Organizar una reunión nunca ha sido una experiencia divertida para nadie, ya sea una reunión familiar o una reunión de profesionales de diferentes organizaciones. Claro, puede enviar invitaciones a todos los diferentes participantes, pero luego se verá inundado con diferentes correos electrónicos de diferentes fuentes con horarios únicos y diferentes.
Programarlos y administrarlos todos se convertirá en un procedimiento tedioso que consiste en varios hilos de conversación y fechas que es posible que deba rastrear por su cuenta. Hay una manera simple de organizar todo esto y hacer que el proceso de programar una reunión sea mucho más simple y es Doodle.
RELACIONADO: Cómo enviar un correo electrónico como archivo adjunto
¿Qué es la aplicación Doodle: Easy Scheduling?
Doodle es una aplicación de productividad que te ayuda a programar reuniones entre diferentes clientes, amigos o familiares. Ya sea que sea una banda que busca organizar improvisaciones, una familia que planea unas vacaciones junto con diferentes miembros de todo el país o una simple reunión entre todos sus amigos, Doodle puede ayudarlo con todo.
Doodle funciona al sincronizarse con su calendario y al permitirle crear encuestas de votación para diferentes participantes. Todas las partes involucradas pueden registrar sus horarios y fechas convenientes en esta encuesta, lo que puede simplificar mucho el proceso de encontrar la fecha y la hora más adecuadas.
La aplicación le permite crear una encuesta para los participantes previstos que incluye el intervalo de fechas y los horarios deseados. Los invitados pueden seleccionar las fechas y horarios más adecuados para ellos de acuerdo con sus horarios. Luego, Doodle le mostrará un resultado codificado por colores de su encuesta, lo que hará que sea mucho más fácil encontrar la fecha y la hora más adecuadas para su grupo.
Doodle le permite mejorar esta funcionalidad un paso más al brindarle la posibilidad de agregar listas de sí/no, encuestas ocultas, límites en sus respuestas e incluso agregar campos adicionales con sus propias encuestas personalizadas.
Las encuestas personalizadas pueden ayudarlo a decidir menús, necesidades, organizar planes de viaje, obtener opiniones de sus invitados y mucho más. Echemos un vistazo a la guía paso a paso sobre cómo Doodle puede ayudarte a organizar una reunión mucho más fácilmente.
RELACIONADO: Cómo posponer un correo electrónico
¿Cómo crear encuestas para organizar una reunión usando Doodle?
Paso 1: Descarga la aplicación Doodle desde Play Store. Abra la aplicación una vez instalada.
Paso 2: Se le presentará una pantalla de inicio de sesión y diferentes métodos de inicio de sesión. Elige el que mejor se adapte a ti e inicia sesión en la aplicación.
Paso 3: Ahora será llevado a la página de inicio de la aplicación. Toque el botón ‘+’ en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Etapa 4: Ahora seleccione ‘Buscar una fecha’.
Paso 5: Ingrese el título de su encuesta en la sección de título.
Paso 6: Toque en ‘seleccionar fechas’. Ahora selecciona todas las fechas convenientes que te gustaría que escogieran tus invitados.
Paso 7: Si desea agregar tiempos específicos, toque ‘Agregar tiempo’. Ahora seleccione los intervalos de tiempo en los que le gustaría programar su reunión.
Paso 8: Confirme su selección en la esquina superior derecha.
En lo que respecta a su encuesta de fecha y horario, se ha construido por ahora. Si desea agregar detalles adicionales e incluir notas y descripciones, siga los pasos que se muestran a continuación.
Paso 9: Para agregar una ubicación específica a su encuesta, toque la opción ‘ubicación’ debajo de las fechas seleccionadas.
Paso 10: Ahora se le presentarán varios métodos para etiquetar la ubicación deseada, incluidas las principales plataformas de redes sociales, así como llamadas telefónicas normales. En caso de que aún no se haya decidido el lugar del evento, también existe la opción de seleccionar TBD (por definir). También puede usar Foursquare para seleccionar ubicaciones cercanas usando la función Mapas.
Paso 11: Si necesita agregar una descripción o crear un descargo de responsabilidad para sus invitados, puede hacerlo en la sección Notas. Simplemente toque el campo designado y comience a escribir sus instrucciones.
Paso 12: Si necesita incluir encuestas adicionales, limitar la cantidad de votos o participantes, puede hacerlo usando la opción de configuración en la misma pantalla. Echemos un vistazo más profundo a todas estas opciones.
