Durante los últimos doce meses, he capacitado personalmente a alrededor de 750 especialistas en marketing de todo tipo de industrias y todo tipo de equipos, y puedo decirles sin dudarlo que estamos tratando de hacer demasiado.
Así es como lo sé: sigo escuchando las mismas cosas una y otra vez.
“Nuestro equipo tiene un buen tamaño, pero parece que no podemos seguir el ritmo de nuestro trabajo”.
“Estoy en reuniones TODO EL TIEMPO. Tengo alrededor de una hora todos los días para trabajar”.
“La gente sigue preguntándome en qué está trabajando el marketing y por qué todo lleva tanto tiempo. Paso tanto tiempo explicando que no puedo hacer un trabajo real”.
“El marketing se siente como un agujero negro: el trabajo entra y nunca se sabe si volverá a salir”.
“Sabemos lo que debemos hacer, pero hay demasiadas demandas urgentes para que trabajemos en las cosas realmente importantes”.
Todos estos son síntomas de estar sobrecargado, de tratar de hacer demasiado a la vez.
Puede que lo conozcas como multitarea, pero su verdadero nombre es cambio de contexto y nos está volviendo locos a todos (y muy improductivos).
Los datos recientes me respaldan en esto, revelando (entre otras cosas) que a los especialistas en marketing les resulta difícil hacer las cosas debido a las interrupciones, y que nos sentimos impotentes para negarnos a los proyectos, incluso cuando sabemos que no son importantes.
Esto sin duda nos molesta, pero también contribuye al agotamiento, una fuerza nefasta en el trabajo del conocimiento que socava la productividad y drena a las empresas como un vampiro multitarea.
Afortunadamente, una implementación de marketing Agile adecuada combate el monstruo del cambio de contexto, nos permite decirle a la gente “no” (o “no en este momento” si necesita ser diplomático) y brinda a nuestros jefes un resultado final más sólido.
Comidas para llevar rápidas:
La multitarea, o el cambio de contexto, es la pesadilla de los profesionales del marketing, que ya tienen problemas para captar la atención de sus clientes.
Tener muchas tareas que hacer en su plato es uno de los mayores culpables de la pérdida de productividad.
El aumento de la acumulación se suma a la frustración y la incapacidad de los especialistas en marketing para entregar a tiempo.
El marketing ágil resuelve los problemas de flujo de trabajo de los especialistas en marketing y les brinda una forma medible de enfocarse en los resultados.
La plaga del cambio de contexto
En primer lugar, aclaremos nuestra terminología. A muchos de nosotros nos gusta decir que realizamos varias tareas al mismo tiempo o hacemos más de una cosa al mismo tiempo.
Pero la dura verdad es que ninguno de nosotros puede hacer eso.
Bueno, como el 2 por ciento de nosotros puede hacerlo (el profesor de psicología Dave Strayer los llama “supertaskers”), pero el resto de nosotros realmente estamos cambiando de una tarea a otra, también conocido como cambio de contexto.
El problema es que todos pensamos que somos parte de la cohorte supertarea.
Si piensas eso, haz esta prueba ahora mismo. Si eres un supertasker, increíble. Siéntase libre de saltar adelante. Si no, sigue adelante, mi compañero monotasker.
Dos cosas suceden cuando nosotros, simples mortales, intentamos saltar de una tarea a otra:
Somos peores en todas las tareas. Perdemos mucho tiempo en el acto de cambiar.
He aquí este gráfico súper deprimente:
Lo que nos dice es que cuantas más tareas adicionales agreguemos, más tiempo perderemos.
¿Ves esa parte aterradora en la parte inferior? Dice que si te mueves de un lado a otro entre cinco cosas, solo tienes el 5% de tu tiempo productivo para dedicarlo a cada cosa.
El 75% restante de su tiempo se desperdicia.
Maricón. Desaparecido. A-Dios.
Marketers como multitarea
Probablemente hayas adivinado a dónde voy con esto, pero los especialistas en marketing son bastante malos para evitar que este tipo de desperdicio destruya nuestros días.
El Informe de felicidad de marketing de 2019 de MarketingProfs encontró que a un sorprendente 73 % de los profesionales del marketing les resulta difícil completar las tareas debido a las interrupciones, al menos a veces.
