Tener claro los indicadores clave de rendimiento (KPI) de un evento virtual desde el inicio de la planificación del evento es esencial para su éxito.
Los KPI determinan las métricas para medir el impacto de un evento y establecerlas antes del proceso de planificación puede ayudar a desarrollar estrategias que impulsarán el éxito del evento.
Los organizadores de eventos basan los KPI en los objetivos que pretenden alcanzar. Por lo tanto, para un evento virtual típico, sus KPI pueden ser como los siguientes:
Alcance ampliado y mayor asistencia: superando un punto de referencia de asistencia al evento anterior. Compromiso de contenido: ofrecer sesiones de eventos que resuenen con los asistentes para fomentar una sensación de entusiasmo. Interacción y creación de redes: aumento en el intercambio de mensajes privados y públicos, videollamadas 1: 1, chats grupales y otras interacciones durante el evento. Conocimiento de la marca: máximo conocimiento de la marca para patrocinadores y expositores en la plataforma del evento y la aplicación móvil del evento. Generación de prospectos: mayor generación de prospectos para patrocinadores de eventos. Mayor retorno de la inversión: maximización del retorno de la inversión del evento.
Puede tener KPI adicionales o menos dependiendo de su evento y las necesidades de su organización. Sin embargo, lo que más importa son las estrategias que creas para lograrlos. Usando los KPI anteriores como ejemplo, podemos considerar las siguientes estrategias para lograrlos:
Estrategia de promoción de eventos Estrategia de interacción con el contenido del evento Estrategia de redes de eventos Estrategia de ingresos y patrocinio de eventos Estrategia de seguimiento de eventos
¡Sigue leyendo para aprender más!
Estrategia de promoción de eventos
Se requiere una estrategia de promoción de eventos efectiva para expandir el alcance de su evento y aumentar la asistencia. Las siguientes sugerencias pueden ayudar a atraer una gran asistencia a su evento:
Identifica tu público objetivo
Considere los perfiles de asistentes a eventos anteriores y asistentes a eventos similares, luego cree un perfil de persona de asistente. Por ejemplo, puede encontrar tendencias similares dentro de algunas ocupaciones, industrias, ubicación geográfica e intereses. Utilice esta información para dirigirse a posibles asistentes en su campaña de promoción.
Crea una página de eventos que llame la atención
Cree una página de evento con una buena marca que destaque los beneficios de su evento, los oradores y la experiencia de evento única que está ofreciendo. También puede incluir un video breve en el que los oradores del evento compartan qué esperar y despierte el interés de los asistentes por el evento.
Utilice varios canales para comunicarse
Envíe su mensaje a los posibles asistentes mediante el marketing por correo electrónico, la promoción en las redes sociales, un comunicado de prensa, el correo directo y otros canales. También puede pedir a los asistentes anteriores, patrocinadores, socios y oradores que ayuden a correr la voz.
Estrategia de participación en el contenido del evento
El contenido del evento es una de las ofertas clave de un evento virtual. Debe encontrar excelentes oradores que tengan experiencia en atraer audiencias en un entorno virtual. Además, planifique su formato de entrega de contenido para atraer la máxima participación de los asistentes. Hay dos formas clave en que su equipo puede entregar contenido en un entorno de evento virtual:
Seminarios web en vivo: estos se presentan en tiempo real directamente en la plataforma de eventos virtuales, en lugar de ser producidos y transmitidos previamente durante el evento. Los seminarios web en vivo ofrecen la oportunidad de una interacción unidireccional donde un orador habla a la audiencia que escucha. También puede funcionar para una presentación estilo debate en la que un orador puede interactuar con los asistentes a través de su cámara web.
Seminarios web pregrabados: permiten que tanto los oradores como la audiencia interactúen mientras se transmite el contenido. Esto se hace mediante el uso de herramientas interactivas integradas como chat en vivo, encuestas y preguntas y respuestas. También puede usar estas herramientas durante presentaciones en vivo.
