La creación de redes es uno de los principales puntos de atracción para la mayorÃa de los eventos y, a menudo, es un elemento del evento que crea recuerdos duraderos para los asistentes.
Con el tiempo, los asistentes pueden olvidar detalles especÃficos de las sesiones a las que asistieron en un evento, pero seguirán apreciando las conexiones que hicieron y las relaciones que comenzaron a construir.
Es por eso que los organizadores de eventos deben hacer de la creación de redes una prioridad máxima al planificar eventos virtuales.
Si bien la creación de redes tradicionales ocurre en eventos en persona donde las personas pueden verse cara a cara y reunirse para almorzar, los eventos virtuales, cuando están bien planificados, también brindan una plataforma para interacciones humanas reales que pueden resultar en relaciones profesionales duraderas.
Además, la creación de redes de eventos virtuales también tiene el potencial de reunir a más personas sin las barreras de la distancia y los viajes.
A medida que incorpore oportunidades de creación de redes virtuales en sus planes de eventos, asegúrese de promover la oportunidad también. Debido a que es un gran beneficio para los asistentes, se sentirán más motivados a registrarse si saben que tendrán acceso a oportunidades adicionales para establecer contactos.
Conclusiones rápidas: Estos son algunos consejos a tener en cuenta para preparar a los asistentes para una experiencia de networking atractiva en su evento virtual.
Cree perfiles de usuarios y directorio Cree sesiones de trabajo Cree foros de discusión Cree actividades y juegos divertidos Facilite la creación de redes a través del patrocinio y la exhibición
¡Vamos a sumergirnos para aprender más!
Crear perfiles de usuario y directorio
La creación de redes efectivas comienza con el conocimiento de quién es quién en la plataforma de eventos virtuales. Cada asistente debe tener un perfil único en la plataforma que muestre información personal como su nombre, foto de rostro, cargo, industria profesional e intereses relevantes.
Utilice la información recopilada durante el proceso de registro para crear estos perfiles y permita que los asistentes realicen actualizaciones y creen sus perfiles personales cuando la plataforma entre en funcionamiento.
Además, cree un directorio que contenga todos los perfiles de los asistentes en la plataforma con enlaces a cada página de perfil. Esto permitirá a los asistentes buscar conexiones y ver la información de las personas a medida que se encuentren durante las actividades del evento.
Fomente la creación de redes habilitando herramientas interactivas en el directorio, como mensajerÃa, programación de reuniones, videollamadas 1:1 y chats grupales.
Además, permita que los asistentes se vinculen a sus páginas de redes sociales desde su perfil, invitando a futuras relaciones más allá del evento en sÃ. Debe asegurarse de que estos perfiles respondan a dispositivos móviles o estén disponibles a través de una aplicación de eventos si toma esta ruta.
Debido a que la mayorÃa de las interacciones en las redes sociales tienen lugar en dispositivos móviles, esto asegurará que esté haciendo todo lo posible para permitir futuras interacciones entre los seguidores más allá de las actividades iniciales de creación de redes en su evento.
Crear sesiones de trabajo
Las salas de reuniones son salas de videoconferencias creadas para que los asistentes se reúnan en pequeños grupos para colaborar, intercambiar ideas, trabajar en red o discutir un tema de interés común. Las salas de reuniones acercan la experiencia del evento a cada asistente y los alientan a participar activamente.
Cree grupos de trabajo basados ​​en temas de interés preseleccionados relacionados con el público objetivo de su evento. Puede asignar participantes automáticamente a salas de grupo o dejar que seleccionen salas para unirse en función de intereses comunes.
Use salas de reuniones para facilitar las conexiones entre los participantes, haciendo preguntas directas y dirigiendo la conversación para asegurarse de que nadie se esconda detrás de la multitud.
Limite el número de participantes en cada uno de estos grupos de trabajo a unas pocas personas para que todos sientan que pueden contribuir a las discusiones en curso. Cuando comience la sesión de trabajo, permita que todos en la sala se presenten y creen actividades en grupos pequeños que animen a todos a contribuir en un momento u otro.
