El flujo de caja es una consideración clave para cualquier negocio, pero es aún más importante para las pequeñas empresas. En muchos casos, especialmente en empresas que recién están comenzando, es fundamental centrarse en las estrategias presupuestarias de las pequeñas empresas.
Cuando prestas mucha atención a aspectos como los costos fijos y variables y los ingresos proyectados, estás en una mejor posición para tomar decisiones acertadas que contribuyan a tu crecimiento a largo plazo.
En este artículo, veremos consejos clave sobre el presupuesto de las pequeñas empresas para asegurarnos de que sus finanzas comerciales sean saludables y prósperas.
Por qué su pequeña empresa necesita un presupuesto
La elaboración de presupuestos es crucial para las pequeñas empresas, incluso en sus primeras etapas. Proporciona una descripción detallada del futuro financiero de su empresa, lo que le permite tomar decisiones informadas para lograr objetivos a largo plazo.
Además, preparar un presupuesto empresarial te ayuda a:
- Identificar oportunidades de aumento de ingresos
- Evite las deudas durante los meses lentos
- Reducir gastos innecesarios
- Mantener el orden financiero para posibles préstamos o inversores.
- Reinvertir los fondos excedentes
- Adquirir conocimientos sobre áreas de gasto y perspectivas de crecimiento.
- Asegurar la rentabilidad
Cómo crear un presupuesto para pequeñas empresas en 7 pasos
1. Suma todos tus ingresos
Lo primero es lo primero: no puedes conocer tu presupuesto hasta que sepas cuánto dinero tienes realmente para gastar. Muchos propietarios de pequeñas empresas cometen el error crítico de no seguir esto con suficiente atención.
Para una empresa que tiene un flujo de ingresos constante, como una empresa de comercio electrónico, esta es una respuesta sencilla. Son solo los ingresos que obtienes de tus ventas. Pero para otros tipos de negocios, es posible que deba examinar la situación más de cerca.
Por ejemplo, si tiene más de una ubicación o más de una fuente de ingresos, deberá tomar nota de ello. Las diferentes fuentes de ingresos pueden incluir cosas como:
- Ventas de eventos como ferias comerciales y otros eventos.
- Ventas desde otras ubicaciones, como tiendas físicas.
- Proyectos independientes o proyectos paralelos.
- Honorarios de consultoría cobrados por separado
A medida que avanza, intente observar el año pasado para tener una idea sólida de sus promedios e ingresos, especialmente si es un negocio estacional que tiene flujos y reflujos. Si es un negocio nuevo, comience con una estimación modesta para terminar con más dinero en lugar de menos.
2. Calcula tus costos fijos
Los costos fijos son gastos comerciales confiables y consistentes que ocurren en un ciclo regular, ya sea por semana, por mes, por año, etc. Aquí es donde tener un software de contabilidad puede tener un gran beneficio: podrá regresar y ver estos pagos recurrentes si aún no los ha anotado.
A continuación se muestran algunos ejemplos de costos fijos:
- Alquiler de su oficina/escaparate y equipamiento
- Suministros que deben reponerse periódicamente
- Seguros comerciales, pagos de préstamos e impuestos.
- Nómina y beneficios para empleados asalariados
- Servicio de internet y telefono
- Servicio de hosting para tu sitio web
- Suscripciones de software, membresías y herramientas con una tarifa mensual
3. No te olvides de los costes variables
Los costos variables son consistentes como los costos fijos, pero el monto en dólares varía de un mes a otro. Puede ser un poco más complicado rastrearlos que los costos fijos, así que preste mucha atención.
A continuación se muestran algunos ejemplos de gastos variables:
- Materias primas para la producción, que varían según su producción.
- Costos de envío y entrega, que varían según su volumen de ventas.
- Utilidades para tu oficina o escaparate
- Empleados no asalariados, como trabajadores a tiempo parcial o autónomos y otros contratistas que no tienen un acuerdo de pago mensual establecido
- Esfuerzos de marketing (que pueden solucionarse si tiene un plan de marketing establecido o subcontrata a una agencia)
- Gastos de viaje para eventos, reuniones de negocios y similares.
- Otros costos, como desarrollo profesional y capacitación.
Los costos variables pueden desempeñar un papel importante en la elaboración de presupuestos de las pequeñas empresas, especialmente si necesitan ahorrar dinero o gastar menos. Mire estos gastos primero para reducir costos.
4. Presupuesto para gastos poco frecuentes
Estos son los que pueden pasar desapercibidos fácilmente y arruinar el presupuesto de su empresa. Por ejemplo, piense en compras que no realiza con frecuencia, pero que aún necesita realizar.
Esto puede incluir compras de hardware como maquinaria, computadoras portátiles e incluso artículos más pequeños como fabricantes de etiquetas. Este es el tipo de cosas que no compra con regularidad, pero cuando surge la necesidad, los costos inesperados pueden afectar significativamente el presupuesto de su empresa.
Esto es especialmente cierto cuando esas compras son fundamentales para que usted pueda administrar su negocio de manera efectiva a diario.
5. Construir un fondo de contingencia
Es importante presupuestar costos inesperados. ¿Qué pasa si su equipo se estropea o ocurre un accidente? Tener un presupuesto reservado para este tipo de situaciones puede ayudar a aliviar el estrés y mantener la estabilidad financiera.
Si bien no siempre es posible tener un fondo de emergencia exclusivo, opciones alternativas como la financiación para pequeñas empresas de Shopify Capital pueden ayudar. Dicho esto, un fondo de contingencia confiable ofrece mayor protección y tranquilidad.
