Hace unos años, su organización dio un rápido giro hacia los eventos virtuales. En este giro, es posible que se haya apresurado a darle vida a sus eventos digitales, tomando atajos para asegurarse de tener un evento al que asistieran los invitados.
Sin embargo, las investigaciones han demostrado que estos eventos se mantendrán en el futuro previsible. Este artículo lo resume bien: “Es probable que las opciones de conveniencia temporales que surgieron como soluciones para una pandemia se mantengan para siempre”.
Esto significa que vale la pena revisar los factores clave de sus eventos virtuales y asegurarse de que están construyendo desde una base sólida. En esta guía, cubriremos los siguientes factores de los eventos virtuales:
- Sesiones de contenido y eventos
- Experiencia del expositor
- Estrategias de participación de los asistentes
Más allá de simplemente discutir cada factor, cubriremos consejos y estrategias para ejecutar con éxito esa parte de su próximo evento. Y recuerda, siempre puedes Traiga a un consultor de eLearning que se especialice en eventos virtuales. para ayudarle a darle vida a las estrategias.
Empecemos.
Sesiones de contenido y eventos
El contenido de su evento, organizado en sesiones individuales, es el “meollo de la experiencia” de la experiencia. La razón principal por la que los miembros asisten a su evento es para participar en estas sesiones, ya que a través de las sesiones pueden aprender nueva información, establecer contactos con pares y más.
Debido a esto, el contenido es la base central de su evento y, al menos, es el único factor al que desea priorizar la ejecución efectiva. Al revisar la estrategia de contenido de su evento virtual, asegúrese de considerar los siguientes aspectos:
- Formato de presentación: Hay algunas formas diferentes de presentar contenido a los invitados al evento. Puede pregrabar las sesiones magistrales y los oradores y luego transmitir esas grabaciones durante el evento. O bien, puede transmitir sesiones en vivo y hacer que los oradores realicen sus presentaciones ante una audiencia en vivo, de manera similar a como lo harían en un evento en persona. Cada enfoque tiene sus propios beneficios y desafíos; por ejemplo, la grabación previa elimina cierta presión del día del evento en sí, pero puede ser más difícil desde el punto de vista logístico coordinar con los oradores antes del evento.
- Diseño del evento: Esto se refiere a cómo está estructurado el contenido en sí. Un diseño más tradicional se parecería a un seminario web: un orador con un PowerPoint bidimensional. Un diseño combinado podría incluir esta presentación estilo seminario web, así como paneles de discusión en vivo con múltiples panelistas y esfuerzos de participación de la audiencia, que discutiremos más adelante en este artículo.
- Momento del contenido: Considere cuánto durarán las sesiones y el tiempo entre ellas. Las sesiones más largas de 60 minutos se prestan bien para paneles de discusión y presentaciones en profundidad, donde puede tener 45 minutos de contenido y 15 minutos de preguntas y respuestas. Las sesiones de duración media de 30 minutos funcionan bien con 20 a 25 minutos de contenido y una sesión rápida de preguntas y respuestas de 5 a 10 minutos. Por último, las sesiones de 15 minutos funcionan bien para historias de clientes, segmentos de entretenimiento y otras opciones en las que no planea responder preguntas de la audiencia. Considere este cronograma de ejemplo:
- Valor continuo: El hecho de que esté transmitiendo contenido en vivo no significa que solo sea valioso en este momento. Considere grabar cada sesión del evento y reutilizarla para su uso posterior. Puede compartirlo con los inscritos en el evento que se perdieron una o dos sesiones, venderlo bajo demanda a miembros de la organización que no pudieron asistir o incluso utilizarlo como parte de su estrategia de marketing de contenidos.
La forma en que elija estructurar el contenido de su evento dependerá en gran medida del tipo de contenido que incluirá; por ejemplo, es posible que desee incluir sesiones más largas y participación en vivo (en lugar de grabaciones previas) para eventos creados en torno a oradores principales y oportunidades de networking. .
Sin embargo, tu software de experiencia virtual También puedes establecer limitaciones sobre el tipo de contenido que puedes compartir y cómo hacerlo. Revise su tecnología para asegurarse de que sea compatible con el tipo de contenido que desea compartir.
Experiencia del expositor
Los eventos son una oportunidad de ingresos para su organización, pero no sólo a través de las entradas para eventos que vende. Los patrocinadores y expositores de eventos también son valiosos generadores de ingresos para su evento, por lo que es importante brindarles una excelente experiencia.
