Cómo utilizar Google AI en Google Sheets con Workspace Labs

Qué saber

• Ahora puede utilizar funciones experimentales de IA en todos los productos de Google, incluidas Hojas de cálculo. Para hacerlo, debe registrarse en Workspace Labs. Este es un programa de prueba confiable que le otorga acceso a las próximas funciones.
• Una vez que se haya registrado en Workspace Labs, un Ayúdame a organizar La sección aparecerá a la derecha en una hoja nueva. En una hoja existente, se puede acceder a la sección dirigiéndose a Insertar > Ayúdame a organizar.
• Puede agregar indicaciones para que la IA genere una plantilla para su hoja de acuerdo con sus requisitos. Una vez generada la plantilla, puede hacer clic Insertar para agregarlo a su hoja. Luego puede editar los datos en las celdas para reflejar sus requisitos y necesidades.

Google, al igual que otras empresas, está integrando activamente asistentes de inteligencia artificial en sus productos, incluido Google Sheets en Workspace. Estos asistentes de IA ayudan con la generación de contenido y la organización de datos, lo que facilita que los usuarios comiencen y sean más productivos. Si está interesado en probar estas funciones asistidas por IA en Google Sheets, consulte nuestra guía para comenzar. ¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué puedes hacer con la IA de Google en Sheets?

La IA en Sheets es un poco diferente de las disponibles en otros productos de Google Workspace. La IA de Sheets puede ayudarte a generar todo tipo de plantillas. Estas plantillas pueden ayudarlo a comenzar, donde luego puede agregar sus datos según sea necesario según sus requisitos. Puede crear plantillas para próximos eventos, fiestas, reuniones, auditorías y mucho más. De esta manera, la IA puede ayudarle a comenzar fácilmente si tiene problemas para encontrar la forma correcta de organizar sus datos.

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Sin embargo, la IA de Google en Sheets se queda corta cuando se trata de referir y realizar tareas basadas en datos que ya existen en su Sheet, ya que esto no es posible por ahora. Esto significa que si buscaba ayuda para organizar los datos existentes, no tiene suerte.
Aunque parece que puedes alimentar datos a la IA y pedirle que los organice en el propio mensaje, lo cual funciona hasta cierto punto. Pero en nuestras pruebas, parece que la IA tiene problemas para manejar grandes cantidades de datos, así como para seguir directivas o solicitudes adicionales. Sin embargo, si tiene un pequeño conjunto de datos a mano que desea organizar de manera diferente, esto podría funcionar para usted.

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Cómo utilizar Google AI en Google Sheets

Para usar IA en Sheets, primero deberá registrarse en Workspace Labs. Los productos AI in Workspace aún se encuentran en la fase de prueba. Registrarse en Workspace Labs lo convertirá en un evaluador confiable que le otorgará acceso a la IA en Sheets. Siga los pasos a continuación para registrarse primero en Workspace Labs y luego usar la IA en Sheets en consecuencia. Empecemos.

Paso 1: Regístrese en Workspace Labs

Primero debe registrarse en Workspace Labs como se mencionó anteriormente. Siga los pasos a continuación para ayudarlo con el proceso.

Visita workspace.google.com/labs-sign-up/ en su navegador y debería ser redirigido a la página de registro de Workspace Labs.

Revise el aviso de privacidad y los términos de servicio según sea necesario. Una vez que haya terminado, marque las casillas junto a las siguientes opciones en la parte inferior.

• Acepto los términos y el aviso de privacidad de Workspace Labs anteriores.
• Acepto que Workspace Labs me contacte con respecto a sugerencias, actualizaciones de funciones, ofertas y oportunidades para compartir comentarios.
• Reconozco que tengo 18 años de edad o más.

Una vez que hayas terminado, haz clic Entregar.

Será recibido por la página de éxito una vez que se haya registrado en Workspace Labs.

¡Y eso es! Ahora se habrá registrado en Workspace Labs. Ahora puede seguir el siguiente paso para utilizar IA en Google Sheets.

Paso 2: use Google AI en Google Sheets con Workspace Labs

Ahora que está registrado en Workspace Labs, puede usar la IA en Google Sheets. Siga los pasos a continuación para ayudarlo con el proceso. Empecemos.

Abierto docs.google.com/spreadsheets en tu navegador.

Ahora haga clic Blanco para crear una nueva hoja. También puede hacer clic y abrir una hoja existente si desea utilizar la IA en una hoja existente.

La IA debería estar disponible a su derecha de forma predeterminada en el Ayúdame a organizar sección.

Si no está disponible, haga clic en Insertar en la barra de menú en la parte superior.

Ahora haz clic y selecciona Ayúdame a organizar en el fondo.

La IA ahora debería aparecer en el lado derecho de su hoja de cálculo.

Haga clic en el cuadro de texto y escriba su mensaje preferido. Creemos una plantilla para un próximo concierto y todas las tareas necesarias.

