Si ha estado usando Microsoft Word durante años, probablemente piense que comprende bastante bien sus capacidades. Pero es posible que se esté perdiendo todo el alcance de sus capacidades o, peor aún, que se esté enfrentando a irritaciones menores innecesarias que podrían mejorarse con los conocimientos técnicos adecuados. ¿No me crees? Continúe leyendo para ver si alguno de los siguientes trucos y funciones ocultas podría mejorar su propio flujo de trabajo.
Búsqueda de elementos, caracteres especiales y formatos.
Problema: La función de búsqueda de Word sólo encuentra texto. ¿Cómo se pueden encontrar elementos como tablas, gráficos, notas a pie de página e incluso formato?
Solución: Todo esto está oculto en el diálogo de búsqueda de Word. Primero abra el campo de entrada de búsqueda con Ctrl+F. Luego haga clic en la lupa. Luego haga clic en el símbolo de la lupa. Aquí ya encontrarás las funciones con las que podrás hurgar en gráficos, tablas, comentarios, fórmulas o notas a pie de página. Puedes profundizar aún más haciendo clic en Búsqueda avanzada… y luego Más >>.
Bajo Formato puede buscar fuentes o plantillas de formato, y en Especial puede buscar marcas de párrafo y espacios. También se pueden introducir muchos elementos como comodines en el campo de búsqueda. Por ejemplo, “^p” busca párrafos. Los últimos Word 2021 y Microsoft 365 también tienen un campo de búsqueda encima de la cinta.
Emojis como en Whatsapp
Problema: En apps como Whatsapp, por ejemplo, tienes a tu disposición una amplia gama de emojis, iconos y símbolos. ¿Word ofrece algo similar?
Solución: Estas pequeñas imágenes se encuentran en la cinta debajo Insertar > Iconos.
Aquí puede ver literalmente cientos de pequeñas imágenes, que también puede buscar a través del campo de búsqueda. Las categorías de iconos van desde Análisis a Vacacionescon los emoticones en el Caras sección.
Crea tu propia marca de agua
Problema: Las marcas de agua son un método común para dejar claro quién posee los derechos de autor de un documento o para evitar el uso no deseado de copias. ¿Puede Word hacer esto también?
Solución: Microsoft ha ocultado un poco la función para insertar una marca de agua en su procesador de textos: la encontrará en la barra de menú debajo del Diseño pestaña—seleccionar Filigrana en la extrema derecha. Aquí, el menú de marcas de agua ofrece algunas marcas de agua ya preparadas, como “Confidencial” o “No copiar”.
Para utilizar su propio diseño, haga clic en Marca de agua personalizada… y añade el logo o texto que quieras.
Plantillas y diseños: ayudas de diseño integradas
Problema: Con texto normal, simplemente empiezas a escribir, pero cuando se trata de diseños sofisticados como calendarios, invitaciones o CV, diseñar con Word rápidamente se vuelve tedioso. ¿No puedes conseguir ayuda para no tener que empezar desde cero cada vez?
Solución: Word ayuda en dos niveles. La primera es cuando creas un nuevo documento. Además de Documento en blanco, hay numerosas plantillas disponibles, como membretes, certificados y folletos. Si la selección no es suficiente, simplemente ingrese una palabra clave para la plantilla requerida en el campo de búsqueda. El término de búsqueda “calendario”, por ejemplo, muestra docenas de plantillas en línea que pueden usarse como base para sus propios trabajos.
El segundo nivel, en cambio, se ocupa más de la apariencia de los documentos. La función correspondiente se puede encontrar en Diseño en el Temas menú. Aquí Microsoft combina fuentes, colores y tamaños de fuente coordinados. Si mueve el puntero del mouse sobre un diseño, puede ver cómo se vería su documento antes de seleccionarlo con un clic.
Microsoft 365: insertar contenido de texto sin formato
Problema: En lugar de insertar textos con la fuente y el formato del documento de destino, Word insiste en copiar los textos en el formato de origen, pero esto a menudo arruina el diseño y genera costosas correcciones. ¿Existe alguna forma de insertar textos sin alterar su formato?
Solución: Windows conoce desde hace mucho tiempo una solución a este problema: la combinación de teclas Ctrl-Mayús-V copia información de texto puro en muchos programas. Pero el paquete Office de Microsoft, precisamente, no puede hacer esto. En cambio, los usuarios deben eliminar el formato de los textos insertados con Ctrl-V en un segundo paso.
Simplemente pegue su texto en el documento de destino usando Ctrl+Vluego, en el pequeño menú de pegar que aparece, elija la tercera opción para solo texto.
Proteger documentos con contraseña
Problema: Si envía documentos privados o confidenciales por correo electrónico, por ejemplo, debería protegerlos de miradas indiscretas con una contraseña. ¿Cómo se puede hacer esto?
Solución: En el caso de documentos comerciales secretos o documentos personales con información privada, tiene sentido proteger el contenido de los documentos de Word con una contraseña. Esto hace que el archivo no tenga valor para los ojos extranjeros, porque sin ingresar la contraseña correcta, el archivo no se puede leer, cambiar ni imprimir.