Cuando somos interrumpidos, tenemos que gastar una gran cantidad de tiempo y energía mental tratando de volver a lo que estábamos haciendo.
Esto significa que nuestra tarea original lleva más tiempo del que debería.
La tarea impulsada por interrupciones también sufre, porque compite con nuestra primera tarea por la atención de nuestro cerebro.
Estamos programados psicológicamente para terminar las cosas, por lo que si dejamos una tarea sin hacer, nuestro cerebro no puede dejarla pasar. Nuestro enfoque permanecerá dividido hasta que podamos marcar ese elemento de nuestra lista de tareas pendientes.
Ahora imagina que esto suceda a gran escala, como nos sucede a muchos de nosotros. No solo dos cosas que compiten por la atención, sino docenas:
Te sientas a escribir una publicación de blog, pero *ping* alguien tiene una pregunta rápida sobre Slack. Así que trata de ser un buen colega y responde, pero tienes que buscar un documento para hacerlo.
Diez minutos después, está a punto de reanudar la publicación cuando su jefe pasa por su escritorio y le pide que se una a ella para una reunión rápida. Se siente mucho más como una demanda que como una solicitud, así que tomas tu computadora y te sientas para un festival de siestas de una hora de duración en el que realmente no necesitas participar en absoluto.
Bien, de vuelta en el escritorio. Tienes que documentar ese elemento de acción que te dieron al final de la reunión, así que abres tu aplicación de administración de tareas y la agregas a tu enorme lista de cosas de las que eres responsable.
La aplicación está llena de puntos rojos que le indican que las cosas están atrasadas, por lo que pasa diez minutos agonizando sobre si seguir trabajando en el blog, o completar el informe de gastos de la conferencia de la semana pasada, o hacer esas ediciones en el nuevo libro blanco de su compañero de equipo. le pedí hace como tres semanas, o *ping* únase al seminario web en el que se inscribió que comienza en cinco minutos.
*Suspiro*
Podría seguir, pero entiendes la idea.
Solución de marketing ágil n.º 1: límites WIP
Si esto le sucede a cada persona en un departamento de marketing, no es de extrañar que todo tarde tanto en hacerse.
La forma en que solucionamos esto es limitando nuestro WIP, o trabajo en progreso, de manera muy estricta.
Realmente no es tan complicado: si reducimos a la mitad el número de elementos que tenemos en curso, los terminaremos el doble de rápido.
Dicho de otra manera, si hacemos 10 cosas simultáneamente y nos toma dos semanas terminarlas todas, podríamos hacerlas todas en una semana simplemente trabajando en cinco hasta que estén terminadas y luego pasar a las siguientes cinco.
Te prometo que no estoy inventando esto.
Estudio tras estudio confirma esto. El tiempo de entrega (el tiempo entre el inicio y la finalización de un proceso) se reduce a la mitad si reducimos el WIP a la mitad.
Esto se aplica tanto a individuos como a equipos. Por lo tanto, si bien obtendrá el mayor beneficio al adoptarlo en todo su equipo de marketing, las personas pueden aumentar en gran medida su producción (y calidad de vida) al limitar su propio WIP.
Tengo un WIP estricto de dos en mi propio tablero kanban personal, y es prácticamente lo único que evita que pierda el control.
(Para obtener más información sobre la agilidad individual y la limitación del WIP, intente Kanban personales por Jim Benson y Tonianne DeMaria y Por qué limitar WIP: nos estamos ahogando en el trabajo por Jim Benson.)
Solución de marketing ágil n.º 2: la cartera de pedidos
Uno de los culpables más obvios de la avalancha de WIP de los especialistas en marketing es nuestra incapacidad para decir no a las cosas. El informe MarketingProfs ofrece estas estadísticas deprimentes:
Digo no a los proyectos cuando no se ajustan a mis objetivos/prioridades:
12% nunca 41% algunas veces al año 14% algunas veces al mes 4% algunas veces a la semana 3% todos los días 26% no tengo autonomía/autoridad para decir no a proyectos
Gente, esto no está bien.
