente cierto para los dueños de negocios, que siempre tienen algo que revisar. (Y desplazarse por las redes sociales suena mucho más atractivo que abordar ese proyecto que ha estado temiendo).
Es por eso que la distancia física es un factor importante en este consejo. Es posible que busque su teléfono por pura costumbre, pero una vez que se dé cuenta de que no está en su lugar habitual, recibirá un recordatorio rápido para que se concentre en la tarea que tiene entre manos.
Es increíblemente fácil hacer esto. Simplemente encienda su teléfono en silencio y déjelo en otra habitación.
Si no puede dejarlo en otra habitación, agregue uno o dos pasos adicionales para llegar a él, como colocarlo en un estante alto o debajo de una almohada. Cualquier lugar que no sea muy fácil de alcanzar sin pensar.
3. No dejes que tu correo electrónico te posea
¿Revisas tu correo electrónico cien veces al día? Para muchas personas, el correo electrónico puede distraer tanto como un teléfono.
Lo sé, lo sé: parece más fácil revisar los correos electrónicos a medida que los recibe en lugar de esperar hasta que haya 300 en su bandeja de entrada.
Pero esta es una de esas ideas engañosas de gestión del tiempo que tenemos. Cuando estás revisando constantemente tu correo electrónico, estás haciendo la mitad del trabajo. Estás dividiendo tu atención en diferentes ramas, lo que te impide dar el 100% a la tarea que tienes entre manos.
Intente configurar algunos momentos designados a lo largo del día para revisar su correo electrónico. Si es posible, redúzcalo a tres veces al día o incluso menos.
Aquí hay un ejemplo de una rutina de revisión de correo electrónico si está trabajando en un horario de 9 a 5:
Reserve 30 minutos para revisar su correo electrónico a primera hora de la mañana, a las 9 am (O puede manejar sus tareas más importantes primero para minimizar las distracciones, luego revise su correo electrónico a las 10 u 11 am) Otros 30 minutos o una hora antes del almuerzo ( o después del almuerzo si su primer cheque fue más tarde en la mañana). Su último cheque por 30 minutos a las 4 pm Esto le da más tiempo para terminar antes de terminar el día.
Modifique el cronograma hasta que encuentre lo que funciona mejor para su equipo (y su reloj interno).
4. Usa la Técnica Pomodoro
Cuando un proyecto es demasiado grande e intimidante, a menudo es más difícil concentrarse y asegurarse de que está usando su tiempo de manera efectiva. Puede impulsar su enfoque al dividir grandes proyectos y tareas en partes más pequeñas.
La Técnica Pomodoro hace maravillas para esto.
Este es uno de los trucos de gestión del tiempo más simples. Aquí está cómo hacerlo:
Trabaje durante 25 minutos en una tarea específica o grupo de tareas. Toma un descanso de cinco minutos. Repita este proceso cuatro veces. Tome un descanso más largo de 15 a 30 minutos. ¡Hazlo todo de nuevo!
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Puede usar un temporizador simple como el de Google (simplemente escriba “temporizador” en la barra de búsqueda).
O bien, puede probar un temporizador Pomodoro gratuito como Pomofocus. Tiene una interfaz limpia y simple que te permite elegir entre tres configuraciones: Pomodoro, descanso corto y descanso largo. Pomofocus también tiene un área ingeniosa debajo del temporizador para completar las tareas en las que está trabajando.
5. Realiza un seguimiento del tiempo que dedicas a cada proyecto
Nada como un poco de responsabilidad.
Lograr una mejor gestión del tiempo significa saber dónde se gasta realmente el tiempo. Ahí es donde puede ser útil comenzar a registrar la cantidad de tiempo que dedica a cada tarea y proyecto.
Esto será especialmente útil si decide utilizar la Técnica Pomodoro de la que hablé anteriormente, ya que ya tendrá un temporizador funcionando para tareas específicas.
Puede usar una aplicación de administración o seguimiento del tiempo para anotar su tiempo, o puede usar una buena hoja de cálculo a la antigua como yo.
He estado monitoreando mi tiempo durante algunos años y ha sido un impulso increíble para usar mi tiempo de manera efectiva. Desde que comencé, realmente no puedo usar la excusa de que no sé a dónde se fue mi tiempo porque está siendo rastreado a lo largo del día.
Recomiendo registrar su tiempo tanto como sea posible, en tantas tareas como sea posible.
Si te mantienes firme a largo plazo, tendrás una mejor idea de qué tareas tienden a consumir tu tiempo y en cuáles eres rápido.
Si está haciendo crecer un equipo, esta información puede ayudarlo a crecer sabiamente. Sabrá qué tareas delegar a otro miembro del equipo o continuar haciendo usted mismo, para que pueda maximizar el valor de cada minuto dedicado a construir su negocio.
6. Planifique su(s) día(s) con anticipación
Imagínate esto. Enciendes tu computadora por la mañana listo para aplastar el día. Tienes una lista mental de lo que necesitas terminar.
Pero revisas tu correo electrónico y te distraes con otra cosa. Luego, un miembro del equipo lo llama y lo distrae con otra tarea que no había planeado.
Y antes de que te des cuenta, son las 2 pm y no tienes idea de a dónde fue tu día.
¿Suena familiar?
Planifica con anticipación uno de esos sencillos pero masivos consejos de administración del tiempo que te ayudarán a evitar pasar días enteros en cosas que nunca planeaste.
