Podrías pensar que la contabilidad es aburrida.
Probablemente tengas razón.
Sin embargo, ¿sabes qué es peor que algo aburrido?
Tu negocio fracasó porque no estabas al tanto de tus finanzas. O peor aún, perdiendo dinero porque simplemente no llevaste la cuenta de la masa. (Psst, ¿has probado una aplicación de presupuesto para realizar un seguimiento de las cosas?)
Esto le pasó a Ben Brown.
Después de abrir su tienda Shopify, Ben recibió muchos pedidos: “Comenzó bien (¡al menos eso pensé!)… No fue hasta que envié todos los pedidos que me di cuenta de mi error: había calculado mal el envío. costo.”
Le preocupaba que los compradores abandonaran sus carritos una vez que vieran los costos de envío y embalaje, por lo que ofreció envío gratuito en todos sus productos.
“Una vez que pagué a mi transportista por la entrega, perdí dinero”. él dice.
*Ups*
Afortunadamente Ben se recuperó. ¿Pero no preferirías evitar situaciones desastrosas como ésta en tu negocio?
Con algunos conocimientos básicos de contabilidad, puede controlar fácilmente el rendimiento de su negocio, evitar errores y realizar cambios informados para mejorarlo.
En este artículo, aprenderá todo sobre la contabilidad y las herramientas de contabilidad.
¡Vamos a sumergirnos!
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es el proceso de registrar y organizar datos financieros de forma regular. Esto podría ser para un individuo, una empresa o cualquier otro tipo de organización. Garantiza que la información financiera sea completa, actualizada y accesible.
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La contabilidad incluye actividades como:
- Registro de ventas y seguimiento de facturas.
- Seguimiento de cuentas por cobrar.
- Facturar a los clientes por bienes vendidos o servicios prestados.
- Verificar y registrar facturas de proveedores.
- Pago de facturas de proveedores.
- Elaborar nóminas de empleados y procesar informes gubernamentales.
- Registro de depreciación.
- Elaborar informes financieros precisos.
Hoy en día, la mayoría de los contables utilizan software en línea.
Pero la contabilidad aún requiere una comprensión de la contabilidad financiera básica.
¿Por qué es importante la contabilidad?
Nicole Fendéel autor de Cómo ser una estrella de rock de las finanzasdijo: “Muchas pequeñas empresas preferirían enfrentarse a una horda de bárbaros enojados que abordar su estado de flujo de caja”.
Incluso podrías ser tú.
Sin embargo, “no importa en qué negocio esté, la capacidad de comprender sus libros es esencial”. dice Lita Epsteinautor de Kit de contabilidad para principiantes.
Los propietarios de pequeñas empresas suelen ser excelentes para conseguir nuevos clientes o crear nuevos productos o servicios, pero muchos no logran realizar un seguimiento de los aspectos financieros fundamentales.
Ahí es cuando las cosas van mal.
Las empresas que carecen de claridad financiera a menudo se encontrarán con problemas de flujo de caja, acumularán enormes cantidades de deuda, se olvidarán de facturar a los clientes o pagarán las facturas tarde e incurrirán en multas.
Scott Scharfel fundador de atrapando nubes, un servicio de contabilidad para empresas de comercio electrónico, revela que la mayoría de sus clientes no se si son rentables.
“No están muy seguros y hay una gran diferencia entre el efectivo en el banco y si su negocio es rentable o no. Simplemente no saben cuál es su posición, por lo que hay mucho estrés relacionado con no saberlo”.
Mantenerse al tanto de sus finanzas es crucial para el éxito empresarial a largo plazo.
“Cuando te tomes el tiempo para aprender a leer y comprender tus libros, tendrás una excelente idea de qué tan bien lo estás haciendo”. dice Lita Epstein.
“También le proporciona mucha información durante todo el año para que pueda probar el éxito financiero de sus estrategias comerciales y hacer correcciones de rumbo a principios de año si es necesario para asegurarse de alcanzar sus objetivos de ganancias de fin de año”.
¿Vendido? Bien, el siguiente:
¿Qué hacen realmente los contables?
