Cuando trabaja con una gran cantidad de datos y valores en una hoja de cálculo, es posible que desee administrar mejor cómo verlos. Ingrese a Filtros. Los filtros dentro de Google Sheets permiten a los usuarios analizar grandes conjuntos de datos de manera más eficiente al separar temporalmente los datos menos significativos de la hoja de cálculo.
En esta publicación, lo ayudaremos a simplificar el proceso de creación de filtros en Google Sheets, usando diferentes opciones de filtrado, en qué se diferencia la función de las vistas de filtro y cómo usarlas también.
¿Qué son los filtros dentro de Google Sheets?
Los filtros te permiten encontrar algo que buscas dentro de tu hoja de cálculo en Google Sheets. Si ha agregado muchos datos a su hoja de cálculo y tiene dificultades para localizar un determinado carácter o valor, puede usar filtros para especificar los criterios que Sheets empleará para obtener los resultados deseados. De esta manera, puede ocultar datos de las Hojas de cálculo que no desea ver para que solo las cosas que busca sean visibles en la pantalla.
Puede crear filtros basados en diferentes condiciones, puntos de datos o colores, y cuando los aplique, la hoja con nuevo formato será visible no solo para usted sino para todos los que tengan acceso para ver su hoja de cálculo.
Cómo crear un filtro en el sitio web de Google Sheets
La capacidad de crear filtros está disponible en Google Sheets en la web y cuando se usa la aplicación Google Sheets en el teléfono. En esta sección, nos limitaremos a crear filtros en la web y explicaremos cómo hacerlo en la aplicación Google Sheets más adelante.
Si desea agregar un filtro a su hoja de cálculo, cualquier persona con quien comparta la hoja de cálculo podrá verlo y acceder a él. Antes de crear un filtro, debe seleccionar un rango de celdas en las que puede crear un filtro. Para esto, abra una hoja de cálculo que desee editar en Google Sheets y seleccione manualmente las celdas para las que desea crear un filtro seleccionando una celda y arrastrando el cursor a lo largo de su selección.
Si desea seleccionar columnas enteras, haga clic en los encabezados de las columnas en la parte superior y para seleccionar varias, presione y mantenga presionado el botón Control o CMD en su teclado al seleccionar las columnas deseadas.
Para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo, haga clic en el rectángulo en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo donde la columna A y la fila 1 se encuentran fuera del área de la hoja de cálculo.
Cuando haya seleccionado el rango de celdas que desee, puede crear un filtro haciendo clic en el Pestaña de datos desde la barra de herramientas en la parte superior y luego seleccionando Crear un filtro.
Cuando hagas eso, verás íconos de filtro en la parte superior de las columnas que seleccionaste para crearlos. Luego tendrá que personalizar los filtros para cada una de las columnas según sus requisitos.
Para comenzar a filtrar una columna, haga clic en el icono de filtro presente dentro del encabezado de esa columna en particular.
Ahora podrás filtrar tus datos desde las siguientes opciones:
- Filtrar por color
- Filtrar por condición
- Filtrar por valores
Explicaremos qué hace cada una de estas opciones y cómo usarlas a continuación.
1. Filtrar por color
Cuando seleccione esta opción, podrá ubicar celdas en una columna que estén marcadas con un color específico.
Puedes especificar el color interior. Color de relleno o Color de texto para filtrar los conjuntos de datos que estás buscando dentro de la hoja de cálculo.
Cuando selecciona un color para filtrar la columna, solo las filas y celdas que presentan el color seleccionado aparecerán dentro de la hoja de cálculo.
2. Filtrar por condición
Esta opción le permite filtrar celdas que contienen textos, números, fechas o fórmulas específicas. También puede utilizar este filtro para seleccionar celdas en blanco. Para obtener más opciones, haga clic en el Filtrar por condición opción y esto revelará un menú desplegable desde donde puede elegir una condición.
Para seleccionar una condición, haga clic en Ninguno.
Desde allí, puede elegir criterios específicos entre estas opciones:
Para celdas vacías: Si busca filtrar celdas con o sin celdas en blanco, seleccione Esta vacio o No está vacío en el menú desplegable.