Cuarenta y uno por ciento de nosotros solo decimos no a proyectos irrelevantes pocas veces al año?!?
Veintiséis por ciento no tiene la autonomía para decir que no en absoluto?!?
Dejaré que Tina transmita mi horror.
Está bien, respira hondo. Estoy mejor ahora.
Una vez más, las prácticas ágiles ofrecen una solución.
En lugar de decir “sí” a todo y agregarlo instantáneamente a su interminable pila de trabajo en curso, puede decir “sí” y ponerlo en su cartera de pedidos.
Ahora, me doy cuenta de que “retraso” puede ser un término algo cargado.
Para algunas personas, implica un lugar donde se ignorarán las cosas extrañas hasta que desaparezcan.
Pero en Agile, el backlog es la lista estrictamente priorizada del próximo trabajo.
Entonces, cuando llega una nueva solicitud, comparamos su importancia con la lista de cosas que ya acordamos hacer y vemos dónde cae.
Tal vez sea legítimamente importante, y lo colocamos en la parte superior de la cartera de pedidos (como se ve a la izquierda). Siempre que nuestros límites WIP lo permitan, será lo primero que abordaremos.
Si solo es importante para el solicitante y no realmente para la empresa, podría ser un poco más bajo (como se ve a la derecha). No estamos diciendo que nunca lo haremos, solo estamos diciendo que objetivamente no es tan crucial como algunos de nuestros otros compromisos.
Y recuerde, si no lo comenzamos de inmediato, en realidad lo terminaremos antes porque tendremos menos trabajo en progreso, reduciremos nuestros costos de cambio de contexto y reduciremos nuestros plazos de entrega.
Estamos ayudando a nuestros colegas y a nosotros mismos al decir: “No ahora”.
Así que llámalo atraso, llámalo lista de tareas pendientes, llámalo corral de gatitos esponjosos, no me importa. Solo utilícelo para proteger su tiempo para que pueda ser un mejor comercializador (y una persona más feliz).
Una palabra sobre los beneficios para el negocio
Soy un mercadólogo de carrera, por lo que admitiré que estoy sesgado a favor de las prácticas que facilitan la vida de los mercadólogos.
Pero la verdad es que limitar el trabajo en progreso y priorizar de manera efectiva no solo es bueno para nosotros, también es bueno para los lugares donde trabajamos.
Gallup informó recientemente que el 23 % de los empleados se siente agotado en el trabajo con frecuencia o siempre, y otro 44 % se siente agotado algunas veces.
Los empleados que se sienten así tienen un 63 % más de probabilidades de ausentarse por enfermedad y 2,6 veces más probabilidades de buscar activamente otro trabajo.
Dos de las causas de agotamiento más comúnmente citadas fueron una carga de trabajo inmanejable y una presión de tiempo irrazonable, las cuales son muy comunes en el mundo del marketing de “no puedo decir que no” y “demasiado WIP”.
Yendo aún más lejos, si las organizaciones no solo pueden evitar que nos quememos, sino que pueden *jadear* realmente hacernos felices, obtienen grandes beneficios. Los empleados felices entregan:
43 % mayor productividad (Hay Group) 33 % mayor rentabilidad (Gallup) 37 % aumento de las ventas (Shawn Achor – Harvard) 300 % más innovación (HBR) 51 % menos rotación de personal (Gallup) 66 % menos bajas por enfermedad (Forbes)
Entonces, ejecutivos: aquí está su resumen ejecutivo: deje que sus especialistas en marketing limiten su WIP y digan no a las cosas, e inmediatamente comenzará a ver los resultados.
Marketing ágil al rescate
Así que sí, los especialistas en marketing tenemos muchas demandas de nuestro tiempo.
El marketing es importante, por lo que muchas personas, tanto dentro como fuera de nuestras organizaciones, nos bombardean con grandes expectativas.
Podemos cumplir y superar esas expectativas en las circunstancias adecuadas; lo sé porque lo he visto suceder.
Ahora tome algunas prácticas Agile escalables y cree un sistema que le permita hacer más haciendo menos.
La publicación El factor felicidad: cómo el marketing ágil combate el agotamiento y ofrece mejores resultados apareció primero en AgileSherpas.com.
