¿Eres uno de los millones de trabajadores que recientemente se lanzaron de cabeza al trabajo remoto desde casa? Bienvenido a la tripulación.
Hay algunas categorías en las que puede caer cuando comienza por primera vez. Algunas personas descubren que fueron hechos totalmente para el trabajo remoto. Algunos tienen muchas cosas a las que deben acostumbrarse. Y hay otra categoría de personas que sienten que trabajar de forma remota es una completa anarquía y caos.
Pero la buena noticia es que, incluso si está en el último grupo, hay muchos consejos, herramientas y recursos para ayudarlo a ponerse al día lo más rápido posible.
En este artículo, repasaremos algunos consejos y trucos sobre cómo trabajar sin problemas con su equipo mientras nos aseguramos de que se mantenga productivo y cómodo. También obtendrá información sobre algunas de las mejores herramientas de colaboración para equipos y trabajadores remotos.
¿Listo para ser productivo? Hagámoslo.
5 claves para el éxito cuando se trabaja de forma remota
Ya sea que sea completamente nuevo en el trabajo remoto desde casa o tenga cierto nivel de experiencia, siempre hay margen de mejora. Aquí hay cinco cosas que debe abordar para asegurarse de que usted y su equipo se están preparando para obtener el máximo rendimiento y la mínima locura.
1. Comunícate en exceso hasta que encuentres tu flujo.
Cuando te sumerges por primera vez en el trabajo remoto desde casa, habrá muchas cosas que deben aclararse, especialmente si hay varias personas que necesitan encontrar un flujo de grupo además de encontrar su propio flujo personal.
Y, por supuesto, aparecerán nuevas necesidades que nunca antes habías esperado.
¿No está seguro de quién enviará el correo electrónico de resumen de la reunión? Pregúntale a tu equipo. ¿Tiene algún problema al configurar el nuevo software de gestión de proyectos? Consigue ayuda. ¿Tiene miedo de que una brecha en las clases virtuales de sus hijos interrumpa esa gran reunión de las 2 pm? Dígaselo a su jefe e intenten encontrar una solución juntos.
Puedo garantizarle personalmente que tendrá más problemas de los que puede predecir. Pero cuando eres lo más proactivo posible, estarás en una posición mucho mejor para manejar las cosas con calma y asegurarte de que todo salga bien.
2. Use “libros de jugadas” para mantener a todos en la misma página.
A medida que comience a usar nuevas herramientas y cree nuevas formas de hacer las cosas, documéntelos en “libros de jugadas”. Escriba todo en un lugar que sea fácilmente accesible para todos los miembros del equipo. Esto puede ser en su elegante plataforma de gestión de proyectos o algo gratuito y simple como un documento o una hoja de cálculo de Google Drive.
Cuando todo está muy claro en sus libros de jugadas, usted y su equipo pueden ser proactivos en lugar de reactivos. Esto significa máxima eficiencia, en lugar de pasar constantemente por los mismos pasos frenéticos de preguntar y esperar a que las cosas se resuelvan.
Cree tantos libros de jugadas como necesite y documente tanto como sea posible, incluyendo:
La persona o función que maneja tipos específicos de tareas, proyectos y problemas. Instrucciones paso a paso sobre cómo se completan, entregan e informan las tareas y los proyectos. Qué hacer cuando surgen ciertos problemas (documente cada problema a medida que los identifica y los aborda internamente). protocolo para abordar problemas urgentes, como problemas tecnológicos
No tiene que ser muy estricto con la implementación de todo al pie de la letra, pero tener todo presentado con detalles claros ayudará a quienes lo necesiten cuando lo necesiten.
3. Centrarse en el logro de objetivos.
Todos deberán encontrar su propio ritmo a medida que aprenden a dominar el trabajo remoto desde casa. Eso significa que todos variarán naturalmente en la forma en que hacen las cosas y cuánto tiempo dedican a ciertas tareas.
Si está administrando un equipo (o incluso si solo se está administrando a sí mismo), concéntrese en los objetivos finales y no tanto en el camino que se tomó para llegar a esos objetivos.
