Una estrategia dinámica de contenido digital es esencial para ayudar a que su negocio se destaque y atraiga a una audiencia. Sin embargo, a medida que la tecnología de eventos y las prácticas de marketing en línea han evolucionado, la barra para crear un evento virtual exitoso y memorable solo ha aumentado. Afortunadamente, a medida que crecen las expectativas, la tecnología de eventos fácil de usar también ha crecido.
Los eventos en línea necesitan tecnología para funcionar, y las herramientas de software adecuadas pueden brindar una mejor experiencia de front-end para sus invitados y una experiencia de back-end más organizada y optimizada para su equipo de planificación. Por supuesto, su software de registro y gestión de eventos será más efectivo cuando su empresa implemente las mejores prácticas para aprovecharlas.
Para ayudar a que su empresa se mantenga organizada durante todo el evento, este artículo cubrirá cuatro aspectos básicos de la planificación y gestión de eventos, incluido cómo:
Establecer métricas de eventos. Cree un proceso de registro simplificado. Coordina a tu personal. Utilice herramientas de informes en tiempo real.
Sus eventos en línea requerirán una inversión de tiempo y recursos, pero el impacto potencial que pueden tener en el crecimiento y desarrollo general de su empresa debería compensar con creces el retorno de la inversión. Además, con cada evento organizado, su equipo de planificación solo se volverá más eficiente y comenzará a tratar estas prácticas organizacionales como una segunda naturaleza. Empecemos.
Establecer métricas de eventos.
Al comienzo del proceso de planificación de su evento, determine cuáles son los objetivos de su evento y cómo medirá su éxito para alcanzarlos. Si lo hace, le permitirá a su empresa recopilar datos que se pueden usar para la planificación de eventos futuros, lo que lo ayudará a identificar tanto las victorias como los lugares de mejora.
Como parte de su estrategia de eventos, seleccione las métricas que monitoreará para su evento. Estos indicadores clave de rendimiento (KPI) se pueden usar para determinar todo tipo de cosas sobre su evento, desde sus esfuerzos de marketing y la experiencia de sus invitados hasta qué tan efectivo fue su seguimiento. Aquí hay algunos KPI que podría considerar usar en función de los objetivos de su evento:
Retención de invitados. ¿Cuántos invitados que asistieron a su evento anterior también asistieron a su próximo evento? Una alta tasa de retención de invitados puede ser una señal de que los asistentes disfrutan de lo que sus eventos tienen para ofrecer y de que su negocio está comenzando a desarrollar seguidores dedicados. Conversión. Después del evento de su negocio, ¿cuántos invitados van a comprar sus productos y servicios? Casi todos los eventos de su empresa se centrarán en la promoción de sus productos o servicios de alguna manera. Si bien las ventas de eventos específicos, como las entradas, ciertamente ayudan a su negocio, también debe considerar cómo sus eventos pueden ayudar a los asistentes a convertirse en asistentes. Compromiso de mercadeo. ¿Cuántos invitados responden a sus mensajes de marketing? Esto se puede determinar a través de una serie de otras métricas, incluida la tasa de apertura y la tasa de clics, así como los comentarios, las acciones compartidas y los me gusta en las redes sociales. Al probar diferentes estrategias de marketing, vigile de cerca sus tasas de participación para ver si su audiencia prefiere un método sobre otro.
Recuerde elegir KPI que sean relevantes para los objetivos de su negocio. Si bien casi todos sus datos entrantes pueden ser útiles para diferentes aspectos de la planificación de su evento, es probable que tenga enfoques específicos basados en sus datos y eventos anteriores. Por ejemplo, si ha notado que sus eventos regularmente tienen una alta asistencia pero parecen generar conversiones mínimas, puede priorizar la mejora de su estrategia de seguimiento en lugar del marketing de su evento.
Cree un proceso de registro simplificado.
Los invitados que acceden a los formularios de registro de su evento se encuentran en un punto crítico en su compromiso con su negocio. Asegúrese de que el proceso de registro sea lo más sencillo posible para aumentar su asistencia y obtener potencialmente más ventas, según su modelo de negocio.
