Probablemente lo hayas escuchado al menos una vez de un orador motivador bien intencionado y demasiado entusiasta: ¡Trabaja más inteligentemente, no más duro!
“Claro, claro, todo está bien”, piensas, “pero, ¿cómo lo hago realmente?”
Cambiar la forma en que aborda su trabajo puede sentirse como si estuviera tratando de aprender un nuevo idioma, abrumador, por decir lo menos. Sabes que te ayudará a largo plazo, pero el trabajo parece tan… grande que el desafío es por dónde empezar.
Afortunadamente para usted, hemos compilado una breve lista de consejos fáciles de incorporar para ayudarlo a aprovechar al máximo su día trabajando de manera más inteligente, no más difícil.
¿Quién dijo que trabaje más inteligentemente, no más duro?
Cualquier profesor de historia de séptimo grado le dirá que la revolución industrial fue un punto de inflexión en la forma en que el mundo fabricaba bienes. Cuando la producción en masa se trasladó a las fábricas, las personas llamadas “ingenieros industriales” dedicaron su tiempo a optimizar cada proceso para hacerlo lo más eficiente posible.
Un ingeniero industrial en particular llamado Allen F. Morgenstern acuñó la frase “trabajar más inteligentemente, no más duro” en la década de 1930, pero el concepto existe desde hace mucho tiempo. Benjamin Franklin, Thomas Jefferson y Henry Ford preceden a Morgenstern, pero son bien conocidos por su dedicación a trabajar de manera más inteligente, no más difícil.
Si está buscando empresarios que sean bien conocidos por sus formas más inteligentes de trabajar, no puede buscar más allá de Jeff Bezos, Elon Musk y Bill Gates.
Cómo trabajar más inteligentemente, no más duro: 10 consejos
1. Conócete a ti mismo
No voy a mentir: cuando me senté a escribir este artículo (la primera vez…) saqué mi computadora alrededor de las 8:30 p. m. y miré el mensaje durante un tiempo vergonzosamente largo sin escribir una sola palabra. Finalmente, decidí dejarlo por la noche, y cuando abrí las cosas nuevamente a primera hora de la mañana, sentí que mi cerebro estaba en llamas con todas las ideas y ángulos diferentes.
Ya sea que sea un ave mañanera (como yo) o un ave nocturna (como mi cónyuge), necesita trabajar en las tareas que más le consumen cuando su cerebro está en su apogeo. Eso puede significar que su horario se desvía de lo que se considera “tradicional”, pero si funciona mejor para usted, ¡eso es lo que importa!
2. Elimina el desorden
Todos hemos tenido a ese compañero de trabajo: el que tiene montones y montones de papeles amontonados alrededor de la computadora y notas adhesivas esparcidas por el panel de corcho y el piso alrededor del bote de basura. Tener una estación de trabajo físicamente desordenada aumenta su capacidad para trabajar de manera rápida y efectiva.
Del mismo modo, una estación de trabajo virtual desordenada (con miles de pestañas abiertas y un escritorio lleno de programas y archivos) puede causar estrés y pánico innecesarios. Investigue y descubra un sistema organizativo que lo ayudará a eliminar el desorden de su vida laboral y liberar algo de espacio mental.
3. Toma descansos legítimos
¿Recuerdas los días en que tenías que encontrar un lugar con un teléfono para hacer una llamada y esperar dos minutos completos para que se activara el módem de Internet? Hoy en día, hay tanta tecnología y velocidad al alcance de la mano que “estar ocupado” a veces se equipara con “ser productivo”.
¡Una de las mejores maneras de trabajar de manera más inteligente y no más difícil es tomar un descanso legítimo! Eso significa que pones un cartel de “No molestar” en tu puerta y no haces excepciones. Configura un cronómetro de cinco a diez minutos cada dos horas en los que agaches la cabeza para tomar una siesta, des un breve paseo al aire libre o leas algunos capítulos de un libro, y te sorprenderá lo bien que puedes concentrarte después. .
Otro consejo profesional: si bien juguetear con su teléfono puede parecer relajante, la mejor manera de usar estos descansos es evitar la tecnología por completo. Llamar a tu mamá o enviarle mensajes de texto a un amigo es aceptable, pero es mejor reservarlo para la hora del almuerzo si respondes correos electrónicos personales, navegas en las redes sociales o examinas sitios web.
