Ya sea virtual o en persona, la planificación de eventos es un proceso laborioso.
Los planificadores supervisan innumerables detalles y ponen en práctica muchos aspectos del evento para garantizar que los eventos salgan bien.
A menudo, sin embargo, se encuentran con desafíos. Estos desafíos no se deben a que el equipo carezca de las habilidades y la experiencia necesarias, sino a que muchos planificadores todavía usan métodos tradicionales que pueden estar bastante desactualizados, lo que puede llevar a perder detalles importantes que podrían tener implicaciones significativas para el éxito del evento.
Sin embargo, un proceso optimizado utiliza tecnología para reducir las tareas manuales, liberar tiempo y crear una experiencia conectada para los asistentes.
Todos los aspectos de la planificación de eventos se pueden respaldar con las tecnologías adecuadas que harán que la planificación de su evento no solo sea más fácil sino también más organizada y precisa.
Este artículo identifica áreas comunes en las que los planificadores encuentran desafíos y cubre las tecnologías adecuadas que se pueden utilizar para agilizar el proceso. Esos temas se describen a continuación:
Organización y priorización de tareas Gestión del presupuesto del evento Registro, mercadeo y promoción del evento Abastecimiento y selección del lugar Experiencia del evento Solicitud de artículos y gestión de contenido Alojamiento y viajes
¡Siga leyendo para aprender más!
1. Organización y priorización de tareas
En el proceso de planificación de eventos, algunos de los problemas que plantean desafíos comunes involucran la priorización de actividades de planificación, la gestión de cronogramas y la creación de equipos. Para encargarse de esto, considere herramientas de productividad simples como:
Evernote: para notas y tareas Todoist: para tareas y listas de verificación Fantastical: para calendarios y tareas
Para requisitos complejos que involucran a varios equipos, considere herramientas de gestión de proyectos a gran escala como:
También puede considerar usar software de planificación de eventos específicos como los que ofrecen Aventri y Bizzabo.
2. Gestión del presupuesto del evento
Otra área en la que la tecnología puede ser útil es en la gestión de presupuestos de eventos. Las herramientas están disponibles para ayudarlo a realizar proyecciones presupuestarias, realizar un seguimiento de los gastos e ingresos y configurar recordatorios de pago.
También puede usar las herramientas para asignar artículos a proveedores y designar miembros del equipo para supervisar artículos de línea específicos. Ejemplos de herramientas adecuadas incluyen:
Cápsula de planificación Aventri Cvent
Con estas herramientas, puede calcular fácilmente el ROI del evento y saber dónde hacer ajustes para alcanzar sus objetivos.
3. Registro de eventos, marketing y promoción
Para simplificar la recopilación, la transferencia y la integración de datos, considere utilizar una plataforma combinada para el registro, la promoción y el marketing de eventos. Algunas plataformas de automatización de marketing (MAP) incluyen todas estas funciones y pueden ayudarlo a eliminar la duplicación de actividades. Ejemplos de MAP que puede considerar incluyen:
Marketo Hubspot ActiveCampaign Salesforce goteo piloto automático
Monitorear el comportamiento de los usuarios es esencial para aumentar las tasas de conversión (la cantidad de registros de eventos), y los MAP pueden ayudarlo a lograrlo. Sin embargo, si no está utilizando un MAP, existen otras herramientas que pueden ayudarlo a lograrlo.
Google Analytics es una gran herramienta para medir el comportamiento de los usuarios en su sitio web, aunque tiene sus propias limitaciones. Otras herramientas con características más amplias incluyen:
Crazy Egg Lucky Orange Hotjar
Estas herramientas brindan la oportunidad de ver a los visitantes del sitio navegar por su sitio, ya sea en vivo o grabado, lo que le brinda una imagen completa de la experiencia del usuario. Esto puede ayudarlo a mejorar el flujo de navegación de su página para guiar a los usuarios a lo largo de su llamado a la acción.
4. Abastecimiento y selección del lugar
Seleccionar y buscar lugares para eventos es una actividad que requiere mucho tiempo. Requiere identificar y enviar RFPs a diferentes propiedades y esperar a recibir respuestas de cada una de ellas.
Sin embargo, las soluciones eRFP permiten establecer parámetros de acuerdo con los requisitos del evento para preseleccionar las propiedades relevantes que mejor se adapten a su evento. Luego, las soluciones le permiten crear una RFP para enviarla a las propiedades seleccionadas directamente a través del sistema. Esto generalmente tiene un tiempo de respuesta rápido y una tasa de respuesta más alta. Ejemplos de soluciones de abastecimiento de lugares incluyen:
Las plataformas eRFP le permiten administrar el proceso de licitación del lugar de manera más eficiente y también permiten una comunicación fluida con las propiedades. Puede realizar negociaciones, selecciones y adjudicaciones de contratos directamente en la plataforma que elija.
5. Experiencia en eventos
La creación de experiencias de eventos únicas requiere una comprensión de lo que atrae a cada segmento de su audiencia y oradores. Algunos pueden preferir asistir a su evento en persona, mientras que a otros les encanta conectarse desde la comodidad de sus hogares. Por lo tanto, necesita una plataforma que cree una experiencia conectada para acomodar a los asistentes presenciales y virtuales.
Además, el uso de una aplicación de eventos móvil puede ayudar a los asistentes a crear una experiencia personalizada en su evento creando su propia agenda y eligiendo oportunidades para establecer contactos con otros asistentes al evento. A continuación, se incluyen algunas sugerencias tecnológicas para su plataforma de eventos y las necesidades de la aplicación de eventos móviles.
Accelevents Pathable Bizzabo Aventri
Algunas de las plataformas brindan experiencias completas, mientras que otras ofrecen los componentes separados que necesita para su evento, ya sea una plataforma de eventos o una aplicación móvil.
6. Call for Papers y Gestión de Contenidos
Ponerse en contacto con los oradores del evento, solicitar documentos y contenido para un evento y monitorear los plazos puede ser un desafío para muchos organizadores de eventos. La tecnología está disponible para gestionar este proceso de manera más eficiente. Una solución de software destacada a considerar es Hubb. Hubb puede ayudarlo a reducir el tiempo de administración dedicado al procesamiento manual de contenido.
7. Alojamiento y Viajes
Utilice la tecnología para administrar el alojamiento y los planes de viaje de los huéspedes y ahorre mucho tiempo. Con una herramienta simple, puede recopilar, organizar y administrar las preferencias de viaje y alojamiento sin problemas. Un ejemplo de tal herramienta es Eventpro. Esta herramienta también ayuda con los requisitos de gestión y reserva de lugares.
Las soluciones tecnológicas son excelentes para facilitar la planificación, sin embargo, no deberían tener un costo insoportable. Es por eso que debe considerar cuidadosamente su presupuesto antes de adoptar tecnología para optimizar su proceso de planificación de eventos. Su elección de tecnología debe generar resultados que conduzcan a un aumento significativo en el ROI, no a una menor financiación general.
Esta es una publicación invitada de Jordan Schwartz
Jordan Schwartz es presidente y cofundador de Pathable, una aplicación de eventos y una plataforma de sitio web para conferencias y ferias comerciales. Dejó la psicología académica por el atractivo de la creación de software y pasó 10 años en Microsoft liderando el desarrollo de software orientado al consumidor. Frustrado con las conferencias a las que asistió allí, dejó Microsoft en 2007 con el objetivo de ofrecer más valor y mejores oportunidades de trabajo en red a través de una aplicación de conferencias de próxima generación. Jordan trabaja como nómada digital y regresa a menudo a su ciudad natal de Seattle para cuidar sus colmenas de abejas.