Para celdas con textos: Si se trata de caracteres textuales, puede filtrar la columna buscando textos que contengan ciertos caracteres, que comiencen o terminen con una palabra/letra, o que tengan exactamente el conjunto específico de palabras que menciona. Puede hacerlo seleccionando cualquiera de las opciones que desee entre: El texto contiene, El texto no contiene, El texto comienza con, El texto termina cony El texto es exactamente.
Cuando seleccione estos criterios, obtendrá un cuadro de texto a continuación para ingresar las palabras, caracteres o letras como parámetro.
Para celdas con fechas: si la columna que está filtrando tiene fechas enumeradas dentro de sus celdas, puede filtrarla desde estas opciones: La fecha es, la fecha es anteriory la fecha es posterior.
Cuando seleccione cualquiera de estas opciones, obtendrá un menú de fecha donde podrá elegir un período o fecha específica en el menú desplegable.
Para celdas con números: Si las celdas de una columna que está filtrando tienen números, puede elegir entre los siguientes criterios para las celdas que se filtrarán: Mas grande que, Mayor qué o igual a, Menos que, Menos que o igual a, Es igual a, No es igual a, Está entrey no esta entre.
Al seleccionar cualquiera de estas opciones, se mostrará un cuadro de “Valor o fórmula” donde podrá escribir los parámetros que desee.
Para celdas con una fórmula: si está buscando celdas que albergan una fórmula determinada, puede filtrar la columna usando el La fórmula personalizada es opción del menú desplegable donde puede ingresar la fórmula y ver las celdas que la presentan.
En el cuadro “Valor o fórmula” que aparece a continuación, escriba la fórmula que desea buscar.
3. Filtrar por valores
Quizás una forma más sencilla de filtrar columnas basadas en números sea utilizar el Filtrar por valores opción.
Cuando selecciona esta opción de filtrado, verá todos los valores que se especifican dentro de las celdas de la columna seleccionada. Estos valores se seleccionarán de forma predeterminada para indicar que todas las celdas están actualmente visibles. Si elige ocultar ciertos valores de la columna, haga clic en ellos.
Dependiendo del número de valores disponibles en la columna, puede hacer clic en Seleccionar todo o Claro para seleccionar todos los valores u ocultar todos los valores respectivamente de la columna.
Cuando haya terminado de seleccionar el filtro deseado, haga clic en DE ACUERDO en la parte inferior del menú adicional Filtros.
Su hoja de cálculo ahora estará alineada de la forma en que filtró usando las opciones anteriores.
Puede personalizar otras columnas de la hoja eligiendo una opción de filtro e ingresando parámetros de la misma manera que arriba.
Cómo crear un filtro en la aplicación Google Sheets en Android y iPhone
También puedes usar filtros con la aplicación Google Sheets en tu teléfono. Para usarlos, abra el Hojas de cálculo de Google aplicación en su dispositivo Android o iPhone y seleccione la hoja de cálculo que desee editar.
Cuando se abra la hoja de cálculo, toque el icono de 3 puntos en la esquina superior derecha.
En la barra lateral que aparece a la derecha, toca Crear un filtro.
Ahora verá iconos de filtro visibles en los encabezados de todas las columnas de la hoja de cálculo. A diferencia de la web, no puedes crear un filtro para una columna específica en la aplicación. Cuando usa la opción Crear un filtro, Hojas de cálculo agregará filtros a cada columna de su hoja de cálculo.
Para personalizar un filtro en una columna, toque el icono de filtro correspondiente a esa columna.
Verá opciones de filtrado en un cuadro emergente que aparece en la mitad inferior de la pantalla. De manera similar a las opciones en la web, obtendrá opciones para filtrar por condición, color o valores.
Cuando seleccionas Filtrar por condiciónpodrá seleccionar los criterios que desee para filtrar el conjunto de datos y luego agregar los parámetros requeridos para obtener los resultados.
Cuando seleccionas Filtrar por colorPuedes elegir Color de relleno o Color de texto y elige el color del que quieres filtrar los valles.