Aquí hay algunos consejos para el formulario de registro de eventos que debe tener en cuenta al crear sus formularios:
Mantenga los formularios cortos. Sus invitados se están tomando el tiempo de su día para completar sus formularios de registro. Los formularios largos pueden generar frustración y abandono de la página, lo que le cuesta a los invitados potenciales de su evento. Limite sus preguntas solo a lo esencial y considere usar métodos que ahorren tiempo, como la lógica condicional para formularios más largos. La lógica condicional utiliza las respuestas anteriores de sus invitados para determinar qué preguntas mostrarles, lo que acorta la longitud total de sus formularios. Ofrezca múltiples opciones de pago. Haga que su proceso de pago sea lo más conveniente posible al permitir que los huéspedes usen múltiples opciones de pago. Además, asegúrese de que su procesador de pagos esté integrado con sus formularios de registro para que los invitados no naveguen a una nueva ventana al finalizar la compra. Esto los ayudará a sentirse más seguros al brindar su información financiera a su empresa, ya que sabrán con certeza que su pago se realizará en el lugar correcto. Controle sus datos de registro entrantes. A medida que los invitados comiencen a inscribirse en su evento, use su software de registro para compilar informes sobre métricas clave relevantes para su evento. Por ejemplo, su equipo de eventos deberá mantenerse actualizado sobre la información sobre la cantidad de asistentes que se esperan para poder planificar en consecuencia.
El proceso de registro del evento también es una oportunidad para aumentar las ventas de sus invitados y obtener ventas adicionales. Durante el proceso de pago, considere mostrar productos que los invitados puedan agregar fácilmente a sus carritos, permitiéndoles hacer una compra conveniente en lugar de volver a ingresar su información de pago más tarde.
Coordina a tu personal.
Si bien es posible que sus eventos en línea no necesiten que su personal configure su lugar o registre físicamente a los invitados, aún son fundamentales para crear una experiencia de evento positiva para sus invitados. Proporcione a su personal la dirección que necesitan para tener éxito al:
Capacítelos para usar su software de eventos. Si bien su personal conoce su negocio, es posible que no conozcan los entresijos de su software y prácticas de eventos en línea. Para asegurarse de que no haya sorpresas en el evento, guíelos a través de su software de eventos para que puedan hacer preguntas con anticipación. Asegúrese de que puedan comunicarse con su supervisor rápidamente. Es posible que su personal se encuentre en situaciones que requieran la intervención de un miembro superior de su empresa. Esto puede incluir dilemas con los invitados, así como problemas técnicos y otras posibles interrupciones. Dotarlos de personal donde se necesiten. Sus requisitos de personal serán diferentes para sus eventos en línea que para sus reuniones en persona. Sin embargo, aún deberá determinar cuántos miembros del personal deben estar disponibles para su evento, especialmente si se realiza durante su horario comercial normal. Considere qué tan grande será su audiencia esperada para elegir una cantidad adecuada de miembros del personal para monitorear el chat de su transmisión en vivo, realizar actividades en línea o ayudar a sus invitados.
Asegúrese de que su software de eventos permita que varias personas inicien sesión al mismo tiempo para que todo su equipo siempre pueda tener acceso a todas sus herramientas. Además, considere cómo controlará los permisos para brindar a todos el acceso que necesitan sin abrumarlos con funciones que no afectan sus funciones.
Utilice herramientas de informes en tiempo real.
Organizar su evento exigirá la mayor parte del enfoque de su personal, lo que significa que los cambios en los datos pueden perderse, especialmente sin herramientas de informes en tiempo real. El software que proporciona actualizaciones a medida que ocurren le permite responder a las oportunidades y enfrentar los desafíos tan pronto como ocurren, creando una experiencia de evento mejor y más dinámica.
Si bien algunas métricas solo se pueden determinar después de su evento, puede responder a muchas importantes, incluidos aumentos y disminuciones en la audiencia, compras realizadas durante su evento y participación general. Por ejemplo, si nota una disminución en la participación de los invitados, puede pedirles a los miembros del personal que monitorean su chat que participen más para fomentar la conversación.
Además, su software de registro también debe proporcionar actualizaciones en tiempo real a medida que los invitados se registran en sus eventos. Esto puede ayudarlo a determinar la efectividad de sus esfuerzos de marketing y brindarle a su equipo de planificación actualizaciones de información en tiempo real que pueden ayudarlos a prepararse mejor para sus invitados.
Los eventos de negocios son una inversión, así que asegúrese de que su organización se prepare para tener la mejor oportunidad de obtener un alto retorno de esa inversión al garantizar que los invitados tengan una experiencia positiva. Implemente estrategias de administración de eventos que lo ayudarán a monitorear sus datos y realizar los cambios necesarios para mantenerse al día con el flujo de un evento en vivo. Luego, después de su evento, tómese el tiempo para reflexionar sobre cómo puede mejorar aún más para el próximo.
Asaf Darash, Fundador y CEO de Regpack, tiene una amplia experiencia como empresario e inversor. Asaf ha construido 3 empresas exitosas a la fecha, todas con un plan de salida o que se han mantenido en rentabilidad y aún son funcionales. Asaf se especializa en el desarrollo de productos para la web, la creación de equipos y en llevar una empresa desde el concepto hasta una unidad actualizada que sea rentable.
