Lo admitiremos: es un desafío organizar un evento. Pero, si divide el proceso en pasos simples, puede tener un plan de marketing de eventos que no solo aliviará sus propias preocupaciones, sino que también dejará boquiabiertos a sus asistentes.
Comidas para llevar rápidas:
Use su sitio web como su base de operaciones en línea, amplíelo con comunicación personalizada, alcance en las redes sociales, promociones de personas influyentes y blogs invitados por oradores destacados.
Seleccione un lugar que atraiga a los asistentes por su importancia en la industria y aliente a las empresas locales a convertirse en socios y patrocinadores del evento.
Comience a comercializar el evento del próximo año tan pronto como el último asistente salga por la puerta después del evento de este año.
Concéntrese en obtener el ROI de sus esfuerzos de marketing de eventos.
1. Maximice el alcance del sitio web de su evento
Su evento merece su propio sitio web. Como nota al pie de página de su sitio web corporativo, podría perderse en el desorden.
Como sitio web independiente, o como mínimo como una sección en su sitio principal, puede optimizarlo, marcarlo y atraer visitantes que no lo habrían encontrado si estuviera en su sitio corporativo. Use comunicados de prensa para dar más exposición a su sitio, vincular cuentas de redes sociales para llegar a los canales preferidos de los asistentes potenciales y realizar el registro y la comunicación a través del sitio y su dirección de correo electrónico oficial.
Asegúrese de que su empresa u organización de la industria se vincule al sitio web del evento y aliente a los miembros y empleados a hacerlo en blogs, cuentas de redes sociales y otros activos digitales.
Si se trata de un evento recurrente, puede publicar durante todo el año en el blog del sitio web del evento, generando expectativa a medida que publica los nombres de los oradores principales, los temas de las sesiones, las atracciones cercanas y las actividades durante el evento.
2. Aproveche el marketing de contenidos para atraer a los líderes de la industria
Invite a algunos de sus oradores destacados a escribir publicaciones de blog que inviten a la reflexión. Esta estrategia no solo fortalecerá su posición como líderes de opinión en la industria, sino que también motivará a otros líderes de la industria a asistir a su evento.
¿Qué especialista en marketing digital podría resistirse a la oportunidad de conversar con Neil Patel mientras disfruta de los aperitivos en la recepción de gala de su evento? ¿O qué fabricante de equipos de golf dejaría pasar la oportunidad de elegir el cerebro de Tiger Woods en un evento de la industria de equipos de golf?
Luego, capacite a sus oradores para que promocionen su publicación en el blog, y su próxima aparición en su evento, en su propio sitio web y canales de redes sociales. También será más probable que sus seguidores reserven su lugar en su evento cuando su experto favorito esté allí.
3. Encuentre un lugar significativo para su público objetivo
Si su evento se traslada de una ciudad a otra, busque un lugar para realizar su evento que tenga un significado histórico o emocional para su industria. Por ejemplo, un evento de entrenamiento de entrenadores de hockey tendría aún más importancia si pudiera celebrarse en Lake Placid, la ciudad en la que ocurrió el “Milagro sobre hielo” en 1980.
Del mismo modo, los espectáculos de alimentos y bebidas atraerán a más propietarios de restaurantes y ejecutivos de tiendas de comestibles cuando los realice en una ciudad, o área de la ciudad, conocida por su excelente comida.
O simplemente puede nombrar su conferencia según el lugar en el que se lleva a cabo:
4. Utilice la personalización para atraer a los asistentes
Desde sus invitaciones hasta su orador y selecciones de temas, vale la pena profundizar en los datos de sus asistentes objetivo para ver lo que están leyendo, hablando y comentando.
Utilice esta información para brindar comunicaciones personalizadas, oradores y temas que les interesen, y luego, en el evento mismo, asegúrese de que el equipo organizador esté disponible para charlas personales con sus asistentes.
Esto no solo hará que los asistentes se sientan como si tuvieran voz, sino que también puede ayudarlo a mejorar el evento del próximo año cuando utilice los comentarios de algunas de estas conversaciones individuales para modificar su programa.
5. Obtenga más compromisos desde el principio con los descuentos por reserva anticipada
Una publicación en Eventbrite aconseja ofrecer un gran descuento por registro anticipado a aquellos que acaban de ver tu anuncio. Esta estrategia no solo genera buena voluntad entre los asistentes, sino que también brinda a los madrugadores la oportunidad de contactar a sus amigos y colegas para alentarlos a aprovechar el descuento también.