Los contables utilizan muchos de los mismos métodos de registro financiero que los contadores. Estos incluyen recopilar, organizar y rastrear recibos, facturas y otros detalles de transacciones.
Hoy en día, la mayoría de los contables utilizan software de contabilidad para realizar un seguimiento y dar sentido a los números. (Quédese para conocer tres de las mejores herramientas de software de contabilidad en línea).
Pero esto no es todo lo que hacen los contables.
Los contables profesionales también son responsables de toda una serie de tareas además de la simple entrada de datos. Están altamente capacitados en software de contabilidad financiera y deberían poder:
- Capacite a los miembros de su equipo para que utilicen software de contabilidad empresarial para garantizar que cada transacción se contabilice correctamente.
- Resolver problemas, errores y confusiones que surjan en el aspecto financiero del negocio.
- Mejore el flujo de trabajo financiero de su empresa, como agregar un sistema POS.
- Optimice sus servicios de nómina para mejorar la forma en que paga a sus empleados.
- Realice un seguimiento de los intereses, las inversiones y la depreciación de los activos.
- Reserve dinero para los impuestos.
- Haga un seguimiento de las facturas y persiga a los deudores para el pago.
- Prepare registros financieros para su contador cuando se acerque la temporada de impuestos.
- ¡Y más!
En pocas palabras: los contables mantienen las finanzas de su empresa funcionando sin problemas para que usted pueda concentrarse en atender a los clientes y aumentar los resultados.
Teneduría de libros versus contabilidad
Si es propietario de una pequeña empresa, es posible que se pregunte si necesita contratar un contable o un contador, o ambos.
Y ahora que comprende la necesidad de la contabilidad, es posible que se pregunte: “¿En qué se diferencia de la contabilidad?”
Buena pregunta.
Las palabras “contador” y “contador” a menudo se usan indistintamente. Sin embargo, existen algunas diferencias clave que determinan las principales responsabilidades de cada función.
La contabilidad es un subconjunto de la contabilidad
Un contador, un tenedor de libros profesional o un empleado de la empresa puede llevar su contabilidad.
Si acaba de iniciar un negocio, es probable que usted mismo se encargue de llevar la contabilidad.
Esto no es malo. Al lanzar una nueva empresa comercial, es fundamental que tenga un conocimiento profundo de su situación financiera. ¿Qué mejor manera que hacer la contabilidad tú mismo?
Básicamente, los contables se encargan del trabajo financiero diario.
Mantienen cuentas financieras detalladas y precisas y utilizan esta claridad financiera para ayudar a tomar decisiones comerciales informadas.
Los contadores son expertos financieros
Los contables suelen ser miembros cualificados y registrados de una asociación estatutaria. Por lo que a menudo tienen títulos como CPA (Contador Público Certificado) o CA (Contadores Públicos).
Así es como pueden cobrar mucho dinero.
Estos expertos utilizarán las cuentas proporcionadas por el contable. Se centran en analizar las transacciones para brindar asesoramiento financiero.
También utilizarán la información de las cuentas para presentar declaraciones de impuestos y otros informes.
Mientras que los contables se encargan de las tareas financieras del día a día, los contadores suelen intervenir trimestralmente para brindar asesoramiento y hacer ajustes.
El infografía a continuación resume la contabilidad frente a la contabilidad:
8 cuentas de contabilidad vitales
Ahora que comprende la necesidad de la contabilidad y cómo se relaciona con la contabilidad, hablemos de las diferentes cuentas que llevan los contables.
“Todas y cada una de las cuentas tienen su propósito en la contabilidad, pero ciertamente no todas las cuentas son iguales”. dice Epstein. “Para la mayoría de las empresas, algunas cuentas son más esenciales que otras”.
Para obtener una comprensión sólida de su situación financiera, es importante comprender las diferentes cuentas que utilizará su contable. Esto le permitirá tomar mejores decisiones y aumentar la eficiencia del negocio.
A continuación se muestra un resumen rápido de ocho cuentas de contabilidad vitales, según lo descrito por Epstein en Contabilidad para tontos.