Esto deja margen a la hora de averiguar qué funciona mejor para cada persona. Puede parecer que las cosas van más lentas al principio, pero todos prosperarán con diferentes técnicas y hábitos. Dejar que las personas descubran su propio camino es, en última instancia, la mejor manera de aumentar la eficiencia y la productividad a largo plazo.
Por supuesto, querrá asegurarse de que las personas sigan los libros de jugadas cuando los tenga, pero deje un margen de maniobra para acomodar diferentes personalidades.
En la mayoría de las empresas, una parte del día se convierte en tiempo de “refrescarse”, o tiempo dedicado a socializar fuera del trabajo. eDe hecho, el dispensador de agua es un lugar sagrado donde los compañeros de trabajo pueden conversar, reír y descansar mentalmente de las listas de tareas del día.
Si socializar con sus compañeros de trabajo es algo que realmente disfruta (y no solo algo que se ve obligado a soportar), trate de asegurarse de tener ese tiempo de trabajo en equipo con ellos. Por ejemplo, uno de mis clientes virtuales creó un canal de Slack llamado “Watercooler” donde todos chateamos, compartimos artículos y memes, y otras cosas que definitivamente no forman parte de la descripción de nuestro trabajo.
Esto nos ayuda a mantener nuestro sentido de camaradería y asegura que podamos distraernos del trabajo de vez en cuando cuando queramos alguna interacción social.
Incluso podría considerar tener una hora feliz virtual donde todos traen una bebida y se ponen al día a través de una herramienta de videoconferencia como Zoom o Skype. Por supuesto, use su juicio aquí. No todos los lugares de trabajo son apropiados para un mezclador borracho.
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5. Presta atención a tu espacio de trabajo.
Su espacio de trabajo puede ser simultáneamente una de las desventajas y beneficios de trabajar de forma remota. Puede ser increíble cuando su viaje cambia de un viaje en automóvil o tren de 20 minutos a una caminata de 20 segundos desde su cama hasta su escritorio.
Pero si nunca antes ha trabajado desde casa, es posible que no tenga todo el equipo que necesita para estar perfectamente cómodo. Es posible que necesite trabajar en la mesa de su cocina en lugar de tener una oficina privada. Es posible que deba usar un taburete de bar en lugar de la elegante silla giratoria que le proporcionó su empresa.
Incluso si no es lo ideal, hay formas en las que puede mejorar su espacio de trabajo para aumentar su comodidad y productividad. Como mínimo, asegúrese de priorizar su comodidad física.
Aquí hay algunos consejos:
¿Problemas de espalda? Trate de colocar una almohada debajo de su trasero, utilícela como soporte lumbar en la parte baja de su espalda o instale un escritorio improvisado para no estar sentado todo el día.¿Problemas de cuello? Si le duele el cuello al mirar hacia abajo, intente apoyar su computadora portátil en algunos libros o compre un soporte barato.Ordena tu espacio. Limpia tu escritorio o mesa para que no haya distracciones inmediatas. Te sorprenderá lo mucho que esto puede ayudar.
Si trabaja para una empresa, lo más probable es que ya hayan sentado las bases para las herramientas que usted y su equipo utilizarán. En algunos casos, estas herramientas son solo una extensión de lo que usaba en la oficina.
Pero si usted es responsable de administrar un equipo o simplemente desea ser más eficiente con las personas o los clientes con los que trata regularmente, consulte estas increíbles herramientas que realmente pueden marcar la diferencia en su día a día. vida diurna
1. Herramientas de videoconferencia
Si tuviera reuniones regulares en persona, podría ser difícil dejar de fumar de golpe. Es por eso que tanta gente está usando herramientas de videoconferencia. Se encuentran entre las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos y lo ayudan a mantener ese sentido de cooperación y colaboración incluso desde sus propios hogares.
Además, la mayoría de las herramientas de videoconferencia incluyen funciones útiles como compartir pantalla, que le permite mostrar fácilmente a otros lo que hay en su pantalla para recorrer presentaciones o listas de tareas pendientes. Otras características incluyen grabación de video para enviar después de las llamadas, así como integraciones con su calendario. Algunas herramientas como Zoom incluso tienen fondos virtuales si el espacio de trabajo de su hogar no es el ideal.