4. Subcontrate el meollo de la cuestión
¿Cuánto tiempo dedica a responder correos electrónicos, programar reuniones y publicar actualizaciones en las redes sociales? Compare esto con el tiempo que dedica a las actividades principales que agregan valor a su negocio. El problema de “hacerlo todo” es que tienes menos oportunidades de concentrarte en nuevas ideas y estrategias. El tiempo es dinero en el emprendimiento, por lo que lo mejor es subcontratar las tareas repetitivas o menos esenciales para tus objetivos.
Imagina que eres un empresario de comercio electrónico y necesitas actualizar las listas de productos. Puede contratar a un asistente virtual o pasar días enteros ajustando títulos de productos, cambiando precios, etc. Hacer esto último es lo que llamaría trabajar más duro, no más inteligente. La subcontratación a un VA le ahorrará tiempo y dinero al tener que realizar tareas mundanas, para que pueda concentrarse en cosas generales que ayudarán a impulsar su negocio.
Lo que puedes subcontratar:
Tareas administrativas Tareas repetitivas Tareas especializadas (como diseño web y SEO)
5. Ajusta tus herramientas
Frederick Taylor, un ingeniero industrial particularmente famoso que trabajó para Bethlehem Steel en 1909, descubrió que los trabajadores cuadruplicaban la productividad simplemente ajustando el tamaño de sus palas en relación con el material que estaban sacando.
Del mismo modo, debe utilizar las herramientas adecuadas para su negocio. Comience invirtiendo en un mouse, teclado, cámara web (si realiza videoconferencias) y auriculares de alta calidad. Perder el tiempo jugueteando con tecnología barata solo consume su día, así que investigue para encontrar tecnología que satisfaga sus necesidades. También debe llevar una regleta de enchufes donde quiera que vaya, para que no tenga que buscar múltiples tomas de corriente.
Si tiene problemas para dejar notas e ideas dispersas en varios cuadernos y notas adhesivas, considere obtener un bloc de notas digital delgado y liviano que envíe automáticamente sus notas a la nube. Todavía te da la sensación de papel y lápiz, pero te ahorrará tiempo al transcribir o escanear tus notas más adelante.
Para acompañar eso, siempre tenga una copia de seguridad física separada para sus archivos, solo como medida de precaución. Las unidades en la nube fallan y, a veces, Internet no funciona, por lo que tener una copia de seguridad física puede ahorrarle tiempo y brindarle tranquilidad. Otra forma más de trabajar de manera más inteligente, no más difícil.
6. Considere la posibilidad de hacer lotes
Seré honesto: cuando lancé mi primer negocio en línea, una tienda de moda Shopify, era un esclavo de la multitarea. Mis listas de tareas consistían en varias pequeñas tareas que me hacían cambiar entre actividades comerciales diarias. Entonces, por ejemplo, escribiría una descripción del producto, luego tomaría mi teléfono para actualizar el Instagram de la tienda y luego iría a la página de Pedidos para administrar nuevos pedidos. Pero no había cohesión, ya que constantemente cambiaba mi atención de una tarea a la siguiente. Afortunadamente, las cosas se simplificaron después de que descubrí un truco simple: al agrupar mis tareas, puedo hacer más, de manera rápida y eficiente.
Si no está familiarizado con el procesamiento por lotes, es el acto de agrupar tareas similares. Por ejemplo, supongamos que está escribiendo subtítulos de Instagram para usar en sus publicaciones. En lugar de escribir un título, integrarlo en una publicación y publicarlo, escribiría títulos para 10-20 publicaciones de una sola vez y luego programaría que se publiquen en momentos específicos. El procesamiento por lotes lo ayuda a concentrarse en la misma tarea para que pueda hacerlo de manera eficiente sin distracciones. Y así es como le permite trabajar de manera más inteligente, no más difícil.
Puede usar el procesamiento por lotes para su trabajo, reuniones e incluso tareas domésticas como cocinar y lavar platos.
7. Usa aplicaciones
Algunos de los nombres más importantes en el mundo empresarial han hecho su fortuna al buscar pequeñas ideas futuras que les facilitarían la vida. Bill Gates, por ejemplo, compró DOS (lo que se convertiría en el sistema operativo de Microsoft) por unos míseros 50.000 dólares, por lo que no tuvo que escribir uno él mismo.
Es posible que no tenga 50k para gastar, pero puede estar atento a las aplicaciones nuevas y actualizadas que le facilitarán la vida. Algunas aplicaciones que son particularmente útiles para el emprendedor incluyen Evernote (una aplicación para tomar notas), Insightly (una aplicación para tareas y delegación), Grammarly (una aplicación para corregir), Basecamp (una aplicación para administrar el tiempo), aplicaciones de escáner para sus teléfonos, Pocket ( una aplicación de marcadores) y Dropbox (una aplicación segura para compartir archivos).
Muchas de estas aplicaciones tienen una versión de prueba reducida, pero incluso las tarifas de suscripción no son nada en comparación con la cantidad de tiempo y energía que estas aplicaciones pueden ahorrarle. Para mantenerse al tanto de las nuevas aplicaciones y actualizaciones, configure un recordatorio en su teléfono para buscar “mejores aplicaciones para el emprendedor” en su motor de búsqueda favorito. Las grandes empresas actualizan sus recomendaciones de aplicaciones todo el tiempo, lo que le ahorrará tiempo en la investigación por su cuenta.
8. Di no más seguido
Si eres como yo (un complaciente con la gente), entonces probablemente te estés obligando a hacer cosas para las que simplemente no tienes tiempo. Si quieres trabajar más duro, no más inteligente, ¡detente! Porque si constantemente dices que sí a los demás, es probable que intentes cumplir con sus solicitudes, satures tu horario y te agotes. Aprenda a decir no y ahorre una gran cantidad de tiempo que puede dedicar a algo realmente importante para usted y su negocio.
¿Cómo puedes decir que no sin ofender a la otra persona? Antes de presionar el botón de enviar en su correo electrónico, presente una respuesta que sea firme pero enfática. Por ejemplo, puedes decir algo como “Es genial saber de ti. Desafortunadamente, no tengo suficiente espacio en mi horario para acomodar su solicitud”. Además, siéntase libre de hacer una sugerencia o dos sobre cómo pueden hacer la tarea de manera efectiva sin su ayuda (esto lo hará parecer un solucionador de problemas efectivo).
Consejo profesional: si aún desea ayudar a las personas, publique una actualización de estado que anuncie que pueden acercarse a usted en un horario específico una o dos veces al mes. De esta manera, puede alcanzar el estado de una persona útil tanto en su red profesional como personal. Al mismo tiempo, puede evitar distracciones innecesarias que agotan su energía e interfieren con su horario.
9. Haz una pausa y reflexiona
Esto puede parecer contraproducente, pero hacer una pausa es una de mis formas favoritas de trabajar de manera inteligente. Encuentro que cuando doy un paso atrás de la rutina diaria, puedo reflexionar sobre mi progreso. Esto me da la oportunidad de determinar dónde puedo mejorar y qué debo seguir haciendo para avanzar profesionalmente. Puede aprovechar esta estrategia si ha estado trabajando duro pero no ha hecho ningún progreso real hacia sus objetivos.
Formas de hacer una pausa:
Ir de vacaciones Elegir un nuevo pasatiempo Escribir un diario
10. No te preocupes por las cosas pequeñas
Mi último consejo es darle un puñetazo a las pequeñas molestias de la vida. Cuando algo pequeño amenace con obstaculizar su productividad, piense en el hecho de que todos enfrentan inconvenientes. Entonces, en lugar de preocuparte y suspirar, trata de sonreír y soportar la molestia. ¿Alguien te interrumpió en la cola del supermercado? Sonríe y actúa como si no fuera gran cosa. Esperar unos minutos extra no debería marcar una gran diferencia en tu vida. Olvídese de las cosas pequeñas y concéntrese en lo que es realmente importante, como su negocio, su salud y su bienestar financiero.
¿Qué sucede si no puede ignorar la frustración o la negatividad? Tómese un momento para alejarse y aclarar sus pensamientos. Lo más probable es que no lo pienses 15 o 20 minutos después. Si está en casa, intente participar en una actividad relajante que le impida reflexionar sobre las cosas que le causan estrés.
Conclusión
Cuando se trata de trabajo, puede parecer tentador apresurarse o quemar el aceite de medianoche, pero hay formas mucho mejores de hacer las cosas. A medida que comience a trabajar de manera más inteligente y no más difícil, experimentará un aumento significativo en su productividad diaria. Use estas diez estrategias para ayudarlo en los negocios, la vida y los trabajos paralelos. El momento en que adopta formas más inteligentes de trabajar es el momento en que decide volverse más eficiente.
¿Qué estrategias utiliza para trabajar de manera más inteligente? Háganos saber en los comentarios a continuación.
