Cómo grabar una reunión en los equipos de Microsoft

En el transcurso de este último año y medio, las conferencias remotas han pasado de ser un concepto para el futuro a una realidad. Las instituciones educativas y las empresas han confiado en aplicaciones de videoconferencia como Microsoft Teams, Zoom y Google Meet para mantenerse a flote durante la pandemia, e incluso con la vuelta a la normalidad, hay organizaciones que todavía están buscando formas de integrar el trabajo remoto. como sea posible.

Si desea que sus reuniones sean más productivas, Microsoft Teams viene con la capacidad de grabar sus reuniones. Esto es útil en situaciones en las que desea repasar lo que se discutió en una reunión o para ayudar a aquellos que no pudieron asistir a la reunión y ponerlos al día con los temas que se discutieron. En esta publicación, lo ayudaremos a comprender cómo funciona la grabación de una reunión en Teams y cómo puede comenzar a usarla para sus reuniones.

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¿Quién puede iniciar una grabación en Microsoft Teams?

Puede usar el registro de reuniones en Microsoft Teams si cumple con los siguientes requisitos:

Usted es el organizador de la reunión o un miembro de la misma organización que el organizador de la reunión. Los participantes externos de otras organizaciones no pueden grabar reuniones en Teams. Posee cualquiera de las siguientes licencias: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium o Business Essentials. Usuarios gratuitos NO PUEDE grabar reuniones en Teams. Su administrador de TI habilita la opción para grabar reuniones.

Cuando cumplió con los criterios mencionados anteriormente, puede iniciar o detener una grabación dentro de Microsoft Teams.

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¿Quién puede ver que se está grabando la reunión?

Cuando comienza a grabar una reunión en Microsoft Teams, todos los participantes en la reunión reciben una notificación que dice que sus reacciones se están grabando y transcritiendo. Los participantes podrán ver esta notificación en cualquier dispositivo en el que estén usando Teams, incluidos los clientes de escritorio de Microsoft Teams, la aplicación de Microsoft Teams en Android e iOS, y la aplicación web de Microsoft Teams. Incluso aquellos participantes que se unieron a la reunión llamando pueden escuchar una notificación cuando se está grabando una reunión.

Es importante que solicite el consentimiento de todos los involucrados en una reunión antes de comenzar a grabar y transcribir su conversación. Algunos lugares exigen que solicite legalmente el permiso de todos antes de que se grabe una reunión.

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Cosas a tener en cuenta antes de iniciar una grabación

Antes de comenzar a grabar una reunión de la que forma parte, es importante que sepa lo siguiente:

Todas las reuniones que grabe se enviarán a OneDrive y SharePoint de su organización para que pueda compartirlas de forma segura en toda su organización. Los organizadores o participantes no pueden realizar varias grabaciones de la misma reunión. Esto significa que dos personas de la misma reunión no pueden grabar una reunión. Cuando finalice la grabación, el archivo grabado se enviará a la nube y estará disponible para todos los participantes de la reunión. Cuando comienza a grabar una reunión, las transcripciones en vivo también se habilitan automáticamente si el administrador de TI de su organización lo ha permitido. Las transcripciones se pueden ver durante la sesión de la reunión y también después de ella. Si es miembro de un canal donde se grabó la reunión, será visible dentro del chat de la reunión o la conversación del canal para siempre. De forma predeterminada, todos los participantes de la reunión tendrán acceso directo a las grabaciones. Los participantes e invitados externos no podrán acceder a las grabaciones de la reunión a menos que se compartan con ellos. Cuando comience la grabación, se detendrá si la persona que inició la grabación finalizó la sesión de grabación o si todos los involucrados en la reunión la abandonaron. La grabación de una reunión continuará incluso si la persona que la inició ha abandonado la reunión. Una grabación puede durar hasta 4 horas como máximo. Esto significa que, si está realizando una reunión de larga duración, debe completar sus discusiones dentro de las 4 horas o crear una nueva grabación nuevamente. Cuando se inicia una grabación y alguien se olvidó de abandonar la reunión, la grabación se detendrá después de 4 horas. Si una reunión alberga a un participante que tiene una política específica para la grabación de cumplimiento, la política de la grabación se ajustará de acuerdo con la política de esa persona, incluso si es de una organización diferente.

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Cómo comenzar a grabar una reunión en Microsoft Teams

Una vez que se haya asegurado de cumplir con los requisitos anteriores, puede comenzar a grabar fácilmente una reunión en Microsoft Teams. Para hacer esto, ingrese a la reunión de la que forma parte y haga clic en el botón de 3 puntos en la parte superior junto con los otros controles de la reunión.

Cuando aparezca un menú desplegable, seleccione la opción ‘Iniciar grabación’.

Esto iniciará la sesión de grabación de su reunión y todos los participantes serán notificados al respecto.

Cómo dejar de grabar una reunión

Cuando ha comenzado la grabación de una reunión, puede finalizarla en cualquier momento durante la reunión haciendo clic en el ícono de 3 puntos en la parte superior de la pantalla de la reunión y luego seleccionando la opción ‘Detener grabación’ en el menú desplegable.

Una vez que se detiene una grabación, se procesará y se enviará a OneDrive y SharePoint de su organización para que usted y todos los demás miembros de su organización la vean. Cuando la grabación esté disponible para su visualización, la persona que inició la grabación recibirá una notificación por correo electrónico al respecto y la grabación también será visible dentro del chat de la reunión o la conversación del canal donde se grabó.

¿Dónde encuentra grabaciones de sus reuniones de Teams?

No todo lo que hace Microsoft Teams es tan sencillo como Zoom o Google Meet. Teams usa dos servicios distintos para almacenar y organizar sus grabaciones: SharePoint para grabaciones iniciadas dentro de Canales y OneDrive para aquellas realizadas dentro de chats privados. Si se pregunta dónde puede ver y compartir la grabación que inició dentro de una reunión en Teams, puede consultar la publicación en el siguiente enlace.

▶ ¿Dónde está la ubicación de grabación y descarga de archivos de Microsoft Teams?

Eso es todo lo que hay que saber sobre la grabación de su reunión de Microsoft Teams.

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