Recientemente, nuestro equipo decidió documentar los procesos de creación de contenido para todas las propiedades dentro del Centro de aprendizaje de Wistia. Como editor del blog, estaba particularmente emocionado de dar un paso atrás y ver cómo las ideas se convierten en publicaciones de blog en Wistia. Tenía que haber un método detrás de la locura, ¿verdad?
En Confab Intensive, una conferencia de estrategia de contenido a la que asistí este otoño, una de las ideas que los presentadores mencionaron una y otra vez fue identificar y romper las barreras para los escritores potenciales. Si su objetivo es crear una cultura de contenido dentro de su lugar de trabajo, entonces debe facilitar la contribución de cualquier miembro del equipo.
Un paso procesable para lograr este objetivo es documentar el proceso de creación de contenido y hacerlo visible para su equipo.
Confab plantó la semilla, luego llegó HelpScout y la regó con esta publicación perspicaz sobre cómo hacer de la publicación un deporte de equipo. En este artículo, Gregory Ciotti habla sobre cómo esbozar el flujo de trabajo de HelpScout y revela cómo se crea el contenido en HelpScout.
Después de leer su publicación, sabíamos que había que hacer algo. Nuestro administrador de contenido, Alyce, y yo tomamos una pizarra y comenzamos el viaje. Y vaya, fue emocionante. Si tiene un proceso que se ejecuta silenciosamente en el fondo de su trabajo diario, intente documentarlo. Nos sorprendieron los muchos beneficios que ofrecía este ejercicio.
pongámonos críticos
Dar un paso atrás en un proceso que básicamente se ha convertido en un apéndice fue muy útil. Nos encontramos haciendo preguntas como, “¿cuál debería ser la línea de tiempo para este paso?” y “¿qué pasos debemos poseer como editor y administrador de contenido, y qué debe poseer el escritor?”.
Desglosar nuestros patrones y flujos de trabajo típicos, hablar sobre ellos y documentar nuestros pensamientos trajo calma al caos. Resultó que definitivamente había métodos debajo. Simplemente carecían de estructura y simplicidad.
Exhibiciones físicas de instrucción
Una vez que Alyce y yo hablamos sobre nuestro proceso en una pizarra y llegamos a un lugar en el que nos sentimos bien, decidimos ilustrar los pasos en una pared de nuestra oficina. Para ser claros, esta pared está cubierta con una lámina de metal y usamos marcadores de borrado en seco, por lo que nuestra obra de arte no es permanente.
Aún así, el proceso es alto y claro en nuestro espacio de oficina, lo que ayuda a mantener el contenido en la mente de las personas que pasan caminando. También es un lugar conveniente para reunirse, por lo que es fácil llevar a los nuevos escritores a la pared y anclar las discusiones con una gran imagen.
También nos aseguramos de escribir nuestro proceso en un documento de Google. Después de todo, somos una empresa de software. De esta manera, cualquier persona puede acceder a la información desde cualquier lugar, y es fácil para nosotros realizar cambios rápidos y comentar los problemas que surjan.
Ayuda a los nuevos escritores a ayudarte
A medida que contratamos a más personas con diversas perspectivas, ideas y voces, crece el potencial de nuestro blog. Digo potencial porque si ninguno de estos nuevos cerebros llega a nuestro blog, entonces hemos perdido una oportunidad.
Claro, podríamos dejar que los nuevos compañeros de equipo hagan preguntas sobre cómo podrían involucrarse con el blog, pero ¿por qué lo harían? Es intimidante, y ya están abrumados.
Más información a menudo conduce a menos ansiedad, por lo que documentar el proceso y hacerlo accesible puede ser de gran ayuda.
Un plan detrás del ajetreo
Descubrimos que Trello es excelente para documentar en qué etapa se encuentra una publicación determinada (redacción inicial, taller, diseño, etc.), pero estaba claro que necesitábamos algo más.
Las mismas preguntas sobre los detalles del proceso seguían surgiendo.
“¿Debería estar mi borrador en un documento de Google?” “¿Qué tan pronto podría publicarse mi publicación?” “¿Debería configurar el taller o usted hace eso?” “¿Hay algo más que deba hacer para finalizar mi publicación? ”
Necesitábamos un modelo accesible que pudiera responder preguntas antes de que llamaran a la puerta. Nuestro proceso documentado ya nos está sirviendo bien en este sentido.
Responsabilidad por todas partes
“Ponlo por escrito”. Escuchamos mucho esa frase cuando hacemos tratos que importan. ¿Por qué? Porque cuando escribimos cosas, podemos hacer referencia a ellas y ayudarnos a responsabilizarnos unos a otros. Al escribir nuestro proceso de creación de contenido, pusimos más peso en los plazos y la propiedad.
Nuestra intención no era avergonzarnos de seguir adelante. Más bien, esperábamos que esta transparencia agregara un saludable sentido de urgencia y responsabilidad a nuestro proceso.
Además de todos estos beneficios, experimentamos una enorme sensación de alivio. Todos estos detalles importantes de nuestro proceso finalmente existieron en algún lugar fuera de nuestro cerebro. A medida que crece nuestra empresa, esperamos que este sistema mantenga bajo control un flujo de trabajo ocupado y fomente la participación en nuestro blog.
¿Has documentado alguno de tus procesos? ¿Qué procesos en su trabajo se beneficiarían de este ejercicio?