Cuando planifica la experiencia del patrocinador, hay dos facetas principales que debe tener en cuenta: los tipos de oportunidades de patrocinio que ofrecerá y cómo valorará esas oportunidades.
En cuanto a los tipos de oportunidades de patrocinio, considere las siguientes opciones:
- Chat en vivo: Esto implica equipar a los patrocinadores con sus propias salas de chat en vivo u otras funciones que les permitan enviar mensajes directamente a los invitados al evento que puedan estar interesados en sus productos o servicios.
- Sala de carteles: Una sala de carteles virtual implica que los patrocinadores creen un “póster” digital que muestre su marca. Los invitados al evento pueden desplazarse por los carteles y saber qué empresas patrocinan el evento.
- Programación de reuniones: Equipe a los patrocinadores con sus propias salas de reuniones virtuales y permítales programar reuniones individuales con invitados que puedan estar interesados en sus ofertas.
- Stands virtuales: Con un stand virtual, los patrocinadores pueden proporcionar información sobre su producto o servicio a través de panfletos, folletos, vídeos de productos y enlaces a su sitio web.
- Evento de mercadeo: Considere ofrecer a los patrocinadores opciones de medios pagos más tradicionales, como anuncios gráficos y pancartas en su plataforma de eventos virtuales. También puede permitir que los patrocinadores muestren su logotipo en su divulgación previa al evento, como en campañas de correo electrónico y redes sociales.
Elija qué oportunidades se alinearían bien con su evento y comience a crear paquetes de patrocinio.
Considere la posibilidad de crear paquetes de patrocinio escalonados, como un paquete Gold que presente la mayor cantidad de oportunidades o las de mayor valor, un paquete Silver que presente un poco menos de oportunidades y un paquete Bronce que incluya ventajas de patrocinio básicas. A partir de ahí, limite la cantidad de cada nivel que ofrece para aumentar la demanda. Si todos los patrocinadores pueden comprar el paquete “Oro”, será difícil destacarlos adecuadamente o defender que sea la opción más valiosa.
Estrategias de participación de los asistentes
En este punto, los invitados a su evento han estado asistiendo a eventos virtuales durante casi tres años. Si bien muchas personas son fanáticas de la experiencia de los eventos virtuales y la mayor accesibilidad que brinda, también es cierto que es fácil perder la concentración cuando miras la pantalla de una computadora.
Las estrategias de participación de los asistentes son cruciales para volver a involucrar a los invitados al evento que han perdido la concentración. Esto incluye estrategias como:
- Chat en vivo: Ofrezca a los invitados la posibilidad de conversar entre ellos, con los organizadores y presentadores del evento durante todo el evento. Los invitados pueden enviar preguntas, comentarios e ideas para ser participantes activos en cualquier sesión.
- Sesiones de preguntas y respuestas: Durante las sesiones, brinde a los invitados la oportunidad de compartir cualquier pregunta que tengan sobre el contenido y recibir respuestas. Esto los anima a escuchar durante todo el evento y aprovechar al máximo cada sesión.
- Foros de discusión: Considere la posibilidad de crear foros de discusión que se centren en temas y aspectos específicos de su evento. Los invitados que encontraron las sesiones particularmente valiosas pueden establecer contactos con otros invitados que tengan intereses compartidos.
Por último, considere incluir breves descansos durante el evento para permitir que los invitados se alejen de sus computadoras. Cuando hayan programado descansos para alejarse, los invitados podrán concentrarse más intensamente durante las sesiones del evento.
Si bien inicialmente pasamos a eventos virtuales hace unos años, está claro que estos eventos se mantendrán en el futuro. Vale la pena revisar los cimientos de sus eventos para asegurarse de que está preparado para el éxito mientras continúa organizando este tipo de evento.
Al abordar el contenido y las sesiones del evento, la experiencia del expositor y la participación de los asistentes, cubrirá todas las facetas clave necesarias para un evento sólido. ¡Buena suerte!
Amber Winter es la directora de ventas y marketing de Web Courseworks. Está comprometida a ayudar a los ejecutivos de asociaciones a aprovechar el potencial de sus programas educativos y convertirlos en generadores de ingresos de alto rendimiento. Amber fue nombrada una de las 40 personas menores de 40 años de Madison, Wisconsin, y la vendedora número uno de LMS por Talented Learning.