1. Efectivo
Todas las transacciones comerciales deben pasar por la cuenta de efectivo. De hecho, esto es tan importante que los contables suelen utilizar dos diarios para realizar un seguimiento de la actividad (recibos de efectivo y desembolsos de efectivo).
Todo el efectivo que entre o salga debe registrarse adecuadamente en la cuenta de efectivo.
2. Ventas
Ah, ventas: la cuenta favorita de todos.
Esta cuenta es donde realiza un seguimiento de todos los ingresos entrantes por las ventas de sus productos o servicios.
Epstein señala que “Registrar las ventas de manera oportuna y precisa es un trabajo fundamental porque, de lo contrario, no se puede saber cuántos ingresos se han recaudado cada día”.
3. Cuentas por cobrar
Esta es la cuenta que utiliza para realizar un seguimiento de todo el dinero adeudado por los clientes.
“Mantener las cuentas por cobrar actualizadas es fundamental para asegurarse de enviar facturas precisas y oportunas a los clientes”, escribe Epstein.
Es especialmente importante si vende productos o servicios a crédito.
Para evitar problemas de flujo de caja, es imperativo saber cuándo puede esperar recibir el dinero que se le debe. Además, ¡no querrás olvidarte de cobrar el dinero que te deben!
4. Inventario
Si no sabes cuántas acciones tienes, estás en un gran problema, amigo mío.
Por lo tanto, debe contabilizar y realizar un seguimiento meticuloso de su inventario.
“Su contable contribuye a este proceso manteniendo registros de inventario precisos en una cuenta de inventario”, escribe Epstein. “Los números que tiene en sus libros se prueban periódicamente mediante recuentos físicos del inventario disponible”.
5. Cuentas por pagar
Esta cuenta rastrea las facturas que necesita pagar.
Epstein señala que “debes asegurarte de pagar las facturas a tiempo”, ya que si no lo haces probablemente te meterás en problemas.
“Los proveedores a menudo penalizan a las empresas que pagan tarde cortándoles el suministro o colocándoles cuentas sólo en efectivo. Por otro lado, si paga sus facturas con anticipación, es posible que pueda obtener descuentos y ahorrar dinero con los proveedores”.
6. Gastos de oficina
“Estos gastos tienden a aumentar si no se controlan cuidadosamente en la cuenta de Gastos de oficina”, dice Epstein.
Como Benjamín Franklin dijo, “Cuidado con los pequeños gastos. Una pequeña fuga hundirá un gran barco”.
Dependiendo del tipo de negocio que dirija, esto también puede incluir facturas de servicios públicos y alquiler de oficina, gastos de viaje y gastos de entretenimiento.
7. Gastos de nómina
Los salarios del personal suelen ser el mayor gasto de una empresa. Además, a los empleados no les agradará que les paguen tarde o menos de lo que se les debe.
“El mantenimiento preciso de esta cuenta es esencial porque garantiza que se presenten todos los informes gubernamentales y se paguen los impuestos sobre la nómina”, según Epstein. “Y si no te haces cargo de estas responsabilidades hacia el gobierno, te encontrarás en serios problemas”.
8. Ganancias retenidas
Utilice esta cuenta para realizar un seguimiento de las ganancias reinvertidas en el negocio.
“Esta cuenta es acumulativa, lo que significa que muestra un total acumulado de ganancias que se han retenido desde que la empresa abrió sus puertas”, señala Epstein.
La cuenta es especialmente importante para los inversores y prestamistas que necesitan realizar un seguimiento del desempeño de la empresa.
Otras cuentas contables utilizadas
Hay muchas otras cuentas que utilizan los contables, según las necesidades individuales de la empresa. Incluyen:
- Compras
- Préstamos por pagar
- Capital del propietario
- Cuentas de capital
- Cuenta de giro
- Compras
A continuación:
Cómo llevar la contabilidad: 3 consejos esenciales para recordar
Una vez identificado qué es la contabilidad y muchas de las cuentas que se utilizan, he aquí tres consejos esenciales para una contabilidad eficaz.
1. Mantenga un registro de absolutamente todo
Y quiero decir, todo.
