Los eventos de marketing son una de las mejores formas de conectarse con sus prospectos y cerrar tratos. A veces, debido a circunstancias imprevistas, se cancelan.
Desafortunadamente, las cosas no siempre salen según lo planeado. Con las preocupaciones actuales de salud pública sobre el coronavirus, muchas empresas se están retirando de las conferencias de marketing y suspendiendo los viajes de los empleados. Entonces, ¿qué debe hacer si su evento se cancela? ¡No todo está perdido! Todavía hay posibilidades a considerar…
Comidas para llevar rápidas:
Asegúrele a su audiencia, oradores, patrocinadores y otras partes interesadas que no es el fin del mundo y que todavía está trabajando para alcanzar los objetivos principales del evento.
Sea totalmente transparente en sus comunicaciones y responda todas las preguntas lo antes posible.
Organice un evento virtual en su lugar. Hazlo lo más parecido posible a lo real.
La industria de eventos se tambalea bajo un impacto masivo debido al brote de la enfermedad
El coronavirus y los temores de que se propague ya han afectado en gran medida a la industria de eventos. Los anfitriones del evento están tratando de equilibrar la amenaza a la salud pública y la enorme inversión que se realiza en estos espectáculos. Ya se han cancelado las principales conferencias mundiales, incluido el F8 de Facebook. Además, muchos nombres importantes se están retirando de los espectáculos, incluido Twitter que abandonó el SXSW de este año en Austin este mes.
El 5 de marzo, la conferencia de tecnología de la salud más grande del mundo, HIMSS 2020, fue cancelada debido a los temores sobre el coronavirus. La medida se produjo después de que hubo cancelaciones de compañías como Amazon y Athena. La conferencia generalmente atrae a más de 100,000 asistentes, lo que deja a los patrocinadores, expositores, hoteles y asistentes perdiendo una gran oportunidad.
Ya se ha gastado una gran cantidad de tiempo, planificación y dinero en las conferencias de 2020. Ha trabajado incansablemente en el contenido de su evento y ahora enfrenta el futuro con incertidumbre. Si este es un escenario que está experimentando su organización, necesitará un plan.
Es probable que no se recuperen los costos duros y los costos de oportunidad, pero aún existe la posibilidad de participar virtualmente y asegurarse de que su reputación no se vea afectada por no ser comunicativo o transparente.
Entonces, ¿cuáles son tus opciones y por dónde empiezas?
La comunicación y la transparencia deben ser parte de su plan
En este momento, si se enfrenta a una cancelación, es en nombre de la salud pública. Sin embargo, hay muchas otras razones por las que un evento puede no activarse, la mayoría de las cuales estarían fuera de su control. Tener que cancelar un evento debido a preocupaciones externas no es su culpa, pero debe ser estratégico en cómo y cuándo se comunica.
Una vez que haya determinado que el evento no puede avanzar, debe desarrollar un plan de comunicación. Es posible que tenga diferentes partes a las que deba informar, incluidos los asistentes, los patrocinadores y los medios de comunicación. Es fundamental ser completamente transparente acerca de por qué no ocurre el evento.
A continuación, debe ofrecer una disculpa. No te estás disculpando porque eres la causa de la cancelación, pero las personas han invertido su tiempo y dinero para asistir, por lo que es bueno hacerles saber que estás tan decepcionado como ellos.
Cronometrando sus comunicaciones
Debe coordinar sus comunicaciones para que todos reciban la información al mismo tiempo. Eso incluye correos electrónicos específicos a las partes afectadas, comunicados de prensa, cobertura de los medios y publicaciones en las redes sociales. La comunicación también debe ser consistente y verificable, para que nadie se confunda o piense que es un rumor.
¿Qué debe incluir su comunicación?
Más allá del motivo de la cancelación y la disculpa, debe brindar a las personas datos e instrucciones sobre lo que sigue. Dependiendo de qué tan cerca de la fecha real de la cancelación, es posible que ya tenga personas viajando y cargando el envío. Más temprano que tarde es, por supuesto, la mejor estrategia, pero no siempre es posible.
Estos son algunos detalles que debe comunicar:
Información sobre cómo hacer que se envíe el flete de regreso Políticas sobre reembolsos por exhibición, patrocinio y tarifas de registro Si el evento se reprogramará o si se puede realizar virtualmente Cancelación de alojamiento y reembolsos Cualquier información logística adicional
Simplemente enviar un aviso de cancelación sin detalles dejará a los asistentes frustrados y sintiendo que han perdido una inversión considerable. Si espera que asistan a eventos futuros, manténgalos informados y actualizados.
Respondiendo a preguntas
También debe establecer un equipo de personas para responder a las preguntas. Es probable que tenga preguntas provenientes de múltiples canales: correo electrónico, teléfono, chat y redes sociales. Responderles de manera oportuna garantiza que su reputación permanezca intacta. Desarrollar una página de preguntas frecuentes para señalar a las personas es una buena idea. Continúe agregando a medida que surjan más preguntas y tenga más información.
