Cuando se produjo la pandemia de COVID-19 y se cancelaron los eventos presenciales, los eventos virtuales y los seminarios web acudieron al rescate.
Si bien los eventos en línea se realizaban antes de la pandemia, la situación actual los ha vuelto más populares. Esta tendencia continuará incluso más allá de la pandemia porque los beneficios de organizar eventos en línea ahora se han vuelto más evidentes que nunca.
Al contemplar la posibilidad de organizar un evento en línea, puede surgir la pregunta de si organizar el evento como un seminario web o como un evento virtual completo.
También es posible que algunos ni siquiera entiendan si hay diferencias entre los dos o si uno tiene valor sobre el otro.
Para ayudar a aclarar esto y guiar su decisión, proporcionamos un análisis detallado de las diferencias clave, para que pueda decidir cuál funciona mejor para sus planes. Pero antes de entrar en las diferencias, construyamos una base con definiciones básicas de ambos tipos de eventos:
¿Qué es un Evento Virtual?
Un evento virtual es un evento multidimensional en un espacio virtual que permite a las personas aprender e interactuar juntas de manera similar a la experiencia de un evento en persona.
¿Qué es un seminario web?
Un seminario web es un seminario en línea que permite que uno o más oradores presenten a través de una interfaz basada en la web a una audiencia que escucha.
Para comprender y apreciar las diferencias clave entre los eventos virtuales y los seminarios web, consideraremos las siguientes áreas de entrega de valor donde estas diferencias son obvias:
Creación de redes y comunidad Experiencia de eventos de los asistentes Uso y acceso a la plataforma Generación de prospectos Perspectivas y métricas de datos Plataforma de eventos y seguridad de datos
Continúa leyendo para aprender más.
Creación de redes y comunidad
Tanto los seminarios web como los eventos virtuales se pueden utilizar para organizar sesiones educativas, entrevistas, demostraciones de productos, etc. Sin embargo, la creación de redes y la creación de comunidades son muy limitadas en un seminario web.
Durante un seminario web, los oradores hacen presentaciones y los asistentes participan en preguntas y respuestas y encuestas.
Pero un evento virtual generalmente se diseña teniendo en cuenta la creación de redes, para brindar a los asistentes la oportunidad de interactuar tanto como puedan. Por lo tanto, las plataformas de eventos virtuales se construyen con herramientas de networking multipropósito, como chats en vivo, videollamadas 1:1, reuniones privadas, etc.
Los asistentes tienen acceso para ver los perfiles de otros asistentes, facilitadores de eventos, oradores y patrocinadores. Esto les permite conectarse en diferentes niveles.
Además, las actividades divertidas, como los juegos y las encuestas interactivas, se integran en los eventos virtuales para crear entusiasmo, impulsar la participación de la audiencia y fomentar la comunidad.
Experiencia del evento del asistente
Otra área en la que difieren los eventos virtuales y los seminarios web es la experiencia que los asistentes pueden tener en cada uno. Los seminarios web ofrecen una experiencia de evento general para cada asistente. Sin embargo, los eventos virtuales ofrecen experiencias únicas. Además, los asistentes tienen opciones limitadas durante un seminario web, mientras que los asistentes tienen una mayor flexibilidad en un evento virtual.
La planificación de un evento virtual debe tener en cuenta las preferencias de los asistentes. Esta es la razón por la que los eventos virtuales suelen ser de varias sesiones y varias pistas. Pero la planificación de seminarios web generalmente se enfoca en abordar un área general de interés.
La experiencia única que los asistentes pueden tener en los eventos virtuales se explica con más detalle a continuación para mostrar las diferencias:
Eventos multisesión y multipista
Si bien los seminarios web pueden ser un evento de una sola sesión o de varias sesiones, los eventos virtuales tienen más flexibilidad y pueden ser de una sola sesión, de varias sesiones o de varias pistas. Un evento virtual reúne el mejor contenido de una gran cantidad de expertos para ofrecer una amplia gama de opciones para que los asistentes elijan.
Contenido bajo demanda
Además de las sesiones educativas, los eventos virtuales también pueden ofrecer a los asistentes la oportunidad de acceder a contenido pregrabado según sus preferencias. En los seminarios web, se envía el mismo contenido a todos.
Experiencia Única con Patrocinadores
Mientras los patrocinadores buscan encontrar nuevos clientes en cualquier evento, los asistentes también buscan soluciones que puedan beneficiar sus intereses comerciales. Los eventos virtuales brindan a los asistentes la oportunidad de conocer patrocinadores y descubrir oportunidades que se adapten a sus intereses.