Aunque la opción Filtrar por valores no está etiquetada, se puede usar seleccionando los valores deseados entre los existentes en las celdas de la columna. Estos valores aparecerán debajo de la sección “Filtrar por color” como se muestra en la captura de pantalla siguiente.
Dependiendo del número de valores a elegir, puede utilizar el Seleccionar todo o Claro opciones para elegir sus valores preferidos para filtrar los conjuntos de datos.
Una vez que haya creado los filtros necesarios, toque el marca de la señal en la esquina superior izquierda para confirmar los cambios.
La hoja de cálculo ahora se reorganizará según los filtros que personalizó en ella.
¿Qué sucede cuando creas un filtro?
Cuando crea un filtro dentro de Google Sheets, solo las filas y celdas de la columna que cumplan con los criterios que mencionó en el filtro serán visibles dentro de la hoja de cálculo. El resto de celdas de la columna así como sus respectivas filas permanecerán ocultas mientras se aplique el filtro.
Las columnas filtradas tendrán un ícono similar a un embudo en lugar del ícono de Filtro dentro del encabezado de la columna en la parte superior.
Los filtros que crea y personaliza no son temporales, lo que significa que podrá verlos cuando acceda a la misma hoja de cálculo en el futuro. Esto también significa que cualquier persona que tenga acceso a esta hoja de cálculo también puede ver los filtros que aplicó y cambiarlos si tiene permisos de edición.
Si desea agregar filtros a otras columnas cuando hay un filtro existente en una columna de la hoja de cálculo, primero deberá eliminarlo y luego crear filtros en más columnas. De manera similar, si tiene filtros en varias columnas, no podrá eliminar un filtro de una columna y conservar el resto; La eliminación de un filtro ocurre en toda la hoja de cálculo.
Vista Filtro vs Filtro: ¿Cuál es la diferencia?
Los filtros son útiles cuando analizas datos en una hoja de cálculo a la que solo tú tienes acceso. Si está colaborando con otras personas en una hoja de cálculo, usar filtros u ordenar columnas cambiará la vista para todos los que tengan acceso a la hoja y, si tienen privilegios de edición, también podrán cambiar el filtro por su cuenta. Sin embargo, los usuarios que solo tienen acceso de visualización a la hoja de cálculo no podrán aplicar ni cambiar filtros aquí.
Para una experiencia de colaboración fluida, Google Sheets ofrece una opción de Vista de filtro que las personas pueden usar alternativamente. Con Filter Views, podrá crear filtros personalizados que resalten conjuntos de datos específicos sin cambiar realmente la vista original de la hoja de cálculo. A diferencia de los filtros, las vistas de filtro no afectan el aspecto de la hoja de cálculo para otras personas con las que estás colaborando, ya que solo se aplican temporalmente por tu parte.
A diferencia de los filtros, puede crear y guardar múltiples vistas de filtros para ver diferentes conjuntos de datos. Los usuarios que solo tienen acceso para ver una hoja de cálculo, lo cual no es posible con filtros, también pueden aplicar vistas de filtro. También puede duplicar una vista y modificarla para mostrar otros conjuntos de datos y también puede compartirlos con otras personas para que puedan obtener la misma vista de la hoja de cálculo que usted sin alterar la vista original.
Cómo crear una vista de filtro en Google Sheets
Como se explicó anteriormente, la Vista de filtro funciona de manera similar a los Filtros en Google Sheets sin modificar el contenido real o la vista de la hoja de cálculo. De esta manera, puede analizar un conjunto específico de puntos de datos sin aplicar el filtro de forma permanente en la hoja. Filter View ofrece el mismo tipo de opciones de filtro que los filtros en Google Sheets; lo que significa que puede usar las opciones Filtrar por color, Filtrar por condición y Filtrar por valores de manera similar a cómo agrega parámetros para los filtros.
Antes de crear una vista de filtro, seleccione un rango de celdas donde desea aplicar la vista. Puede seleccionar columnas enteras haciendo clic en la barra de herramientas de la columna o seleccionar la hoja completa haciendo clic en el rectángulo donde la columna A y la fila 1 se unen fuera de la hoja.