Crear foros de discusión
Configure foros de discusión públicos y cerrados basados ​​en temas especÃficos, preguntas e intereses comunes. Cuando las personas comparten sus opiniones, conocimientos y experiencia sobre temas particulares, impulsarán las interacciones comunitarias y las oportunidades de creación de redes. Como resultado, otros también se sentirán impulsados ​​a responder y aprovechar al máximo la oportunidad de participación.
Para facilitar discusiones sólidas en foros, anime a sus asistentes a compartir preguntas, desafÃos e ideas. Luego, invite a otros asistentes a responder, fomentando conversaciones continuas entre una variedad de personas. A los asistentes se les debe permitir unirse a múltiples foros, dándoles la oportunidad de compartir su experiencia a través de múltiples roles y experiencias.
Crea actividades y jugabilidad divertidas
Las actividades divertidas, como los juegos, son algunos de los medios más efectivos para captar la atención del público. Para aprovechar esta oportunidad de establecer contactos, cree actividades de eventos que requieran equipos y colaboración. Basado en el directorio ofrecido en su plataforma de eventos virtuales, genere equipos de juego y asÃgneles tareas especÃficas para que las completen.
Incentive estas actividades ofreciendo insignias virtuales e incluso productos del evento para fomentar una mayor participación. Enfatice que estas actividades y juegos deben completarse dentro del tiempo asignado durante el evento para contar para los incentivos. Deben ser lo suficientemente simples para que todos puedan participar, pero también un poco desafiantes para calificar como concurso.
También puedes ofrecer otras actividades divertidas como cócteles virtuales, almuerzos, cenas o happy hour. Si sigue esta ruta, especifique los menús u ofrezca entregarlos en los hogares de los participantes para lograr uniformidad.
Puede enviar diferentes artÃculos a los participantes y pedir a los que recibieron artÃculos similares que ubiquen a sus pares en la plataforma virtual y realicen actividades conjuntas. Tales actividades pueden crear experiencias más divertidas y de unión entre los participantes.
Facilitar la creación de redes a través del patrocinio y la exhibición
Además de la generación de ingresos, los patrocinios y las exhibiciones pueden crear un centro adicional de actividades de networking para su evento virtual. Tales actividades permiten a los participantes de su evento encontrar nuevos negocios, conocer profesionales en industrias similares y encontrar nuevas soluciones interesantes.
Traiga proveedores, proveedores de soluciones y profesionales que ofrezcan productos y servicios que sus asistentes encontrarán útiles. También puede programar algunos de estos profesionales y patrocinadores como oradores y facilitadores del evento. Esto crea un interés inicial que motiva a los asistentes a visitar los puestos virtuales disponibles establecidos por los patrocinadores para continuar con las discusiones.
Utilice herramientas interactivas como chats de video privados para permitir que los asistentes se conecten uno a uno con los patrocinadores de su evento. Permita que los asistentes también programen previamente reuniones con patrocinadores antes o durante el evento para evitar tiempos de espera. Esto brindará a aquellos más motivados para hacer estas conexiones la oportunidad de hacerlo.
Para ayudar a los asistentes a aprovechar al máximo las redes de eventos virtuales, pÃdales que proporcionen sus identificadores de redes sociales y que deberÃan aparecer en sus perfiles en la plataforma. Esto facilitará que los asistentes hagan un seguimiento de sus nuevas conexiones en las redes sociales, aprendan más sobre ellos y mantengan las nuevas relaciones profesionales.
Autora: Cristina Tomlinson
Christina Tomlinson es vicepresidenta de marketing y eventos en Pathable y le apasiona todo lo relacionado con la planificación y ejecución de eventos.
Antes de unirse al equipo de Pathable, fue Directora Asociada de Eventos en Kennedy Creative Events y Gerente Regional de Eventos en TEAM Enterprises.
