Con la cumbre Forbes Under 30 de esta semana, la temporada de eventos está casi sobre nosotros. Desde Advertising Week en Nueva York hasta DMEXCO en Alemania y muchos otros, ahora es el momento de asegurarse de estar lo más preparado posible para los principales eventos de la industria, sin importar el nivel de participación de sus clientes.
Desde asistir al evento y hacer un anuncio importante en el sitio, hasta ejecutar campañas sociales para aprovechar el mayor volumen de conversaciones, pasando por temas candentes que surgen del evento, incluso administrando todo el evento, ¡lo hemos experimentado todo! Estas son algunas de nuestras mejores prácticas y los mejores consejos, a medida que nos acercamos a la temporada de eventos.
1. Definición de su participación en el evento
Lo primero que debe comprender antes de comenzar a planificar es cuál será su función. ¿Espera el cliente que se reúna con él en el sitio para ayudar a facilitar las entrevistas con los medios? Si es así, ¿estará allí durante todo el evento o solo en días seleccionados? ¿Se espera que ejecute canales sociales desde la oficina? Si ese es el caso, ¿alguien en el terreno le enviará fotos?
Todas estas son preguntas críticas que debe hacer y aclarar más para asegurarse de que está teniendo el mayor impacto posible. Más allá de ser estratégico, también debe tener una comprensión profunda de su función desde el punto de vista logístico. Confíe en mí, si no se da cuenta de que se espera que asista a CES hasta el último minuto, tendrá una muy momento difícil reservar una habitación de hotel. Una vez que comprenda su función, puede pasar a la siguiente etapa.
2. Comprender los objetivos de los clientes
Es un desafío tener éxito, si no sabe cómo es el éxito para su cliente. Tómese el tiempo para hablar con ellos sobre cuáles son sus objetivos para el evento específico. Es posible que estén más interesados en las entrevistas con los medios, lo que cambiaría sus estrategias y tácticas antes y durante el evento. O bien, la razón principal por la que asisten podría ser la generación de contactos, la creación de redes y la organización de reuniones de ventas con clientes potenciales. Programe una reunión de planificación inicial con sus clientes para comprender qué esperan obtener de la reunión y, a partir de ahí, puede desarrollar el mejor plan de acción para lograr esos objetivos.
3. Asistencia al evento
Las preguntas que más escucho cuando alguien se entera de que se espera que asista a un evento siempre son sobre qué empacar, qué esperar y cómo comportarse. Más allá de lo obvio (zapatos cómodos, días largos, profesionalmente), hay algunos consejos y trucos que descubrí que hacen que los eventos sean mucho más exitosos e incluso divertidos.
Las conferencias siempre son frías, no sé por qué es así, pero es verdad. Empaque una chaqueta o un suéter para que pueda estar cómodo durante los discursos principales, caminar por el piso de la conferencia y reunirse con los reporteros. La comida puede ser difícil de encontrar o difícil encontrar tiempo para comer. Empaca barras de proteína, mezcla de frutos secos y agua por si acaso. Puede que no sea un problema, pero nadie está en su mejor momento cuando tiene hambre o está deshidratado. Cargadores, cargadores, cargadores. Traiga uno para su computadora portátil, tableta, teléfono, cualquier dispositivo que tenga consigo. Incluso si no lo necesita, nunca sabe cuándo un reportero desesperado o un compañero de equipo se esforzará por obtener un poco más de jugo. Traiga muchas más tarjetas de presentación de las que nunca pensó que necesitaría. Los repartirás como dulces durante Halloween. Si tiene tiempo, imprima el logotipo de su cliente en una calcomanía que pueda agregar a su tarjeta de presentación, para que no solo lo recuerden, sino también a quién representaba allí.
4. Trabajar con un equipo en la oficina
Es probable que incluso si asiste al evento, todo el equipo no estará en el lugar. En ese caso, asegúrese de tener un plan establecido para cuál es el rol de cada persona y cómo pueden trabajar mejor juntos. Si está enfocado en los medios, asegúrese de que su compañero de equipo sepa con qué reporteros se reunirá y cuándo, para que puedan monitorear la cobertura y marcar en tiempo real. Si está allí para ejecutar una campaña social, planee que sus compañeros de equipo estén monitoreando las conversaciones sociales generales sobre el evento, lo que dicen sus competidores y si hay personas influyentes que publican activamente para que pueda interactuar con ellos de manera oportuna. Al tomarse el tiempo para determinar las funciones y responsabilidades de todos los involucrados, el evento se desarrollará mucho mejor, especialmente cuando no siempre es fácil comunicarse entre sí si uno de ustedes está dando vueltas en el evento.
5. Comunicaciones en el Evento
Cuando las personas son empujadas en diferentes direcciones en la conferencia, literal y figurativamente, es fundamental conocer la forma más rápida y fácil de comunicarse entre sí. Si aún no tiene los números de teléfono celular de su cliente, ahora es el momento de asegurarse de que estén programados en su teléfono. Y no solo su contacto diario, sugiero obtener los números de todos los asistentes al evento involucrados en su equipo y cliente. Nunca se sabe cuándo el CMO con el que tenía una sesión informativa programada podría retirarse con un cliente potencial, y la forma más rápida de rastrearlo es a través de un asociado de ventas. Con respecto a las sesiones informativas, es vital tener también los números de teléfono celular de los reporteros. Desde reprogramaciones de última hora hasta cambios de ubicación o simplemente no poder encontrarse en la conferencia, es mucho más fácil, rápido y eficiente enviar un mensaje de texto que enviar un correo electrónico al reportero y esperar que esté revisando sus bandejas de entrada.
6. Acciones posteriores al evento
El hecho de que el evento haya terminado no significa que tu trabajo también haya terminado. Las acciones posteriores al evento son fundamentales para el éxito general de un evento. Asegurarse de que la cobertura se publique después de una sesión informativa en el lugar del evento, recapitular los principales puntos de vista para oportunidades de medios adicionales en el futuro, y revisar y compartir análisis basados en su campaña social: son tareas increíblemente importantes que debe abordar después del evento. Asegúrate de dedicar el tiempo necesario para hacer todo el trabajo posterior al evento, según tus objetivos. Trabajó duro para planificar y crear estrategias antes del evento, se aseguró de que todo funcionara sin problemas durante el evento, ahora asegúrese de que el trabajo posterior al evento sea tan estricto como todo lo demás. Todo el trabajo que haga después de que termine el evento es el toque final clave para el éxito general.
Esta publicación originalmente se publicó originalmente en PAN Communications
