En junio de este año, celebramos nuestro tercer WistiaFest anual. Los asistentes vinieron de todo el mundo durante tres días de charlas, talleres y eventos sociales como cruceros en barco, juegos de los Medias Rojas y fiestas en nuestra oficina de Cambridge. Fue una explosión absoluta.
Pero como todos los eventos con la asistencia de seres humanos, siempre existía la posibilidad de que el comportamiento empeorara en WistiaFest.
Ahí fue donde entró en juego nuestro código de conducta. Dedicamos mucho tiempo, este año en particular, a nuestro código, por lo que pensamos en explicarle por qué le dedicamos tanto esfuerzo, en qué terminamos y lo que aprendimos no solo para el ‘Fest del próximo año, sino para todos nuestros eventos futuros.
Por qué necesitamos códigos
Entonces, ¿por qué tener un código de conducta? ¿No le estamos diciendo a la gente que no sea idiota? Quiero decir, vamos, todos somos adultos aquí.
No se puede suponer que las personas se comportarán con respeto, o que todos tengan la misma definición de lo que es respetuoso o apropiado. No queríamos que el miedo a una interacción negativa disuadiera a la gente de unirse a nosotros en WistiaFest. Esos temores pueden ser más frecuentes entre las mujeres y las minorías que pueden haber sufrido acoso en eventos tecnológicos. Necesitábamos dejar en claro que nuestro evento era un espacio seguro para todos los asistentes, por lo que se sintieron bienvenidos a asistir.
“No queríamos que el miedo a una interacción negativa disuadiera a la gente de unirse a nosotros en WistiaFest”.
Un código de conducta es una declaración de nuestra dedicación para crear y proteger un espacio seguro e inclusivo para todos. Es una señal para cualquiera que se sienta incómodo de que tomaremos las medidas necesarias para proteger este espacio. Para ser efectivo, un código de conducta debe:
Indique claramente qué comportamiento se espera. Describa un camino de acción a seguir si no se cumplen esas expectativas.
Si se hace bien, un código puede alentar a un mayor número y a una gama más amplia de personas a asistir a sus eventos. Debería hacer que todos los asistentes sean más conscientes de su comportamiento y su impacto en los demás.
Al comunicar que se toma en serio su código de conducta, está enviando un fuerte mensaje de que no tolerará el acoso.
Cómo se nos ocurrió nuestro código
Afortunadamente, no fuimos los primeros en la industria en querer un código de conducta, así que no hubo necesidad de reinventar la rueda.
Queríamos que nuestro código, ante todo, fuera claro y humano. Necesitaba una cierta cantidad de vernáculo formal para establecer límites claros y autorizados. Pero también necesitaba una voz humana para no sonar como letra pequeña obligatoria.
La voz humana también ayudó a recordarnos a todos sobre el propósito de tener un código: el bienestar de los demás. Nuestro elemento favorito de nuestro código es el formato de “Reglas de oro”. Las tres reglas de oro son:
Sea amable. Sea amigable, inclusivo y profesional. Cuide a los demás.
Cada una de estas reglas también incluía lo que se debe y lo que no se debe hacer para definir mejor estas reglas subjetivas y tan maravillosamente humanas. Después de crear un borrador, nos comunicamos con Diverstia, un grupo de trabajo de empleados de Wistia que desean promover la inclusión y la diversidad en Wistia, para recibir comentarios.
En retrospectiva, nos dimos cuenta de que podríamos haber dejado un poco de tiempo para recibir comentarios y asegurarnos de que todos tuvieran la oportunidad de hacer comentarios.
Los miembros de Diverstia saltaron al documento de Google para contribuir con preguntas, sugerencias y debates sobre el contenido, la redacción y el proceso para tratar los incidentes. Una vez que se cerró la ventana de comentarios, reelaboramos el código con los nuevos conocimientos.
Cómo hicimos visible nuestro código
Una vez que nuestro código había sido escrito, revisado y refinado, existía el desafío de comunicarlo a los posibles asistentes y oradores. ‘Comunicar’ no podía significar simplemente poner nuestras palabras frente a los ojos; necesitábamos que todos los humanos dentro y alrededor de nuestro evento colaboraran en la creación y protección de un espacio seguro e inclusivo. Para lograr este objetivo, la longitud del contenido, el medio y el diseño visual del código en sí debían ajustarse a cada contexto.
“Necesitábamos que todos los humanos dentro y alrededor de nuestro evento colaboraran en la creación y protección de un espacio seguro e inclusivo”.
Decidimos 3 entornos diferentes donde podríamos presentar nuestro código de conducta.
