Organizar un evento de marketing puede ser una forma muy eficaz de promocionar su marca, interactuar con sus clientes y generar nuevos clientes potenciales. El marketing de eventos puede ofrecer un ROI impresionante, pero solo si no gastas demasiado en el evento en sí. No necesitas un gran presupuesto para llevar a cabo un evento exitoso. Si está buscando ideas sobre cómo ahorrar dinero en su próximo evento de marketing, use algunos de los siguientes consejos y estrategias para mantener sus costos bajos.
Comidas para llevar rápidas:
Es posible realizar un evento efectivo y atractivo con un presupuesto reducido.
El software de gestión de eventos puede ahorrarle tiempo y dinero, y hay muchas soluciones asequibles disponibles.
El marketing y la promoción pueden ocupar una gran parte de su presupuesto, así que opte por canales de marketing de bajo costo.
1. Elija un lugar que ofrezca una buena relación calidad-precio
El alquiler de un lugar puede consumir una gran proporción del presupuesto total de su evento, por lo que debe ser lo primero que considere cuando esté considerando dónde puede ahorrar dinero.
Elegir un lugar en el centro con buenas conexiones de transporte puede ser útil para los asistentes, sin embargo, estos lugares también son más caros que los que están más lejos de la ciudad.
Considere elegir un lugar en las afueras de la ciudad. Esto también tiende a tener el beneficio de más espacios de estacionamiento y menos tráfico para quienes conducen al evento.
Es posible que le preocupe que estar demasiado lejos del transporte público pueda resultar desagradable para los asistentes; sin embargo, probablemente descubra que aquellos que realmente quieren asistir a su evento encontrarán una manera de hacerlo, incluso si es un poco menos conveniente. Incluso puede ser más rentable contratar un autobús de enlace para proporcionar transporte entre los centros de transporte del centro y el lugar del evento.
2. Automatice los procesos de registro y emisión de boletos
Fuente de la imagen: https://www.eventmanagerblog.com/event-marketing-automationEl procesamiento manual de formularios de solicitud escritos a mano, la entrada de datos y el envío de boletos por correo pueden costarle mucho tiempo y dinero extra. Los costos de impresión y envío pronto se suman, y el tiempo adicional del personal necesario para procesar el papeleo puede agregar un gasto significativo a sus costos operativos.
Agilice sus procesos automatizando el registro y la emisión de boletos y enviando información digitalmente por correo electrónico o una aplicación.
Hay muchas soluciones de software de venta de entradas automatizadas disponibles para los planificadores de eventos. Al usar estas plataformas, puede vender boletos en línea fácilmente (y establecer niveles de precios automáticos), realizar un seguimiento de los registros, enviar información y recordatorios, integrarse con las redes sociales y recopilar y analizar datos en tiempo real.
3. Automatice la promoción de eventos
Las empresas B2B que utilizan marketing y automatización de eventos ven un aumento del 451 % en clientes potenciales calificados. Suena demasiado bueno para ser verdad, ¿verdad? Bueno, con el marketing y la automatización de eventos sincronizados, capturar datos valiosos de los asistentes nunca ha sido tan fácil. Una vez que se han capturado los datos, los especialistas en marketing pueden enviar campañas de correo electrónico activadas o notificaciones a su sistema CRM para alertar a los equipos de ventas para que realicen un seguimiento de los prospectos en función del comportamiento de los asistentes y el nivel de interés. Hablo y asisto a algunas de las mejores conferencias de marketing digital del mundo, e invariablemente encuentro organizadores que automatizan promociones en múltiples canales.
Al integrar la automatización de eventos y la automatización de marketing, los especialistas en marketing aceleran el viaje del comprador. Con los datos recopilados por los campos del formulario durante el registro, la puntuación de participación durante el evento y los datos de las encuestas, los especialistas en marketing pueden usar los datos de los asistentes durante todo el ciclo de vida del evento. La sincronización de estos dos sistemas también ahorra un tiempo valioso y genera más clientes potenciales calificados y un mayor retorno de la inversión.
Los especialistas en marketing pueden usar aplicaciones de eventos para recopilar datos valiosos de los asistentes, como a qué sesiones o stands han asistido los prospectos. De acuerdo a Gráficos de marketing, “El 88 % de los asistentes a eventos dijeron que el acceso a los horarios de reuniones o eventos en una aplicación de eventos es importante”. El uso de una aplicación de eventos no solo brinda a los especialistas en marketing datos valiosos sobre sus asistentes y prospectos potenciales, sino que también brinda a los asistentes acceso a la información que están buscando, brindando un evento más organizado y agradable.
4. Usa Tecnología Gratuita y de Bajo Costo
La tecnología de eventos está de moda en estos días, pero no es necesario gastar una fortuna en equipos costosos para llevar a cabo un evento exitoso.
La realidad aumentada, las exhibiciones de arte interactivo y el mapeo de proyección se ven impresionantes y pueden ayudar a crear un evento memorable, pero debe considerarlos como un buen extra en lugar de basar su evento en ellos.