Cuando se selecciona un rango de celdas, haga clic en el Pestaña de datos desde la barra de herramientas superior y vaya a Filtrar vistas > Crear nueva vista de filtro.
Ahora verá una barra negra en la parte superior, fuera del área de la hoja de cálculo con filas y columnas ahora marcadas en tonos gris oscuro.
De manera similar a los filtros, verá un ícono de Filtro dentro de cada uno de los encabezados de columna que seleccionó para crear la vista de Filtro.
Para personalizar una columna con una vista de filtro, haga clic en un Icono de filtro dentro del encabezado de la columna que desea filtrar.
Al igual que con los filtros, seleccione cómo desea filtrar la vista de la hoja de cálculo entre estas opciones: Filtrar por color, Filtrar por condicióny Filtrar por valores.
Después de seleccionar su opción de filtro, especifique los parámetros que deben pasar las celdas para que se muestren dentro de la hoja de cálculo.
Una vez listo, haga clic en DE ACUERDO para aplicar la vista de filtro a la columna seleccionada.
La hoja de cálculo ahora se reorganizará según la vista de filtro que haya configurado.
Dependiendo de la cantidad de columnas para las que creó una vista de filtro, es posible que deba repetir este paso para personalizarlas una por una. También puede crear más vistas de filtro para otras columnas en una hoja de cálculo para ver conjuntos de datos independientes en diferentes momentos.
Cómo eliminar filtros y vistas de filtro en Google Sheets
Los filtros y las vistas de filtro funcionan de manera similar en términos de funcionalidad, pero si desea deshabilitarlos o eliminarlos, el proceso es diferente para ambos.
Eliminar filtros de Google Sheets
Si creó un filtro en una columna con atributos específicos, puede eliminar los atributos para restablecer el filtro o eliminar el filtro por completo de la hoja de cálculo.
Para restablecer un filtro en una columna existente con un filtro, haga clic en el Icono de filtro en el encabezado de la columna.
Ahora, haga clic en la opción de filtrado que eligió para analizar los puntos de datos y seleccione Ninguno en el menú desplegable que aparece debajo de la opción de filtrado.
Para confirmar el reinicio, haga clic en DE ACUERDO.
La columna se restablecerá a su vista original, pero el icono de filtro seguirá siendo visible.
Para eliminar el icono de filtro de la columna, haga clic en el Pestaña de datos en la barra de herramientas superior y seleccione Quitar filtro.
Google Sheets ahora eliminará los filtros en todas las columnas de su hoja de cálculo. Al eliminar un filtro de una columna, sólo debe tener en cuenta que los filtros de otras columnas también se eliminarán.
Eliminar vistas de filtro de Google Sheets
Si ha creado una vista de filtro, tiene la opción de cerrarla por ahora sin necesidad de eliminarla de su hoja de cálculo. También puede cambiar de una vista de filtro a otra dentro de la misma hoja de cálculo o eliminar una vista de filtro para evitar que se muestre en Google Sheets.
Para desactivar la vista de filtro actual desde una hoja de cálculo, haga clic en el icono x en la esquina superior derecha dentro de la barra gris oscuro en la parte superior.
Esto cerrará la vista del filtro y la devolverá a la vista original de la hoja de cálculo.
Si tiene varias vistas de filtro y desea eliminar una de ellas, aplique primero la vista que desea eliminar. Después de aplicarlo, haga clic en el Pestaña de datos en la barra de herramientas superior y vaya a Filtrar vistas > Filtrar opciones de vista > Borrar.
La vista de filtro activa ahora se eliminará de la hoja.
Si desea eliminar todas las vistas de filtro de su hoja de cálculo, haga clic en el Pestaña de datos en la barra de herramientas superior y vaya a Filtrar vistas > Eliminar todas las vistas de filtro.
Todas las vistas de filtro que haya creado dentro de la hoja de cálculo ahora se eliminarán y ya no podrá aplicarlas en Google Sheets.
Eso es todo lo que necesita saber sobre el uso de filtros en Google Sheets.