Lidiando con el Aspecto Financiero
No solo estás cancelando un evento; usted también es responsable de las consecuencias financieras. Muchos han pagado una prima para asistir o exhibir en su evento de marketing. Tienes dos opciones:
Reembolsar todo el dinero pagado en su totalidad. Si bien es posible que tenga un lenguaje contractual que diga que parte o la totalidad del precio de compra no es reembolsable, incluso si se cancela, no hará ningún amigo al negarse a emitir reembolsos. Sin embargo, un reembolso completo es complicado por el hecho de que probablemente no recibirá reembolsos por el lugar y la logística que se utilizaron para planificar el evento. Desafortunadamente, probablemente sufrirá una gran pérdida, pero es posible que esto se pueda mitigar con un seguro de eventos.
Ofrezca una prórroga para el evento del próximo año, que podría hacer más atractivo con incentivos. Por ejemplo, puede proporcionar a los asistentes y expositores actualizaciones del evento al mismo precio que pagaron por el evento de este año. Si su conferencia es una a la que suelen asistir cada año, esto puede persuadirlos para que le permitan continuarla.
Al decidir cómo manejar el aspecto financiero, continúe siendo honesto y transparente sobre cuál es la mejor manera de proceder.
Pero antes de desarrollar su plan financiero y de comunicación, usted y su equipo también deben pensar en alternativas como volverse virtual.
¿Puedes salvar tu evento al volverte virtual?
¡La respuesta es sí! Un evento en línea ciertamente no tendrá el mismo ambiente u oportunidad que uno en persona, pero ciertamente es algo a considerar. Adobe Summit y Magento Imagine, previamente programada para fines de marzo en Las Vegas, ahora se ha convertido en un evento en línea. Lo mismo es cierto para Google Cloud Next 2020, que iba a suceder en San Francisco en abril.
Puede volverse virtual y dar a los asistentes la oportunidad de aprender e interactuar con videoconferencias. La videoconferencia ofrece una experiencia inmersiva y fluida para los usuarios. Con video HD y una gran cantidad de funciones, la videoconferencia podría ser el enfoque que salve su evento de la cancelación total.
Pero, ¿qué tipo de funciones de videoconferencia son las más importantes? Si desea organizar un evento mediante videoconferencia, necesitará una plataforma sólida que pueda brindar la capacidad de involucrar a los asistentes en toda la pantalla. Las características clave deben incluir:
Pantalla compartida: esta función es imprescindible para las presentaciones. Sus estimados presentadores pueden usar la videoconferencia para dirigir una sesión desde cualquier lugar y necesitarán una forma de compartir sus diapositivas fácilmente. Múltiples cámaras web: puede tener presentadores o paneles de personas que no se encuentran en la misma ubicación, por lo que querrá un sistema que le brinde la capacidad de transmitir múltiples cámaras. Funciones de chat: con las funciones de chat, los asistentes pueden interactuar con los presentadores. Pueden hacer preguntas a través del chat u ofrecer comentarios sobre el tema. Proporciona un canal de comunicación bidireccional. Capacidades de grabación: si decide volverse virtual, grabe cada sesión para que estén disponibles a pedido para aquellos que no pueden unirse en vivo. Marca: elija una plataforma que le permita marcar la experiencia con logotipos de eventos, el logotipo de su empresa y posiblemente incluso logotipos de patrocinadores.
Pero, ¿lo virtual ganará a los asistentes?
En la situación que enfrentan los anfitriones de eventos en este momento, el miedo y la preocupación están relacionados con la exposición pública y un virus altamente contagioso. Con esto en mente, los asistentes pueden sentirse más cómodos asistiendo a un evento virtual.
Pueden apreciar el hecho de que no tienen que viajar ni preocuparse por pasar tiempo en aeropuertos y centros de convenciones donde los gérmenes están siempre presentes. Además, es probable que no pierda ningún orador, ya que ya bloquearon el tiempo para asistir al evento y deberían estar listos para presentar desde cualquier lugar. Los oradores más populares en su industria probablemente han lidiado con cancelaciones y saben cómo lidiar con los golpes.
¿Todo se puede traducir en un evento virtual? No, no compensa la creación de redes y las conversaciones en persona, pero si su evento tiene que ver con el marketing, los miembros de la industria comprenderán y adoptarán las maravillas de la tecnología. Es probable que su audiencia tenga una gran conciencia digital y use plataformas de reuniones virtuales de forma regular.
Nadie quiere cancelar, pero nadie puede predecir el futuro
Hace seis meses, no había una cobertura mediática constante relacionada con el coronavirus. Todos estábamos pensando solo en la temporada de gripe. La mayoría no podría haber predicho lo que le sucedería a la industria de eventos. Claramente, es mejor prestar atención a las advertencias de la Organización Mundial de la Salud (OMS) sobre el coronavirus. Si bien un evento cancelado puede parecer devastador, probablemente sea lo mejor para todos.
Si te encuentras ante este dilema, empieza a trabajar en tu plan de comunicación y piensa en la opción de virtualizarte. Lo más importante es mantener la empatía con los asistentes y patrocinadores y trabajar juntos para obtener el mejor resultado.