Estrategia de redes de eventos
La creación de redes es una parte esencial de cualquier evento, y la tecnología puede proporcionar la experiencia en un entorno virtual. A continuación se presentan algunas formas de brindarles a sus asistentes una experiencia de networking de calidad durante su evento.
Sesiones separadas Videollamadas 1:1 Chats de video grupales Foros de discusión pública Aplicación móvil para eventos
Las sesiones grupales y las videoconferencias grupales permiten discusiones más profundas dentro de una unidad de grupo más pequeña. Debido a este nivel de interacción, los asistentes pueden iniciar y participar en discusiones e interacciones humanas más ricas. Las videollamadas 1:1 llevan la interacción a un nivel personal y conducen a conexiones más profundas. Los foros de discusión públicos brindan puntos de conversación adicionales que pueden aumentar aún más la interacción entre los asistentes.
Tip: Dedica sesiones específicas para networking para que los asistentes sepan que es parte de la agenda del evento. Además, proporcione una aplicación de eventos móviles para la participación móvil y brinde a los asistentes acceso sobre la marcha.
Patrocinio de eventos y estrategia de ingresos
Su organización puede generar ingresos a partir de la venta de boletos, mercadería y ofreciendo contenido adicional para la compra. Sin embargo, el patrocinio y la exhibición son un componente clave para generar más ingresos por eventos. Proporcione un valor de patrocinio superior al ofrecer la máxima conciencia de marca y oportunidades de generación de oportunidades para los patrocinadores. A continuación se presentan algunas ideas a considerar:
Banners de plataforma Salas de exhibición virtuales y stands virtuales Comunicación por correo electrónico antes y después del evento Inclusión en la comunicación en el evento y notificaciones automáticas Algoritmo de emparejamiento (coincidir el perfil de los asistentes con los patrocinadores y ayudar a los patrocinadores a encontrar clientes potenciales)
También puede considerar ofrecer sesiones dedicadas a los patrocinadores durante el evento y ofrecerles oportunidades de venta.
Estrategia de seguimiento de eventos
Cree una estrategia de seguimiento sólida para mantenerse en contacto con los asistentes, facilitar la interacción, generar ingresos adicionales y recopilar comentarios. Considere las siguientes sugerencias:
Revise los análisis de eventos para desbloquear información de datos. Envíe encuestas posteriores al evento para obtener comentarios adicionales de los asistentes, oradores y patrocinadores. Reutilice el contenido del evento virtual y cree contenido adicional para la venta. Mantenga abierta la plataforma del evento para crear una comunidad durante todo el año.
Utilice la información recopilada de los análisis de eventos y los comentarios de las encuestas posteriores al evento para planificar una mejor estrategia para eventos futuros. La etapa posterior al evento de su evento es tan importante como cualquier otra etapa porque lo que haga en esta etapa puede ayudarlo a maximizar las ganancias de su evento y aumentar el ROI.
Después de su evento, mire las métricas y compárelas con sus KPI para determinar si sus estrategias de eventos alcanzaron efectivamente sus objetivos. De lo contrario, reconsidere su estrategia y descubra qué puede resonar más con su público objetivo.
Biografía del autor:
cristina tomlinson
Christina Tomlinson es vicepresidenta de marketing y eventos en Pathable. Con más de 8 años de experiencia en la industria de eventos, Christina se enorgullece de su creatividad, pasión por las personas y capacidad para crear experiencias memorables. Antes de unirse al equipo de Pathable, parte de la experiencia de Christina incluye dirigir un equipo como Directora Asociada de Eventos para un DMC en Austin, TX y marketing, planificación y ejecución de eventos de marca como Gerente Regional de Eventos en una agencia experiencial corporativa. A través de sus años de experiencia, Christina se esfuerza por seguir siendo una líder de opinión en su industria y otorga un gran valor a la evolución y el crecimiento en el espacio de eventos.