Otras herramientas populares de videoconferencia incluyen:
2. Herramientas de chat
Las mejores prácticas de trabajo remoto dicen que hay que tener cuidado con las llamadas innecesarias. Es por eso que tener chat en tiempo real es una de las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos: aún puede manejar los problemas a medida que surgen, pero sin interrumpir la concentración o el horario de los demás.
Las herramientas de chat también ayudan a garantizar que un problema de cinco minutos no se convierta en una llamada de 20 minutos, que probablemente ya haya experimentado antes.
Aquí hay algunas herramientas de chat populares y probadas:
Consejo profesional: si bien estas herramientas pueden ser una verdadera bendición, tenga cuidado con el punto en el que pueden convertirse en una maldición. Algunas personas son unicornios mágicos que nunca se distraen con personas que intentan hablar con ellos todo el día mientras están en la zona. La mayoría de la gente no puede relacionarse con esto.
Verifique si su herramienta de elección tiene una funcionalidad de “No molestar” que desactiva la capacidad de su equipo para molestarlo durante todo el día. Verán que no estás disponible, y podrás recibir esos mensajes y volver con ellos cuando te funcione.
Todo el mundo gana.
3. Herramientas de gestión de proyectos
Si el trabajo remoto desde casa significa que debe cambiar la forma en que administra las tareas y los proyectos, es absolutamente fundamental asegurarse de que todo permanezca organizado y que todos sean responsables de su parte. De lo contrario, prácticamente estás pidiendo que se olviden tareas importantes.
Así es como las herramientas de gestión de proyectos salvan el día. Le permiten dividir grandes proyectos en los bloques de construcción más pequeños posibles y asignarlos a los miembros del equipo con fechas de vencimiento y todas las notas que necesitan.
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Si bien existen algunas herramientas de gestión de proyectos muy exigentes (piense en herramientas diseñadas para corporaciones internacionales), no siempre son necesarias para hacer el trabajo.
Aquí hay algunas herramientas de gestión de proyectos “iniciales” para explorar:
4. Rastreadores de tiempo
Si bien nuestros artículos anteriores mostraron algunas de las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos, los rastreadores de tiempo son realmente para su propio beneficio (¡o algo que puede compartir con otros para su propio beneficio!).
Estas herramientas pueden ser de gran ayuda para mantenerse productivo, especialmente cuando todavía está aprendiendo a hacer malabarismos con un millón de otras cosas en su vida personal además de navegar por el trabajo. Puede comenzar poco a poco con un temporizador simple o usar una herramienta más profunda que pueda registrar el tiempo para diferentes proyectos o realizar un seguimiento de la producción de todo un equipo.
Uno de mis consejos simples favoritos para trabajar de forma remota es configurar un temporizador en incrementos de 30 minutos y tomar descansos de cinco o 10 minutos en el medio. Al dividir un largo día en partes más pequeñas y digeribles, puedo mantenerme concentrado en la tarea en lugar de tratar de sumergir los dedos de los pies en demasiadas cosas a la vez. (O iniciar sesión en Facebook para desplazarse sin pensar por mi feed).
Aquí hay algunas herramientas de seguimiento de tiempo para individuos y grupos:
Aprender a trabajar de forma remota tiene que ver con la paciencia
Como probablemente ya se haya dado cuenta, el trabajo remoto desde casa es una bestia completamente diferente a lo que la mayoría de nosotros estamos acostumbrados. Si te sientes abrumado, frustrado o agotado tratando de encontrar tu propio ritmo, recuerda que tu experiencia es completamente normal.
El elemento más importante de la fórmula es el tiempo: solo debe seguir intentándolo hasta que encuentre las pautas, los procesos y las herramientas que funcionen mejor para usted y su equipo.
Y si sientes que no estás siendo tan productivo o eficiente como pensabas ahora, ¡eso también es normal! No es fácil entrar en el mundo del trabajo remoto, especialmente si tiene una gran lista de asuntos personales que atender.
A medida que escribe sus tareas diarias, asegúrese de agregar “tomar un poco de holgura” a su lista. ¡Buena suerte!