- El sitio web, para que las personas se encuentren cuando estaban comprando boletos. El folleto para asistentes y oradores, para que las personas se encuentren cuando lleguen al evento. Espolvoreado a lo largo del evento, para que las personas se encuentren durante la conversación.
El sitio web
Ya sea que los asistentes vinieran de un tweet, un enlace en otra parte del sitio de Wistia o una búsqueda en Google, el sitio de WistiaFest era el destino para cualquiera que buscara información sobre el evento. Debía quedar claro que el código de conducta no existía simplemente como una casilla marcada para el evento, sino como una característica definitoria de la forma en que se llevaría a cabo. Por esta razón, el código se mencionó tanto en la página de inicio como en la página de boletos, vinculado con enlaces para comprar boletos. También se puede encontrar como su propio enlace en el pie de página.
Margen de mejora: Colocamos el código debajo de los botones de compra de boletos. Alguien podría haber hecho clic en el botón para comprar sin siquiera desplazarse hacia abajo lo suficiente como para ver la mención del código de conducta. En un mundo ideal, el código existiría dentro del formulario de compra, de modo que los asistentes tendrían que hacer clic en “He leído el código de conducta de WistiaFest 2016 y acepto cumplirlo durante la duración del evento (y solo en la vida, porque realmente así es como debería ser el mundo).”
Los materiales impresos
Todos los asistentes, patrocinadores, empleados de Wistia y oradores, es decir, todos los humanos presentes, recibieron un folleto impreso en un cordón que incluía una etiqueta con su nombre y un horario.
En el reverso de cada etiqueta con el nombre, imprimimos una versión abreviada y contextualizada del código. Debido a la proximidad de esta versión a la identidad de la persona, reemplazamos el título de “Código de conducta” con “Tú haces el ‘Fest, ¡así que hagámoslo genial!”
La intención era cambiar el marco de un código de conducta de un conjunto de reglas a un recordatorio de que la responsabilidad era de cada individuo para crear colectivamente el espacio seguro que imaginamos.
Dentro del folleto, también incluimos los nombres, fotos y direcciones de correo electrónico de un grupo de voluntarios de Wistia que llamamos el Equipo de Bienestar, designado para abordar cualquier inquietud durante el evento.
Margen de mejora: Si bien el código tenía una ubicación destacada en la parte posterior de la etiqueta con el nombre (mirando hacia el usuario), solo se revelaba si alguien sacaba el folleto de la bolsa. Dado que todos iban a quitar su folleto para leer el horario, esta fue una decisión intencional. Pero si lo colocamos de otra manera, el código podría haber sido lo primero que la gente vio cuando se puso el cordón.
Además (pequeña tangente del código en sí), podríamos haber agregado un espacio para indicar su pronombre preferido en la etiqueta de nombre como una pequeña señal de apertura a todos y cada uno.
A lo largo del evento
Cuando comenzamos el ‘Fest de este año, guiamos a los asistentes a través del folleto y les recordamos sobre el Equipo de Bienestar y nuestro código.
Una vez que el evento estaba en pleno apogeo, también queríamos tener algunos recordatorios esparcidos en el entorno mismo. Creamos pequeños carteles tipográficos de una línea que resaltan cada “regla de oro” que presentamos en nuestro código. Esta fue nuestra versión más concisa, destinada a servir solo como recordatorio una vez que las versiones completas ya se habían leído previamente en el sitio o en la etiqueta de nombre.
“Una vez que el evento estuvo en pleno apogeo, también queríamos tener algunos recordatorios esparcidos en el entorno mismo. ”
Estos carteles se colocaron en mesas donde los asistentes tomaban un café y charlaban entre sesiones.
Margen de mejora:Estos también podrían haber existido en nuestros eventos sociales, no solo en el centro de conferencias. Los recordatorios son aún más relevantes en ese entorno, y no traerlos fue simplemente un descuido de nuestra parte.
Eventos futuros
Nuestro mayor aprendizaje de todo este proceso fue que un código de conducta no solo es relevante para conferencias, su evento más grande o una fiesta, un código es relevante cada vez que reúne a personas.
También confirmamos que tener un código presente, cuidadosamente construido, fue muy bien recibido. Un poco de cariño de los asistentes e incluso de los solicitantes de empleo nos emocionó y nos recordó por qué es tan importante tener un código: es significativo para las personas que estamos incluyendo.
Implementaremos este código antes de que todos nuestros eventos avancen, ¡y le sugerimos que haga lo mismo! Si comunicamos a los asistentes potenciales que priorizamos la creación de un espacio seguro e inclusivo para todos, y alentamos efectivamente la asistencia de una gama más amplia de personas de diferentes orígenes, podríamos comenzar a mover la aguja en la diversidad en tecnología.