Opción 1 (en el paso 12): Sí, No, si es necesario
Esta opción permite que sus invitados respondan una encuesta de acuerdo con su disposición a la opción en cuestión. Pueden responder sí si están de acuerdo con la opción, no si no están de acuerdo o si es necesario en caso de que no estén seguros de su opinión.
Opción 2 (en el paso 12): encuesta oculta
Podría estar realizando una encuesta que podría dañar la reputación de los invitados que decidan rechazarla. Por otro lado, no desea que todos sepan acerca de la única persona por la cual la reunión no se pudo realizar en la fecha y hora deseadas. De ahí la opción de ocultar su encuesta en caso de eventos sensibles.
Simplemente active esta configuración y ninguno de los participantes podrá ver ninguna información identificable. El nombre y los votos de todos los invitados serán anónimos y los resultados solo los podrás ver tú.
Opción 3 (en el paso 12): Un voto por participante
Esta opción se explica por sí misma. Restringe a todos los invitados a un solo voto, lo que podría ser útil para eventos importantes y reuniones con clientes que requieren estrictamente la presencia de todos.
Opción 4 (en el paso 12): Limitar votos por opción
Esta opción es viable en encuestas en las que intenta distribuir cosas entre sus invitados voluntariamente. Estas podrían ser las mesas en un evento, las tareas, los elementos del menú, las responsabilidades, etc. Los espacios se llenarán por orden de llegada, lo que lo ayudará a mantener la disponibilidad de sus recursos bajo control. Puede establecer el número de participantes que se permitirán por ranura una vez que haya seleccionado esta opción.
Paso 13: Una vez que haya personalizado la lista según sus preferencias, simplemente toque ‘Crear’ en la esquina superior derecha de la página.
Paso 14: Una vez que haya creado su encuesta, Doodle le pedirá que la comparta con sus invitados. Esto se puede hacer de dos maneras.
Opción 1 (en el paso 14): Puede invitar a los participantes utilizando las diversas plataformas compatibles que pueden estar instaladas en su teléfono directamente desde la aplicación.
Opción 2 (en el paso 14): También puede copiar el enlace y reenviarlo a todos los invitados.
Ahora siéntese, relájese y espere a que sus invitados le respondan. Doodle le notificará automáticamente cuando se emita un voto y podrá ver una página de resultados gráfica detallada una vez que se haya completado la encuesta.
Beneficios de usar la aplicación Doodle Meeting Scheduler
Ahorrar tiempo
No tener que conversar con cada invitado individualmente no solo le ayudará a ahorrar tiempo, sino que también le permitirá realizar un seguimiento de todos los cambios en el horario de cada participante.
Compatible con la mayoría de las plataformas modernas de mensajería instantánea y redes sociales
Doodle es compatible con la mayoría de los mensajeros instantáneos modernos, incluidos Skype, WhatsApp, Telegram, Hangouts y Messenger de Facebook. Esto le permite enviar invitaciones a sus participantes directamente desde su teléfono utilizando la plataforma que desee. Además, la aplicación también le proporciona enlaces universales a su encuesta, así como la posibilidad de invitar a los participantes directamente desde Doodle. Si elige la última opción, Doodle enviará invitaciones a todos los participantes en su nombre.
Nota: si desea que Doodle envíe invitaciones a la encuesta en su nombre, deberá tener una cuenta en la aplicación.
chat dedicado
Doodle también tiene una función de chat dedicada que permite a sus invitados ponerse en contacto con usted directamente desde la comodidad de la aplicación. Esto elimina la molestia de conversar sobre la encuesta en dos lugares diferentes, lo que puede ayudarlo a ahorrar tiempo y evitar la falta de comunicación entre todos los invitados.
Integración de calendario y notificaciones push
Agregando a su lista de funciones, Doodle puede sincronizarse con su calendario digital. Esto ayuda a evitar la superposición de horarios por su parte y le brinda una vista clara de todas las fechas libres que puede tener disponibles. Las notificaciones automáticas lo ayudarán a mantenerse actualizado con todos los votos en su encuesta y le notificarán instantáneamente en caso de que uno de los invitados use la función de chat para comunicarse con usted.
¿Qué te pareció Doodle? ¿Ya lo has estado usando? ¿Le ayudó a aumentar su productividad y le ayudó a ahorrar tiempo? Háganos saber en la sección de comentarios.
RELACIONADO:
