Aunque el marketing digital domina los titulares, el marketing de eventos sigue siendo el pilar indispensable de la promoción de la marca y la generación de clientes potenciales en todas las industrias y tamaños de empresas.
Según una investigación reciente, los eventos en vivo siguen siendo la principal fuente de generación de oportunidades para los especialistas en marketing B2B. En Forbes, John Hall sostiene que “el poder de las interacciones cara a cara para fortalecer las conexiones se pierde en el mar de estadísticas sobre el crecimiento de las redes sociales”, y señala que los eventos ofrecen beneficios comerciales únicos, como generar confianza, hacer que la marca sea más accesible. y ofreciendo una experiencia de cliente única.
Mientras tanto, los especialistas en marketing de eventos para consumidores valoran la oportunidad de crear un compromiso personalizado, dar vida a los mensajes de su marca y compartir experiencias memorables, en un esfuerzo por maximizar el ROI de marketing a través de eventos.
¿Grandes expectativas de las herramientas oxidadas?
Sin embargo, mientras el universo de las herramientas de marketing está explotando, con disciplinas populares de marketing digital que continúan atrayendo nuevos participantes (por ejemplo, ahora hay más de 200 plataformas diferentes de automatización de marketing disponibles), la tecnología de marketing de eventos no logra seguir el ritmo dentro de muchas organizaciones.
No es raro ver a grupos de marketing de eventos gestionar procesos utilizando hojas de cálculo; plataformas heredadas que no están diseñadas para funcionar con las aplicaciones locales y en la nube más modernas de la actualidad; o soluciones puntuales dispares que pueden no estar correctamente conectadas y cada una de las cuales tiene un aspecto y una sensación diferentes.
Idealmente, los equipos de eventos deberían tener herramientas que eliminen el dramatismo de la programación y la ejecución mediante la gestión del flujo de trabajo de principio a fin, desde la planificación y la logística hasta el registro/captura de clientes potenciales y el seguimiento, ya sea para un solo gran evento o un calendario ocupado de eventos más pequeños. acontecimientos regionales.
Qué buscar
Afortunadamente, existen herramientas establecidas y emergentes que pueden ayudar a los especialistas en marketing de eventos a operar de manera más eficiente, seguir el ritmo de las crecientes expectativas de medición y ROI, e integrarse con CRM en el lugar y otros sistemas para capitalizar completamente el valor de los eventos.
Cuál es el mejor sistema para su empresa depende de varios factores, incluido el tamaño de la empresa (el mejor sistema para una pequeña empresa que participa en un puñado de ferias comerciales y conferencias cada año no funcionará para una empresa global) y la industria (ciertas industrias tienen requisitos únicos de gestión de eventos, como soporte para ride & drives en el sector automotriz).
No obstante, hay algunas características que debe buscar en una plataforma de gestión de eventos, sean cuales sean las necesidades específicas de su empresa:
– Funcionalidad integral: el software debe permitir la gestión de eventos de un extremo a otro y, al mismo tiempo, ser lo suficientemente flexible para trabajar como usted lo hace.
– Integración: su plataforma de gestión de eventos debe conectarse a otros sistemas clave para minimizar la entrada de datos duplicados y los procesos manuales. Estos incluyen informes, finanzas, CRM y aplicaciones de automatización de ventas.
– Escalabilidad: particularmente para empresas medianas y grandes en crecimiento, el software debe escalar fácilmente para admitir el tamaño y la frecuencia de los eventos que administra su equipo.
– Atención al cliente: “esperar lo inesperado” es un cliché casi inventado para los administradores de eventos. Los vuelos se cancelan, los envíos se extravían, las reservas se confunden… Suceden cosas. Incluso el mejor software tiene un valor limitado sin un equipo de soporte dedicado y receptivo que lo respalde (y lo respalde a usted).
– Funcionalidad móvil: los acontecimientos son, por su naturaleza, remotos. Su software de gestión de eventos debe satisfacer sus necesidades en cualquier lugar donde usted y sus asistentes estén en cualquier dispositivo.
12 de las mejores herramientas de gestión de eventos
Sitios de calificación de software como Capterra, G2 Crowd,. GetApp, Software Advice y TrustRadius son útiles para evaluar muchos tipos de tecnología de marketing. Sin embargo, como grupo, ofrecen una cobertura limitada del espacio de herramientas de gestión de eventos. Por lo tanto, las puntuaciones compuestas se muestran a continuación solo para las herramientas enumeradas en cuatro o más de los ocho sitios con las mejores calificaciones. Los proveedores se enumeran en orden alfabético.
asistente
Una herramienta de amplias funciones para pequeñas y medianas empresas, Attendease proporciona funcionalidad para el registro con códigos de promoción, marketing por correo electrónico de eventos, aplicaciones móviles para asistentes, desarrollo de sitios web específicos para eventos, gestión de cartera de eventos, seguimiento de asistentes y encuestas. Los clientes generalmente elogian la facilidad de uso y la integración de API, aunque algunos informan problemas con las capacidades de diseño del sitio web.
bizzabo
Una solución de rango medio que obtiene calificaciones respetables con un puntaje combinado de 9.15 sobre 10 (basado en cuatro de los ocho mejores sitios de revisión). Los usuarios elogian su amplia funcionalidad (constructor de sitios web de eventos, registro y emisión de boletos, gestión de agenda, encuestas, marketing y promoción de eventos a través de correo electrónico y anuncios en línea), particularmente en la parte delantera del proceso de gestión de eventos.
Cierto
Los usuarios generalmente aplauden el amplio conjunto de funciones de esta plataforma de gestión de eventos para empresas medianas y grandes, en particular el tablero, los informes personalizados, el registro, la gestión de alojamiento, el módulo de viajes y la aplicación móvil nativa. Sin embargo, algunos usuarios encontraron partes de la aplicación “torpes” y se recomiendan conocimientos de HTML para aprovechar al máximo las capacidades de diseño.
retoques
Una plataforma integral de gestión de eventos basada en la nube para medianas y grandes empresas, con capacidades para el abastecimiento de lugares, registro, creación de sitios web de eventos, promoción de eventos, encuestas, gestión de presupuestos y proyectos, gestión de salas y una aplicación móvil nativa. Los usuarios generalmente elogian la profundidad de las funciones y las capacidades de integración, y el producto obtiene un puntaje combinado del sitio de revisión de 8.64. Las críticas tienden a ser específicas del cliente (p. ej., capacidad de entrega de correo electrónico, límites de asistencia) en lugar de problemas ampliamente informados.
exhibirfuerza
Event Suite de ExhibitForce proporciona captura y registro de clientes potenciales, seguimiento de presupuestos, gestión de proyectos (tareas), gestión de personal/equipos y seguimiento de códigos de barras para su stand, equipo y materiales de exposición. También incluye un tablero para la medición de resultados.
EventMobi
EventMobi es una herramienta para crear aplicaciones de eventos personalizadas para registro, agendas de sesiones, ludificación, sondeos y encuestas, y análisis de eventos. Admite eventos únicos y recurrentes. Los comentarios de los usuarios son generalmente muy positivos, con una puntuación combinada de 9,3. Los “contras” eran en su mayoría específicos del usuario y se centraban en la configuración y la necesidad de habilidades técnicas para aprovechar al máximo las capacidades.
EventSquid
Crear sitios web de eventos y páginas de registro; monitorear registros, asistencia y otros datos a través de un tablero; producir credenciales y facturación móvil; integrar datos con otros sistemas; crear reglas de flujo de trabajo; enviar y rastrear correos electrónicos relacionados con eventos; y realizar encuestas. Los usuarios generalmente elogian la amplia funcionalidad. Algunos notaron la curva de aprendizaje asociada, aunque eso es común en productos complejos.
G2Planet
G2Planet ofrece suites de gestión de eventos separadas para ejecutar eventos muy grandes (EventMAX), coordinar un programa de eventos ocupado (EventCENTRAL) y una versión dedicada para la industria automotriz (EventAUTO). Todos respaldan la estrategia y la planificación de eventos, la dotación de personal, la integración con CRM y otros sistemas, el marketing de eventos, el registro y la captación de clientes potenciales, la creación de agendas, la gestión de oradores, el procesamiento de pagos, la reserva de salas, la acreditación, las encuestas y los informes. El modelo de servicios y precios hace que sea más adecuado para empresas medianas y grandes que para empresas más pequeñas.
Hubb
Software de gestión de reuniones con capacidades para la gestión de contenido (convocatoria de ponencias, ponentes), gestión de tareas, gestión de expositores y patrocinadores, personal, creación de horarios/agenda y aplicaciones móviles. La empresa fue fundada en 2012.
Lanyon/Cvent
Los dos mayores proveedores de gestión de eventos se fusionaron a finales de 2016, por lo que será interesante ver cómo los dos gigantes fusionan sus operaciones y líneas de productos. Cvent Event Manager es una plataforma de gestión de eventos integral, con todas las funciones y tecnológicamente madura. Los usuarios generalmente elogian su funcionalidad integral, aunque las limitaciones y la complejidad de los informes son quejas comunes. El software obtuvo una calificación promedio de 8.61 en siete sitios de revisión populares.
LluviaEnfoque
Una plataforma de marketing de eventos centrada en la gestión del flujo de trabajo y el uso de los datos de los asistentes para impulsar la personalización, los conocimientos y el compromiso. Al igual que Hubb, RainFocus es uno de los participantes más recientes en el espacio de gestión de eventos, fundado en 2013.
WebEventos
WebEvents Global ofrece un sistema basado en la nube para la gestión de registros (credenciales, registro, pagos), marketing por correo electrónico, gestión de contenido (convocatoria de artículos, planificación de sesiones), gestión de expositores/patrocinadores y gestión de alojamiento/reserva de salas.
Terminando
¿Está actualizada su tecnología de gestión de eventos? ¿Apoya su estrategia y procesos de marketing generales (en lugar de estar atrapado en un “silo”)? De lo contrario, una de las herramientas anteriores puede ayudar a que sus procesos de marketing de eventos se ejecuten sin problemas mientras brinda mayor valor e información en toda su organización.
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