Para proteger un documento con contraseña, vaya a Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña. Aquí ingresas la contraseña dos veces y luego guardas el documento para activar la protección. El cifrado también se aplica a programas alternativos como Libre Office.
Si desea eliminar la protección con contraseña, haga clic en Cifrar con contraseña y elimine todos los caracteres del campo de contraseña. Después de hacer clic en “Aceptar”, se elimina la solicitud de contraseña.
Crear un directorio automático
Problema: En documentos largos con numerosos elementos gráficos, conviene insertar una lista automática de ilustraciones. ¿Cómo funciona esto?
Solución: La lista automática de ilustraciones requiere dos pasos. En el primer paso, proporcionas un título a todas las imágenes. Para hacer esto, haga clic en la primera ilustración y luego vaya al elemento de la barra de menú. Referencias en la parte superior (en algunas versiones de Word también se llama Enlaces. Haga clic en Insertar título y en la ventana de diálogo debajo Opciones establezca si el objeto seleccionado es una figura, ecuación o tabla.
El Posición La pestaña determina si el título debe aparecer encima o debajo de la imagen. Introduzca el texto del título en el Subtítulo campo en la parte superior y confirme haciendo clic en DE ACUERDO. Procede del mismo modo con las demás imágenes. Word reconoce automáticamente el orden de las imágenes y les asigna los números correctos.
En el segundo paso, inserte la lista de ilustraciones. Para hacer esto, haga clic en el lugar del documento donde desea que aparezca más tarde y luego haga clic en Insertar tabla de figuras en el Referencias menú en el Subtítulos sección. Aquí puedes nuevamente distinguir entre figura, ecuación y tabla en el General sección y de esta manera crear también un directorio de ecuaciones o tablas. Bajo Formatos Puedes elegir entre varios diseños para la lista de figuras. Un clic en DE ACUERDO completa el proceso.
Si desea actualizar la lista más tarde, por ejemplo porque se han añadido nuevas ilustraciones o los números de página han cambiado mientras tanto, simplemente haga clic en ella y en el menú en la función Actualizar lista de ilustraciones.
Transcripción de archivos de audio a texto.
Problema: En la era de las videoconferencias, a veces resulta bastante útil transferir el contenido a un documento. Pero escuchar y escribir es tedioso. ¿Se puede realizar dicha transcripción automáticamente con Word?
Solución: La versión paga de Microsoft 365 le permite hacer precisamente eso: transcribe textos de un archivo de audio o video directamente a un documento de Word. Microsoft 365 permite cinco horas de transcripción por cuenta de usuario al mes, mientras que la versión de Word instalada localmente sólo ofrece la función de dictado, no la función de transcripción.
Así es como funciona: Vaya a www.office.com en su navegador e inicie sesión con su cuenta de Microsoft 365. Cree un documento vacío, abra el menú del micrófono en el Hogar menú y cambie a Transcribir.
Se abre una nueva columna en el lado derecho. En la parte superior, configura el idioma en el que está disponible el archivo de vídeo o audio. En la parte inferior de la columna está la información sobre cuántos de los 300 minutos gratis ya has utilizado en el mes actual. Luego haga clic en Subir audio. Word admite los formatos de audio WAV, MP4, M4A y MP3 y tamaños de archivo de hasta 300 MB.
La carga y la transcripción tardan un poco, dependiendo del ancho de banda de Internet. Luego, Word muestra los textos en la columna de la derecha con el número de hablante y las marcas de tiempo. Si mueve el puntero del mouse sobre una de las entradas, aparece un símbolo de lápiz para editar. Los errores graves se pueden solucionar aquí mismo.
Si desea volver a escuchar un pasaje de texto en el original, simplemente haga clic en la marca de tiempo correspondiente. Word ahora reproducirá la grabación desde este punto. Para agregar todos los párrafos al documento, haga clic en Agregar al documento. Además del texto puro, también existe la opción de hacerse cargo de los hablantes, las marcas de tiempo o ambos.
Más rápido con módulos de texto
Problema: Los módulos de texto de uso frecuente, como direcciones, avisos legales o saludos, deben escribirse una y otra vez. ¿No puede Word hacer el trabajo?
Solución: Los módulos de texto de uso frecuente se pueden almacenar como el llamado autotexto. Por ejemplo, en lugar de escribir “Atentamente” una y otra vez, seleccione las palabras y presione la combinación de teclas Alt+F3. La ventana Crear un nuevo bloque de construcción aparece En el Nombre ingrese una abreviatura fácil de recordar para el módulo de texto, como “ys” en nuestro ejemplo.
Para insertar la fórmula de saludo más tarde, simplemente ingrese “ys” y presione la tecla F3. Word suele guardar los módulos de texto en el archivo normal.dotm.
Este artículo ha sido traducido del alemán al inglés y apareció originalmente en pcwelt.de.