Idealmente, podrá planificar una semana entera por delante. Pero sé que podría ser pedir demasiado cuando su mayor objetivo es administrar hoy.
Así que comience poco a poco: al final de su jornada laboral de hoy, planifique su día de mañana.
Si parece que siempre te distraes con otras tareas, ¡planifica eso! Piense en los momentos más comunes en los que se le acercan nuevas tareas, luego programe una hora en ese momento.
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7. Agrupa las tareas relacionadas
Volviendo a los conceptos de enfoque y flujo, podrá administrar el tiempo de manera eficiente si puede pasar fácilmente de una tarea a la siguiente si puede evitar grandes lagunas.
Las investigaciones muestran que cambiar de tareas con demasiada frecuencia puede agotar tu energía mental y agotarte más rápido. Esto significa que tomará mucho más tiempo terminar la misma tarea.
Cuando esté planificando su día, mire cada uno de los elementos de su lista de tareas pendientes.
¿Cuáles de ellos son similares? ¿Cuáles se pueden agrupar para que pueda permanecer en el mismo espacio de cabeza?
Por ejemplo, cuando trabajaba en una agencia de marketing, tenía que preparar un informe de desempeño para todos nuestros clientes a fin de mes.
Todos eran similares, así que bloqueaba uno o dos días y les dedicaba alrededor del 80 por ciento de la jornada laboral. Fue mucho más rápido que, digamos, escribir un informe por día durante una semana. Eso se debe a que generalmente usaba los mismos programas y manejaba los mismos tipos de información en todos los informes.
Piense en cómo puede usar la agrupación en su lista de tareas pendientes para ayudar a mantenerse en su propio flujo mental.
8. Pruebe una aplicación de gestión del tiempo
Resulta que la mayoría de la gente quiere mejores habilidades de gestión del tiempo. Es un mercado enorme.
Ya sea que esté buscando una computadora de escritorio o un dispositivo móvil, iOS o Android, hay muchas aplicaciones de administración del tiempo que pueden ayudarlo a mantenerse más concentrado durante el día.
Puede usar una aplicación de temporizador simple para realizar un seguimiento del tiempo que dedica, o puede probar una aplicación de gestión del tiempo más compleja que lo ayude a realizar un seguimiento de los objetivos en un período diario, semanal o mensual. Pruebe la organización simple basada en listas u obtenga más profundidad con técnicas como mapas mentales.
Algunas de estas aplicaciones incluso te permiten descargar informes para que puedas ver tu productividad y saber exactamente dónde necesitas mejorar.
Aquí hay algunos para ver:
9. Di “no” cuando lo necesites
Probablemente hayas escuchado este consejo antes. Vale la pena escucharlo de nuevo. Y otra vez si es necesario.
Es común tener dificultades para complacer a la gente. Después de todo, desea hacer felices a sus compañeros, colegas y seres queridos. Es fácil decir “sí” cuando alguien te pide algo, porque realmente quieres ayudar.
También es común decir “sí” con tanta frecuencia que te quemas por completo.
Hay una razón clave para esto: cuando aceptamos ayudar con tareas adicionales, a menudo estamos sacrificando nuestro propio tiempo personal. Esto significa que dedica menos tiempo al cuidado personal y se asegura de estar descansado y con energía.
A la larga, esto es una mala noticia.
Practica decir “no” cuando sepas en el fondo que necesitas ese tiempo para ti. Sé que puede ser difícil de hacer porque puede parecer que estás decepcionando a la otra persona.
Para ayudar a aliviar este sentimiento, aquí hay un excelente artículo de la Universidad de California, Berkeley, que le brinda cinco formas basadas en investigaciones para decir “no”.
10. No olvides beber agua y comer
Puede que esto no parezca uno de los mejores consejos de gestión del tiempo, pero confía en mí.
Soy el tipo de persona que se enfoca tanto que se olvida de nutrir su cuerpo. A menudo me pierdo comidas y me olvido de volver a llenar mi botella de agua. Y puedo sentirlo, a lo grande.
Cuando tenemos hambre o estamos deshidratados, es mucho más fácil perder la concentración. Nos cansamos y nos volvemos lentos y comenzamos a arrastrarnos en lugar de arar nuestra lista de tareas pendientes.
Esto no es solo una teoría.
Hay muchas investigaciones que confirman que nuestro rendimiento cognitivo mejora cuando estamos bien alimentados e hidratados. Un estudio en el American Journal of Clinical Nutrition mostró que beber agua aumenta la atención y la memoria.
Tu cerebro y tu cuerpo deben estar en plena forma si quieres ser un maestro en la gestión del tiempo, así que asegúrate de mirar esto de manera integral. Si descuidas tu salud, a la larga te alcanzará.
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El camino hacia una mejor gestión del tiempo
Usar su tiempo de manera efectiva puede ser sorprendentemente difícil.
Hay un millón de cosas que hacer en un día determinado, pero también hay un millón de oportunidades para distraerse mientras intenta eliminar su propia lista de tareas pendientes.
Esto se multiplica cuando trabajas en equipo, especialmente en una posición de liderazgo donde otras personas te reportan y te piden ayuda constantemente.
Existen algunos consejos de oro para administrar el tiempo, pero es posible que no todos funcionen para usted. La clave es seguir intentándolo hasta que encuentre lo que funciona mejor para su situación y necesidades únicas.
¿Tienes algún consejo que me perdí? Déjalos en un comentario y deja que todos lo sepan.