Notando todo Las transacciones le permiten mantener cuentas completas para obtener esos conocimientos financieros esenciales. Estos le ayudarán a tomar decisiones estratégicas eficaces.
Es más, si conserva pruebas de sus transacciones y es auditado o llevado ante los tribunales, tendrá pruebas concretas de que no ha hecho nada malo.
Además, en EE. UU., el IRS exige que las empresas mantengan registros de todas las transacciones. hasta por 7 años.
2. Todo el dinero debe fluir a través de la cuenta comercial o caja chica
Si no haces esto, las cosas se complicarán rápidamente..
Es posible que olvide registrar el dinero recibido o gastado. O simplemente no tendrá el comprobante de la transacción en caso de que lo necesite.
Ninguno de los dos es bueno.
Pague cualquier dinero que reciba directamente en su cuenta comercial o cuenta de caja chica antes lo gastas.
3. Mantenga siempre separadas las finanzas personales y comerciales
Esto es una obviedad, pero puede ser más fácil decirlo que hacerlo para las pequeñas empresas o los autónomos.
Si utiliza una cuenta bancaria para uso comercial y personal, puede verse tentado a gastar el dinero que necesita para próximos gastos.
Además, las compras personales pueden confundirse con los gastos comerciales.
Lo mejor que puedes hacer es tener cuentas completamente separadas para tus transacciones comerciales. Luego, simplemente transfiera dinero a su cuenta personal (como salario) para realizar compras personales.
Esto mantendrá las transacciones de su cuenta ordenadas y fáciles de entender.
Ahora veamos algunas herramientas.
Hay muchas herramientas de contabilidad y teneduría de libros disponibles en línea.
Estas herramientas facilitan la administración de las finanzas de su organización y usted puede obtener información valiosa con solo unos pocos clics.
Echemos un vistazo a cinco de las principales herramientas de contabilidad y teneduría de libros.
1. Ola
Recomendado para: Pequeñas empresas con un presupuesto ajustado.
Costo: Gratis.
Con más de 2 millones de usuarios en más de 200 países diferentes, Ola es una de las mejores soluciones de software de contabilidad gratuitas disponibles.
Es más, a diferencia de muchos otros programas, Wave no impone límites sobre la cantidad de facturas, presupuestos, clientes, informes, etc., que puedes utilizar. Además, el software incluso le permite gestionar varias pequeñas empresas.
También es sencillo de configurar y Universidad de olas Es particularmente útil cuando te quedas atascado. Aunque el software es gratuito, puede actualizar a una cuenta paga para acceder a funciones premium de atención al cliente.
El software admite múltiples monedas y se integra con PayPal, Stripe y más. Además, existen aplicaciones móviles para dispositivos Android y Apple.
En otras palabras, es totalmente gratuito y tiene excelentes funciones.
#Ganar
El software está diseñado para pequeñas empresas. Entonces, si dirige una empresa más grande, es posible que Wave carezca de funciones y capacidades más avanzadas.
Sin embargo, Wave es una excelente opción si recién estás comenzando.
2. Libros rápidos
Recomendado para: Pequeñas empresas establecidas que tienen requisitos particulares.
Precio: Prueba gratuita de 30 días, luego de $5 a $30 por mes.
libros rápidos Fue creado por Intuirque fue fundada en 1983 y ha dominado la contabilidad y las finanzas personales durante más de tres décadas.
Este software de contabilidad es uno de los más populares en línea con más de 2,2 millones de usuarios.
Quickbooks ofrece una increíble variedad de funciones. Estos incluyen contabilidad por partida doble, abundantes opciones de informes, facturas personalizables, soporte de nómina, múltiples monedas y más.
Además, Quickbooks se integra con más de 200 servicios, como Shopify y PayPal.
Hay varios planes diferentes y complementos de funciones opcionales. Esto facilita la selección y el pago de las funciones específicas que necesita.
Quickbooks también ofrece dos prácticas aplicaciones móviles para mayor comodidad.