6. Crea tu estado de pérdidas y ganancias
Después de anotar todos sus ingresos y gastos, haga los cálculos y descubra su margen de beneficio.
Primero, consolide todas las ganancias de su negocio. Luego sume todos los gastos, incluidos los fijos, variables y únicos. Ahora resta tus gastos totales de tus ingresos totales para ver si obtuviste alguna ganancia.
A continuación se muestra un ejemplo de presupuesto para pequeñas empresas:
Gastos:
Costes fijos
- Internet: $65
- Seguro: $100
- Artículos de oficina: $30
- Suscripción de software: $50
- Servicios públicos: $80
Costos fijos totales: $325
Gastos variables
- Salarios de autónomos: $800
- Viajes y entretenimiento: $150
- Marketing y publicidad: $400
- Materias primas: $600
- Envío y logística: $200
Gastos variables totales: $2,150
Gastos únicos
- Actualización de equipo: $300
- Formación profesional: $250
- Desarrollo de sitio web: $500
Gastos totales únicos: $1,050
Gastos totales: $3,525
Ingresos totales ($6,000) – Gastos totales ($3,525) = Ingresos netos totales ($2,475)
Si su empresa generó ganancias, examine cuidadosamente el presupuesto de su empresa para identificar oportunidades de inversiones estratégicas que puedan mejorar la eficiencia y facilitar el crecimiento.
Si sufrió una pérdida, manténgase decidido. No todas las pequeñas empresas son consistentemente rentables. En lugar de insistir en el revés, concéntrese en identificar áreas de mejora y priorice las actividades generadoras de ingresos para reforzar su desempeño financiero.
7. Planifica tu presupuesto para los próximos meses
Habiendo completado el trabajo necesario, ahora posee la documentación precisa de las finanzas de su negocio. Un buen presupuesto, sin embargo, va más allá del presente y se centra en el futuro. Si bien es imposible predecir con exactitud los ingresos y gastos futuros, el análisis de datos pasados permite realizar estimaciones relativamente precisas.
Cree un documento de presupuesto prospectivo basado en el estado de pérdidas y ganancias histórico que desarrolló anteriormente, que abarque todos los ingresos y gastos. Además, considere el momento de las compras de hardware o equipos y asigne fondos para nuevas adquisiciones o servicios profesionales.
Comienza el hábito y mantenlo.
Si es nuevo en la elaboración de presupuestos para pequeñas empresas, todo puede resultar increíblemente abrumador. Pero la conclusión es: es fundamental que las pequeñas empresas vigilen su flujo de caja y sus gastos comerciales.
Cuando esté al tanto de las entradas y salidas de dinero, estará en una mejor posición para tomar decisiones inteligentes. Podrá crear un presupuesto con visión de futuro, uno que financie su crecimiento y tenga en cuenta el viaje salvaje de ser propietario de una pequeña empresa.
Preguntas frecuentes sobre elaboración de presupuestos para pequeñas empresas
¿Qué debe incluir un presupuesto empresarial?
El presupuesto de una pequeña empresa debe incluir los ingresos esperados, como inversiones o salarios. También debe incluir todos los gastos operativos, como alquiler, seguros, salarios y servicios públicos, además de gastos de capital como inversiones en nueva tecnología o equipos. Y no olvide incorporar otros elementos cruciales en el presupuesto de su empresa, incluidos los gastos de marketing y publicidad, los impuestos y las tarifas asociadas.
¿Cuáles son los diferentes métodos de presupuestación?
- Presupuesto incremental: El presupuesto incremental toma el presupuesto del año anterior y lo ajusta en función de factores como la inflación, los costos de materiales y el desempeño de las ventas. Proporciona un enfoque conservador para las actualizaciones presupuestarias.
- Presupuesto basado en actividades: El presupuesto basado en actividades asigna fondos en función de las actividades realizadas, reconociéndolas como principales generadores de costos dentro de una organización. Este método permite la asignación de recursos específicos y alinea los presupuestos con las actividades reales que contribuyen a los objetivos de la organización.
- Presupuesto de base cero: El presupuesto de base cero implica empezar desde cero cada año. Todos los gastos deben estar justificados y asignados a departamentos o proyectos específicos.
- Presupuesto móvil: Un presupuesto móvil se actualiza y revisa periódicamente para reflejar las condiciones cambiantes del mercado o el crecimiento empresarial. Garantiza que los presupuestos sigan siendo relevantes y estén alineados con las cambiantes necesidades financieras de la empresa.
¿Cuáles son los 5 elementos clave de un presupuesto?
- Iingreso: Dinero obtenido de diversas fuentes, como inversiones, salarios y beneficios gubernamentales.
- Ahorros: Costos de transporte, alimentación, atención médica, vivienda y entretenimiento.
- Gastos: Dinero ahorrado para objetivos futuros como la educación infantil o la jubilación.
- Deuda: Préstamos pendientes y obligaciones financieras.
- Fondo de emergencia: Fondos reservados para gastos imprevistos como facturas médicas o reparaciones de automóviles.
¿Qué es la regla presupuestaria 50/20/30?
La regla presupuestaria 50/20/30 es una directriz presupuestaria ampliamente reconocida. Según esta regla, los dueños de negocios deben destinar el 50% de sus ingresos a gastos esenciales como alimentos, servicios públicos y vivienda, ahorrar el 20% para objetivos financieros y utilizar el 30% para gastos de estilo de vida como entretenimiento.