Hacer clic Crear plantilla una vez que hayas terminado.

La IA tardará unos segundos en crear su plantilla.

Como puedes ver, tenemos una plantilla que ahora podemos rellenar con nuestros propios datos. Hacer clic Insertar si desea utilizar la plantilla para agregarla a la hoja.

Si la plantilla no se ajusta a sus requisitos, puede hacer clic en el X para eliminarlo.

Además, puede hacer clic en el Pulgares hacia arriba o pulgares abajo icono para proporcionar comentarios sobre la plantilla generada. Esto ayudará a la IA a mejorar sus resultados futuros.

Una vez agregada la plantilla, puede hacer clic en una celda y editar sus datos según sus requisitos.

Y así es como puedes generar y agregar una plantilla en Sheets usando Google AI. Como se mencionó anteriormente, si tiene un conjunto de datos pequeño, puede pedirle a la IA que lo organice por usted. Esto parece ser un éxito o un fracaso, pero aún así vale la pena intentarlo si tiene datos desorganizados. Tenga en cuenta que la IA no puede editar ni hacer referencia a datos existentes, incluidos los datos que usted proporciona en el mensaje. Por lo tanto, le recomendamos que no confíe todavía en esta función. Además, sus indicaciones y datos generados se comparten con Google y, en algunos casos, pueden ser visibles para revisores humanos. Entonces, si estaba buscando organizar datos confidenciales que podrían comprometer su privacidad o la de otra persona, le recomendamos que no lo haga por ahora. Organicemos los siguientes datos para este ejemplo.

Copie los datos que desea organizar y péguelos después de un mensaje de texto similar a Organiza estos datos. Para este ejemplo, copiaremos y pegaremos los datos anteriores después de nuestro mensaje de texto.

Una vez pegado, haga clic Crear plantilla.

Como puedes ver, nuestros datos se han organizado en una plantilla. Ahora podemos agregarlo a la hoja haciendo clic en Insertar.

Y así es como puedes intentar organizar los datos existentes usando IA en Sheets.

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¿Puedes desactivar la IA de Google?

No, lamentablemente no hay forma de desactivar Google AI temporalmente. Si desea desactivar la IA, deberá cancelar su participación en Workspace Labs. Una vez que lo haga, no podrá volver a inscribirse en el programa. Esto significa que tendrás que esperar a la versión final para probar las funciones de IA nuevamente.

Cómo darse de baja de Workspace Labs en Google Sheets

Si desea excluirse de Workspace Labs, puede seguir los pasos a continuación. Empecemos.

Abierto docs.google.com/spreadsheets y abra cualquier hoja existente. También puedes hacer clic Blanco en la parte superior para crear una nueva hoja temporalmente.

Una vez que una hoja esté abierta, haga clic en Herramientas en la cima.

Ahora haga clic Optar por no participar en los laboratorios en el fondo.

Haga clic en Confirmar para confirmar su elección.

Una vez que haya optado por no participar, se mostrará una confirmación en la esquina inferior derecha.

Ahora puede actualizar la página web y la IA ya no debería estar disponible para usted. Ahora habrá optado por no participar en Workspace Labs en Google Sheets.

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Cosas a tener en cuenta

Hay algunas cosas relacionadas con la política de privacidad y los términos de uso que debes tener en cuenta antes de utilizar las funciones de IA en los productos de Google. Esto le ayudará a utilizar mejor la IA y, al mismo tiempo, garantizará que no comprometa su privacidad.

• No debería confiar en la IA para obtener asistencia profesional, médica o legal. Esto incluye generar documentos, completarlos o incluso completar los detalles de un documento existente.
• La información generada puede ser inexacta, incorrecta o indicar hechos incorrectos. Siempre debes verificar el contenido generado y proporcionar comentarios adecuados para que la IA pueda mejorar en consecuencia en el futuro.
• La información presentada a la IA en las indicaciones se procesa a través de las redes y los desarrolladores pueden revisarla en caso de inexactitud. Por lo tanto, no debe incluir ninguna información personal o confidencial en sus indicaciones.
• Google recopila sus datos para mejorar mejor los productos cuando utiliza Workspace Labs. Esto incluye sus indicaciones, entradas, mejoras de indicaciones, salidas, mejoras de salida, comentarios y más.
• En caso de discrepancias, Google afirma que los revisores humanos podrían acceder a sus datos. Por lo tanto, es imperativo que no incluya ninguna información personal como se mencionó anteriormente en sus indicaciones. Los revisores humanos pueden leer, anotar y procesar sus datos de otras maneras.

Esperamos que esta publicación le haya ayudado a obtener y utilizar fácilmente la IA en Google Sheets. Si tiene algún problema o tiene más preguntas, no dude en comunicarse con nosotros mediante la sección de comentarios a continuación.

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