Además, el software le permite conectarse a su cuenta bancaria. Esto agrega la actividad de su cuenta a su cuenta de Quickbooks automáticamente.
Quickbooks es perfecto para autónomos establecidos y pequeñas empresas que desean una herramienta de contabilidad intuitiva y avanzada.
3. Xero
Recomendado para: Empresas establecidas que quieren mantener las cosas simples.
Precio: Prueba gratuita de 30 días, luego de $9 a $70 por mes.
xero es otro increíble servicio de software de contabilidad en línea.
En sólo 10 años, la empresa ha establecido oficinas en todo el mundo y ha atraído a 1 millón de usuarios en más de 180 países.
Además, Forbes nombró a Xero el “Empresa de crecimiento innovadora número 1.” Dos veces.
No coincide con la gama de funciones que tiene Quickbooks. Pero Xero es muy intuitivo de usar y hace honor a su lema: “Hermoso software de contabilidad”.
Está equipado con todas las funciones vitales y funciona con más de 160 monedas.
En particular, la función de seguimiento de inventario y la capacidad de crear órdenes de compra hacen que este software sea ideal para empresas de comercio electrónico.
Xero también integra directamente con Shopify, así como muchas otras aplicaciones como PayPal y Stripe. Además, hay una aplicación móvil que le permite registrar gastos y otra información mientras viaja.
Este software de contabilidad es perfecto para empresas establecidas que desean un software de contabilidad profesional que sea fácil de usar.
4. Agente libre
Recomendado para: Pequeñas empresas que requieren un software de contabilidad de bajo costo.
Precio: $10 al mes durante 6 meses, luego solo $20 al mes (todas las cuentas comienzan con una prueba gratuita de 30 días).
Agente libre es otro excelente software de contabilidad que le simplifica la contabilidad. No hace el trabajo por usted, pero le permite hacerse cargo de él usted mismo.
Puede agregar múltiples proyectos, facturas en múltiples monedas, usuarios y clientes ilimitados y configurar impuestos sobre las ventas fácilmente. También se conecta con sus cuentas bancarias y le permite realizar un seguimiento de sus gastos o enviar facturas y controlar el flujo de caja.
Idealmente, esta herramienta de contabilidad es la mejor para pequeñas empresas de hasta 10 empleados.
5.A2X
Recomendado para: todas las empresas que buscan automatizar con precisión su contabilidad de comercio electrónico
Precio: Prueba gratuita de 14 días, luego desde $19 por mes
A2X es una integración que le ahorrará horas de trabajo manual frustrante cada mes.
La aplicación, lanzada en 2014, se sienta entre Shopify y tu herramienta de contabilidad, por ejemplo, Quickbooks o Xero, para conciliar automáticamente tus pagos de Shopify.
Funciona tomando el pago global de Shopify y organizándolo en las categorías correctas de ingresos y gastos, como ventas, tarifas, impuestos, reembolsos, tarjetas de regalo y más. Luego publica los resúmenes de liquidación en Quickbooks o Xero, donde los conciliará perfectamente.
De esta manera, podrás olvidarte del dolor de cabeza de dividir manualmente todos los datos de pago en una hoja de cálculo. Y A2X también garantiza que siempre pagará la cantidad correcta en impuestos.
También se integra con otras plataformas de comercio electrónico, por lo que es perfecto tanto si eres vendedor monocanal como multicanal.
Este software lo utilizan desde pequeñas empresas con menos de 200 pedidos hasta marcas multimillonarias que realizan más de 50 000 pedidos al mes. También te pueden ayudar encontrar un contador de comercio electrónico dedicado.
Resumen: contabilidad para su negocio en línea
La contabilidad es crucial para el éxito financiero a largo plazo.
Sin él, podría cometer errores innecesarios que podrían significar un desastre para su negocio.
El simple hecho de estar al tanto de sus finanzas le proporcionará información invaluable sobre el funcionamiento interno de su negocio. Esto le permitirá tomar decisiones informadas que le ayudarán a aumentar sus resultados.
¿Quién lleva la contabilidad de su empresa, usted, un empleado o un contratista? ¡Háganos saber en los comentarios a continuación!