6. Encuentra socios que complementen tu evento y sus asistentes
Encuentre marcas que brinden bienes y servicios que los asistentes a su evento probablemente necesitarán para instalar puestos alrededor del lugar. No olvide invitar también a los medios de comunicación y empresas locales. Encuentre restaurantes y hoteles locales dispuestos a ofrecer descuentos a los asistentes. Será una gran publicidad e impulsará su negocio, y hará felices a sus asistentes al obtener beneficios financieros por asistir.
7. Obtenga referencias de asistentes regulares
Ya se trate de testimonios sobre el evento del año pasado o de la promoción del evento del próximo año entre sus colegas y amigos, sus asistentes regulares pueden ser los mejores amigos de su evento. Tan pronto como finalice su evento, comuníquese con ellos para que lo ayuden a comenzar el próximo año con buen pie. Incluso podría considerar proporcionar a aquellos que traigan una cierta cantidad de amigos o colegas una entrada gratuita o con un gran descuento.
8. Obtenga autoridad e influencia con personas influyentes
Los bloggers de la industria, los podcasters, las figuras de los medios y las personas influyentes en las redes sociales pueden ayudar a elevar el perfil de su evento entre sus seguidores. Involúcrelos desde el principio y con frecuencia para obtener su imprimatur y rumores sobre su evento. Invítelos a asistir al evento e informe a sus seguidores. Atráelos con entradas gratuitas, invitaciones gratuitas a recepciones y cenas, y otras ventajas.
9. Use el correo electrónico para comunicarse con los asistentes antes, durante y después del evento
No se olvide de sus asistentes después de que hayan enviado su formulario de registro, dice una publicación en Crazy Egg. Utilice la automatización de correo electrónico para informarles sobre cualquier cambio, eventos adicionales y recordarles que se registren en el hotel con anticipación (recuérdeles cualquier descuento que hayan brindado sus socios o patrocinadores).
Durante el evento, realice encuestas rápidas sobre la utilidad de los talleres o los oradores. Después del evento, encuéntrelos sobre su experiencia en el evento y use sus comentarios para ayudar a planificar el evento del próximo año.
10. Haz que la experiencia sea única en la vida
Nada vende mejor el evento del próximo año que una experiencia increíble en el evento de este año. Eso significa que su equipo de marketing debe trabajar mano a mano con sus organizadores y otros trabajadores de eventos para proporcionar:
Registro sin inconvenientes en el sitio y fuera de él: Los registros automáticos, las tarjetas de identificación preimpresas y muchas sonrisas y obsequios ayudan a que todos comiencen con el pie derecho.
Considere una aplicación de eventos: No hay nada como las notificaciones telefónicas instantáneas y la capacidad de conectarse con los equipos de ayuda para solucionar cualquier problema y mantener contentos a los asistentes durante todo el evento. Los recordatorios sobre eventos y reuniones que no se pueden perder ayudan a mantener a todos a bordo.
Mantenga a su equipo en el sitio alerta: Asegúrese de que los miembros del personal del evento en el lugar sean fácilmente identificables, estén bien informados y listos para ayudar a los asistentes a encontrar talleres, puestos, restaurantes, museos o lo que sea que necesiten para hacer de su experiencia algo del otro mundo.
Con un excelente marketing de antemano trabajando junto con su equipo en el sitio para brindar a los asistentes programas de calidad, una experiencia fluida e información y contactos valiosos, su evento se convertirá en uno de los calendarios de los motores de la industria cada año.
Lo que más me gusta hacer en el mundo es hablar con la gente en los eventos. Trato de usar un modelo de inspiración para la acción que haga que las personas piensen Y estén listas para actuar cuando regresen a la oficina. Estoy orgulloso de haber sido el orador mejor clasificado en una serie de eventos con oradores mucho mejor pagados (y con un ego más grande). Soy autor en tres ocasiones, figura como uno de los principales CMO influyentes de Forbes, uno de los principales oradores principales de negocios del Huffington Post y uno de los principales oradores motivacionales de la revista Entrepreneur. ¡Regístreme para hablar en su próximo evento!