Uso y acceso a la plataforma
Un seminario web se puede utilizar para impartir seminarios, entrevistas, demostraciones de productos, etc., pero todo esto no puede suceder simultáneamente. Un evento virtual puede presentar conferencias magistrales, sesiones educativas, exhibiciones y ferias comerciales, lanzamientos de productos, creación de redes, trabajo en equipo, juegos y otras actividades sin interferencias.
Los eventos de seminarios web generalmente tienen lugar durante un tiempo fijo en el que los asistentes pueden unirse o perderse el evento. Durante los eventos virtuales, los asistentes pueden interactuar con el contenido del evento e interactuar en la plataforma mucho después de que finalice el evento.
Esto puede continuar hasta que se cierre la plataforma. Algunas plataformas de eventos virtuales son “siempre verdes”, lo que significa que no hay una fecha de cierre y los organizadores pueden continuar enviando contenido a los asistentes en la plataforma. Si bien es posible que las cabinas virtuales y el soporte en vivo ya no estén disponibles después de la fecha de cierre del evento, todo el contenido seguirá intacto.
Generación líder
Un seminario web puede ofrecer algunas oportunidades de generación de oportunidades en el sentido de que los organizadores pueden usarlo para presentar sus soluciones a los asistentes. Sin embargo, eso solo puede tener un impacto limitado. Los eventos virtuales ofrecen un enfoque más preciso y basado en datos: en un evento virtual, los asistentes tienen la oportunidad de conocer patrocinadores y expositores de su elección en la plataforma virtual. Los patrocinadores también pueden programar reuniones con asistentes seleccionados en función de los intereses comerciales compartidos.
Esto es posible gracias a varias características que están diseñadas para maximizar el conocimiento de la marca y brindan enormes oportunidades para la generación de prospectos. Algunas de estas características incluyen cabinas virtuales o salas de exhibición, encuestas interactivas, gamificación, mensajes de inserción a través de la aplicación de eventos móviles e incluso herramientas de prospección en vivo.
Perspectivas de datos y métricas
La capacidad de recopilar, acceder y recuperar datos de un evento es clave para el éxito del evento. Los seminarios web solo pueden capturar datos limitados. Por otro lado, los eventos virtuales ofrecen oportunidades ilimitadas para desbloquear información de datos. A continuación se presentan algunas áreas de captura de datos en un evento virtual que podrían no ser posibles con un seminario web:
Métricas de contenido
Esto muestra cómo los asistentes interactúan con el contenido de su evento y los temas que resuenan con ellos. También muestra qué oradores pudieron involucrar más a los asistentes. Las métricas como las vistas del perfil de los oradores, el registro de sesiones y las descargas de contenido pueden proporcionar la información necesaria para planificar el contenido y seleccionar oradores para eventos futuros.
Datos del usuario
Un evento virtual brinda la oportunidad de recopilar y acceder a más datos de usuario de lo que es posible en un seminario web. Debido al entorno de red proporcionado, los usuarios están dispuestos a proporcionar datos adicionales sobre sus intereses. Dichos datos están disponibles para que los organizadores y patrocinadores de eventos los recuperen y los utilicen para seleccionar más contenido del evento y llegar a los prospectos.
Plataforma de eventos y seguridad de datos
Los eventos virtuales también se diferencian de los seminarios web en las características de seguridad de la plataforma de eventos. Las herramientas de seminarios web son susceptibles a los ataques y, por lo tanto, pueden no ser adecuadas para grandes eventos comerciales.
Dichos eventos requieren una plataforma con características de seguridad avanzadas como las que están disponibles en las plataformas de eventos virtuales. Esto garantiza que el contenido y los datos del usuario estén seguros y que el acceso permanezca restringido.
El propósito, el tamaño y la duración de su evento determinarán si organiza un seminario web o un evento virtual. Si desea abordar un tema general, puede organizar un seminario web. Pero cuando esté pensando en crear un evento con un mayor impacto y una experiencia única para los asistentes, debería considerar organizar un evento virtual.
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Esta es una publicación invitada de Jordan Schwartz
Jordan Schwartz es presidente y cofundador de Pathable, una aplicación de eventos y una plataforma de sitio web para conferencias y ferias comerciales. Dejó la psicología académica por el atractivo de la creación de software y pasó 10 años en Microsoft liderando el desarrollo de software orientado al consumidor. Frustrado con las conferencias a las que asistió allí, dejó Microsoft en 2007 con el objetivo de ofrecer más valor y mejores oportunidades de trabajo en red a través de una aplicación de conferencias de última generación. Jordan trabaja como nómada digital y regresa a menudo a su ciudad natal de Seattle para cuidar sus colmenas de abejas.