Si está planeando un evento con un presupuesto más pequeño, vuelva a lo básico y planee usar algunas soluciones tecnológicas menos avanzadas (y más baratas). Hay mucha tecnología de eventos asequible disponible que se puede utilizar para ayudar a planificar y ejecutar su evento e involucrar a los asistentes. Algunos ejemplos incluyen:
Aplicaciones multiusos para reservar boletos, acceder a la información de horarios y oradores, votar a las multitudes y encuestar a los asistentes Software de diagramación de eventos para organizar diseños de salas, arreglos de asientos y muebles Software de campañas por correo electrónico para marketing previo al evento y recopilación de comentarios posteriores al evento muro de medios de hashtags de eventos (varias soluciones gratuitas disponibles)
Muchas de estas soluciones tecnológicas están basadas en la nube, lo que significa que su uso a escala es muy asequible. El ahorro de tiempo que ofrecen significa que pueden ahorrarle dinero a largo plazo.
Hacer uso de una aplicación de eventos es imprescindible para crear un entorno atractivo que despierte el interés de los asistentes. Con las aplicaciones de eventos, les brinda a sus asistentes la capacidad de crear horarios personales y mantenerse actualizados sobre lo que sucede durante su evento, lo que mejora la experiencia de los asistentes. Los asistentes más felices y comprometidos dan como resultado un evento aún más exitoso, con un mayor retorno de la inversión.
Según Conference Compass, “una aplicación de eventos permite la interacción. Los asistentes no solo se mantienen actualizados, sino que también pueden usarlo para crear un horario personal, sincronizarlo en varios dispositivos y recibir una notificación cuando una presentación esté a punto de comenzar. Los asistentes pueden participar en cuestionarios en vivo y dar su opinión a los presentadores a través de la aplicación, lo que aumenta la participación y el interés”.
5. Opte por canales de marketing de bajo costo
La comercialización de su evento es crucial para su éxito. Esto puede consumir una gran parte de su presupuesto: el 43 % de los organizadores de eventos encuestados por Eventbrite dijeron que el marketing y la promoción eran sus principales costos. Pero no tiene que gastar mucho en publicidad paga para correr la voz.
Si desea comercializar su evento con un presupuesto limitado, existen muchas estrategias y tácticas de marketing de eventos que son asequibles y efectivas:
marketing de contenidos ofrece un ROI impresionante y puede subcontratar la producción de contenido muy fácilmente si no tiene el tiempo o los recursos para hacerlo internamente. Bloguear sobre su evento ayuda a impulsar su SEO y generar entusiasmo e interés en la preparación para el gran día.
Redes sociales puede llegar a una amplia audiencia en un corto período de tiempo y solo toma unos minutos al día administrarlo.
Correo de propaganda es una forma eficaz de llegar a un público cautivo que ya está interesado en lo que tienes que decir. Algunas plataformas de marketing por correo electrónico ofrecen cuentas gratuitas y por unos pocos dólares más puedes administrar una lista de decenas de miles de prospectos.
Marketing de influencers se puede hacer de forma gratuita si invita a blogueros y figuras destacadas de su industria a escribir y publicar sobre su evento en las redes sociales a cambio de una entrada de cortesía.
6. Asociarse con marcas y negocios locales
Si su presupuesto no alcanza tanto como desea, puede considerar compartir sus costos en lugar de tratar de reducirlos.
Acercarse a las marcas para que patrocinen su evento es una victoria para ambas partes. Las marcas se benefician de una mayor visibilidad y más ventas, y usted obtiene dinero adicional para gastar en su evento.
Si su evento no es lo suficientemente grande como para atraer a los principales patrocinadores, aún puede asociarse con empresas locales para proporcionar bolsas de regalos a los asistentes o servicios como catering y transporte. Esto significa que no tendrá que incluir estas cosas en su presupuesto y tendrá más dinero para gastar en otros lugares.
7. Considere los oradores virtuales
Los costos de viaje y alojamiento para los oradores invitados pueden acumularse rápidamente, especialmente si viajan internacionalmente.
Si absolutamente debe tener un orador invitado en su evento pero los costos de viaje son prohibitivos, considere configurar una presentación virtual a través de un enlace de video en vivo. La tecnología de transmisión de video es lo suficientemente avanzada en estos días para ejecutar sesiones de preguntas y respuestas en tiempo real desde cualquier parte del mundo.
Visualización del ROI del evento
Echa un vistazo a la infografía a continuación para aprender cómo están cambiando los eventos y cómo puede mantenerse a la vanguardia.
Lo que más me gusta hacer en el mundo es hablar con la gente en los eventos. Trato de usar un modelo de inspiración para la acción que haga que las personas piensen Y estén listas para actuar cuando regresen a la oficina. Estoy orgulloso de haber sido el orador mejor clasificado en una serie de eventos con oradores mucho mejor pagados (y con un ego más grande). Soy autor en tres ocasiones, figura como uno de los principales CMO influyentes de Forbes, uno de los principales oradores principales de negocios del Huffington Post y uno de los principales oradores motivacionales de la revista Entrepreneur. ¡Regístreme para hablar en su próximo evento!
